A projekt portfólió kezelése lépésről-lépésre (3. rész)

Hogyan lehet sikeresen kezelni a projekt portfóliót?

Létrehozta és legjobb tudása szerint kezeli a portfóliót, de az nem hozza a várt eredményeket? Akkor van néhány extra tippünk:

• Ismerje fel helyesen a kockázatokat, és tegyen lépéseket a bukó projektek megmentésére.
• Ne féljen leállítani projekteket, ha azok nem férnek bele a stratégiába.
• Ismertesse meg a stratégiát a csapat tagjaival, hogy láthassák annak kapcsolatát az egyes projektekkel.
• Biztosítsa a rendelkezésére álló adatok pontosságát. Ugyanilyen fontos, hogy ezekhez mindenki hozzáférjen, akinek szükséges.
• Egyszerűsítse és támogassa a csapattagok munkáját, hogy hatékonyan tudjanak dolgozni, meg tudják osztani a projekttel kapcsolatos információkat (idő, munka, stb.), és hozzáférhetővé tehessék a kulcsfontosságú adatokat.
• Kerülje a mikromenedzselést. A projekt portfólió kezelés lényege a perspektíva, a dolgok szélesebb összefüggésben történő megértése. Ne pazarolja az időt a részletekre, amelyek e tekintetben nem fontosak.

Eszközök a projekt portfólió kezeléséhez

Olyan eszközök esetében, mint például egy projektmenedzsment vagy projekt portfólió kezelő szoftver, egyikről sem mondható ki, hogy az a legjobb. A használandó eszköz kiválasztása szubjektív, sikere számos tényezőtől függ. Saját szoftver kiválasztásakor próbálja meg feltenni magának a következő kérdéseket:

• Miért van szükségem ilyen szoftverre?
• Szeretném, hogy a portfólió kezelő szoftver online legyen?
• Hány ember fogja használni a szoftvert?
• Csak a csapattagok és a kollégák, vagy akár az ügyfél is hozzáférhet a rendszerhez?
• Fontos, hogyan néz ki a felhasználói felület?
• Az eszköz felhasználóbarát?

Ez csak néhány kérdés, amelyet feltehet magának. Ha úgy dönt, hogy szeretné kipróbálni az Easy Project szoftverét a projekt portfólió kezeléshez, akkor készen állunk arra, hogy segítsünk céljai elérésében!

A projekt portfólió kezelésének előnyei

A projekt portfólió menedzsment alkalmazásának szisztematikus bevezetése több előnnyel jár, mint pusztán egy új idegen kifejezés bemutatása a vezetőség számára. A portfólió kezelés nem csak a vállalat sikerét, hanem mindenekelőtt a profitját is növelheti. Gyakran nem fontos, hogy mennyire értékes a projekt a vállalat számára, amikor csak erőforrásokat igényel. A projekt portfólióból nyert információknak köszönhetően a vállalat jobban felkészültté válik a gyors döntéshozatalra és rugalmasabban alkalmazkodik a különböző helyzetekhez.

Ezen felül a projekt portfólió kezelése hasznos lehet szervezeti átalakítás vagy rendszeres szervezeti változások esetén is, amikor a folyamatban lévő projektek ellenőrzése szükséges. Ekkor a további változtatások eldöntéséhez az egyes projektek fontosságának és jövedelmezőségének elemzése szükséges.

Bár a projekt portfólió kezelés nagyon bonyolult folyamat is lehet, amelynek eredményei egyik napról a másikra nem láthatók, eltökélt csapattagokkal, megfelelő prioritásokkal és a megfelelő eszközökkel azonban lehetőséget kínál a szervezet hatékonyabbá tételére.