Készen állsz erre a 7 projektmenedzsment trendre 2023-ban?

1. Teljes mértékben távoli csapatok irányítása

A távmunka nem új trend, de az biztos, hogy 2023-ban velünk marad - mostanában még a nagy csapatok is 100%-os távmunkára állnak át. A menedzsment számára ez további tervezést és annak biztosítását jelenti, hogy mindenki szinkronban legyen.

Hogyan készüljön fel:

• Használjon a csapatok szinkronizálására létrehozott eszközöket! Olyan eszközöket, mint például az Easy Project a távoli PM csúcsmegoldása. 
• Figyeljen csapata igényeire! Kérdezze meg az embereket, hogyan szeretnek dolgozni, mi az, ami működik nekik, és mi az, ami nem!
• Bízzon csapataiban, ez motiválni fogja őket!

Szeretne többet megtudni arról, hogyan irányíthatja csapatát távolról? Olvasson tovább! 

2. A projektmenedzsment hibrid megközelítése

Bárcsak létezne egyetlen projektmenedzsment-megközelítés, amely minden projekt és csapat számára működik de ez nem így van. Manapság a projektmenedzsereknek rugalmasnak kell lenniük, és képesnek kell lenniük a legjobb módszertan kiválasztására. A megfelelő kiválasztásához figyelembe kell venniük a munka mennyiségét, jellemzőit és az erőforrásokat, miközben szem előtt kell tartaniuk, hogy ne ragaszkodjanak egyetlen projektmenedzsment-módszerhez. Addig viszont, ameddiga megközelítés működik és megfelelő eredményt ad, nem számít, hogy melyiket választja.

Hogyan készüljön fel:

• Legyen analitikus! Biztos benne, hogy az alkalmazott projektmenedzsment-módszer valóban illik a projektjéhez? 
• Ismerje meg a csapat összes tagjának igényeit, és ennek megfelelően rugalmasan alakítsa agilis megközelítését!
• Legyen rugalmas és bátor! 
• Kérjen tanácsot! Ha úgy érzi, segítségre van szüksége, ne legyen szégyenlős keressen egy tapasztalt mentort, aki segít a testre szabásban!
• Adja át agilis tudását más csapatoknak, például az üzemeltetésnek és másoknak, akik tanulhatnak és hasznot húzhatnak belőle!
• Mindig gondoljon a sikeres átadásra! Ez a fő cél. Nem számít, hogy agilisan vagy sem, esetleg a kettő kombinációjával éri el.

"Az Easy Software-nél kombináljuk a módszereket, például a weboldalunk fejlesztése során. Mivel egy külső szoftverügynökséggel dolgozunk együtt, amely agilisan működik, és a scrum csapat jellemzőivel rendelkezik, de egy havi költségvetés és SLA szerződés is korlátozza, megtaláltuk a módját annak, hogy mérföldkövekkel és ütemtervvel dolgozzunk, de mégis agilisan reagáljunk. Minden hónapban összeállítunk egy listát a kérésekről, amelyekhez becsült munkaórák tartoznak, majd a heti felülvizsgálat során a teljesítmények alapján módosítjuk a tervet és a prioritásokat. Így végül az adott hónap legértékesebb fejlesztéseit szállítjuk, miközben tartjuk magunkat az erőforrásokhoz."

Jan Pavera, Termékfelelős, Easy Software

3. Fejlett projektmenedzsment megoldások

Egy jól teljesítő projekthez hatékony projektmenedzsment eszközökre van szükség. A fejlett eszközök segítenek a tervezésben, ütemezésben, kommunikációban és ami a legfontosabba sikeres teljesítésben. Pontosan hogyan befolyásolják a fejlett eszközök a projektfázisokat?

Projekttervezés - Korábbi projektek adatait használja fel a tervezés javítására.

Ütemezés és időkövetés - Nyomon követi a feladatokra fordított időt, és kezeli a tervezett megbeszéléseket, határidőket, mérföldköveket és egyebeket. 

Haladáskövetés - Nyomon követi a projektek előrehaladását, és segít észrevenni, hogy szükség van-e további erőforrásokra.

Kommunikáció és együttműködés - Lehetővé teszi a fontos információk cseréjét a csapatokkal, az ügyfelekkel és az érdekelt felekkel.

Költségvetések és határidők - Megkönnyíti a szükséges költségvetés keretein belüli teljesítést. 

Hogyan készüljön fel: 

• Szerezzen be egyetlen eszközt, amely mindent biztosít, amire a projektmenedzsmenthez szüksége van a hatékony projekttervezéstől, ütemezéstől és időkövetéstől kezdve a zökkenőmentes együttműködésig és az előrehaladás nyomon követéséig. Az Easy Project mindezt kínálja.
• Tudjon meg minél többet az eszközéről, hogy teljes mértékben kihasználhassa a benne rejlő lehetőségeket! Az Easy Project segítségével mindent megtanulhat az Oktatási központunkon keresztül. 

4. Optimalizálás és termelékenység

Eljött a kisebb, hatékony csapatok ideje. Az eddig 20 fős csapatokból mostanra csak 8 fős csapatok lesznek. Így a projektmenedzsereknek meg kell tanulniuk, hogy a nagy csoportok koordinálásáról áttérjenek a kisebb csapatok irányítására és az idejük hatékony felhasználására. De ne aggódjon! Ennek nem kell azt jelentenie, hogy mindenki többet fog dolgozni, hanem arról van szó, hogy minden egyes lépésből a lehető legtöbbet hozza ki, miközben olyan eszközöket használ, amelyek ezt segítik.

Hogyan készüljön fel:

• Szabaduljon meg a csapatát zavaró tényezőktől! Kérdezze meg magától, hogy valóban szükség van-e az összes tervezett megbeszélésre? Ha igen, gondolkodjon el azon, hogyan teheti rövidebbé és hatékonyabbá azokat, hogy a csapatok a feladataikra koncentrálhassanak!
• Gondolkodjon a csapatdinamikáról! Mennyire működnek jól együtt a csapattagok? Törekedjen egy kis létszámú, jól teljesítő csapatra! 
• Dolgozzon okos projektmenedzsment eszközökkel, amelyek segítik hatékonyságát!

"Az Easy Software-nél a rendszeres megbeszélések hatékonyságának javítása érdekében workshopokat tartunk, melyeken az egész csapat tisztázza a megbeszélés célját, hogy mit akarnak kihozni belőle, és hogyan jutnak el oda. Például több mint 45 percről 30 percre csökkentettük le a sprint értékelések időtartamát, mert közösen rájöttünk, hogy ezeken csak visszajelzéseket gyűjtünk, és nem megoldásokat keresünk. Javaslom, hogy minden vállalatnál rendszeresen végezze el ezt a megbeszélés-felülvizsgálatot, így például azonosítja, mely megbeszélések nem hordoznak értéket, viszont csak az időt rabolják, vagy hogy minden csapattag tudatában legyen annak, miért tölt időt valahol."

Anita Bubeníčková, Agile Master, Easy Software

5. Mesterséges intelligencia és automatizálás

Számos iparág folyamatai már automatizálódtak most lassan, de biztosan a mesterséges intelligencia lesz a projektmenedzserek egyre nagyobb segítségére. A cél az, hogy ezeket a technológiákat felhasználva időt takarítsunk meg, hatékonyabbak legyünk és jobb döntéseket hozzunk. Miben segíthet az MI és az automatizálás?

Feladat-automatizálás - Bizonyos feladatokat, például az adatbevitelt és az elemzést az MI fogja elvégezni, hogy időt takarítson meg. 

Erőforrás-elosztás - Az MI optimalizálni tudja az erőforrások elosztását, hogy segítsen a projektek hatékony és időben történő befejezésében.

Prediktív analitika - Az MI az adatok elemezésével megjósolja a projektek kockázatait és kihívásait.

Döntéshozatal támogatása - Az MI az adatok elemzésével és ajánlásokkal segítheti a projektvezetőket a döntéshozatalban.

Hogyan készüljön fel:

• Adjon esélyt a technológiának, és ne féljen kísérletezni vele!
• Fektessen be olyan készségek fejlesztésébe, amelyek a mesterséges intelligenciából hiányoznak, mint például a vezetői készségek, az érzelmi intelligencia, a személyes kommunikáció (konfliktuskezelés, konszenzusépítés és meggyőzés) és a kreatív problémamegoldás!
• Tanuljon meg ütemezést vagy adatvizualizációs automatizációt használni bonyolult feladatok elvégzéséhez!

6. A projektmenedzsment iroda változásai

Mivel az eszközök egyre okosabbak és az automatizálás már dolgozik, a Projektmenedzsment Iroda néhány változáson mehet keresztül. Sok szervezet mostanában agilis módszereket alkalmaz, és a PMO-knak támogatniuk és segíteniük kell ezeket. Néhány előrejelzés megemlíti, hogy a PMO elmozdul a csapatok és az erőforrások meghatározásától, és a stratégiai tervezésre kell majd jobban összpontosítania.

Úgy tűnik, egyre inkább a "hogyan" kérdésekre kell majd összpontosítaniuk, például: hogyan optimalizálják a folyamatokat, hogyan indítsanak el időben egy új projektet stb.

Hogyan készüljön fel:

• Tegye fel magának a kérdést: hogyan tudja optimalizálni csapata folyamatait? Ismerje meg szervezete gyenge pontjait, és dolgozzon azok fejlesztésén!
• Miért ne járhatna egy lépéssel előrébb, és kezdhetné el már most stratégiai működést a PMO-n belül? 

"A projektek átlátható nyomon követésének, a meghatározott struktúrának és folyamatoknak, valamint a közvetlen és egységes jelentéseknek köszönhetően az Easy Projectben nem pazarolunk időt a projektiroda megbeszéléseken felesleges és hosszú állapotfrissítésekkel, és a megtakarított időt elsősorban a nem a terv szerint futó projektekre fordíthatjuk. Ezekre stratégiai nézetből tekinthetünk, és optimalizálhatjuk előrehaladásukat, hogy sikeresen menedzselhessük őket. Azon projektek esetében pedig, amelyek a terv szerint haladnak, még inkább ünnepelhetjük a befejezésüket."

Jan Řeřicha, Head of PMO, Easy Software

7. A hangsúly a soft skilleken és az EQ-n van

Mivel az MI és az automatizálás mostantól gondoskodik a "technikai" részről, az érzelmileg intelligens projektmenedzsereket jobban fogják értékelni, mint valaha. Konfliktuskezelés, a csapattagok pozitív befolyásolása, hatékony kommunikáció, vezetés és az érdekeltekkel való koordinációs folyamatok sok olyan dolog van, amit az MI nem tud, és ezek rendkívül fontosak lesznek az elkövetkező években. Ezért fontos, hogy dolgozzon és fejlessze soft skilljeit.

Hogyan készüljön fel:

• Mindig szakítson időt a kapcsolatokba való befektetésre! Tudassa csapatával, hogy értékeli munkájukat és véleményüket! 
• Legyen figyelmes, hallgasson meg másokat, és ha azt látja, hogy konfliktus van, beszéljen róla ahelyett, hogy figyelmen kívül hagyná!
• Dolgozzon kommunikációs és empatikus készségein!

Következtetés

Mint láthatja, a technológiák számos változást hoznak a projektmenedzsmentben. A hagyományos megközelítések már nem a leghatékonyabbak, és az automatizálás mindennapjaink részévé válik. A sikerekre való törekvéshez és a sikerek eléréséhez először alkalmazkodnia kell ezt elolvasva máris jó úton halad!