A projekt portfólió kezelése lépésről-lépésre (2. rész)

Date:1/24/2020
Length:4 minutes
Share:

A projekt portfólió kezelésről szóló cikkünk folytatása... Ha olyan helyzetbe kerül, amikor egyidejűleg több kapcsolódó projekttel kell dolgoznia, akkor ideje bevezetni a projekt portfólió kezelési (PPM) stratégiákat.

Miben különbözik a portfóliómenedzsment a projektmenedzsmenttől?

Ezeket a hasonló hangzású tevékenységeket könnyen meg lehet különböztetni a céljuk alapján. Míg a projektmenedzsment lehetővé teszi az ismeretek, készségek, eszközök és technikák felhasználását a projekt követelményeinek teljesítéséhez, a portfólió kezelés  (PPM) nem annyira foglalkozik a projekt előrehaladásával, hanem inkább a projekt kiválasztásával és követésével más szervezeti tevékenységekkel összefüggésben.

Így például, ha az egyik projekt teljesítéséhez szükséges követelmények ütközéshez vezetnek egy másik, jövedelmezőbb projekttel, a PPM azt mondja, hogy az első projekt felfüggesztése vagy az erőforrások átirányítása szükséges a másik projektre. Ily módon a portfólió kezelés a nyereséges projektek optimális kombinációját eredményezi. A projekt portfólió menedzserek egy vagy több portfóliót kezelnek, elsősorban pénzügyi modellek és algoritmusok felhasználásával.


Projekt portfólió menedzsment lépésről lépésre

1. Leltár

Először meg kell határozni a portfólióban található összes projektet. Minél több van, annál inkább érdemes azokat szisztematikusan osztályozni, kategorizálni, valamint ellenőrizni kapcsolatukat a szervezet céljaival.

2. Stratégia

A szervezetének stratégiája képezi a PPM és a projektek közötti döntéshozatal alapját, ezért elengedhetetlen ennek tisztázása, pontosítása, mielőtt elkezdi kezelni a portfólióját. A stratégia kidolgozása után jó ötlet a csapattagok meghatározása, akik figyelemmel kísérik a stratégia végrehajtását. Stratégiái eltérőek lehetnek, de ideális esetben olyan portfóliót szeretne kapni, amely a kockázatok és a megtérülések kombinációjának figyelembe vételével teljesíti a belső célokat.

3. Elemzés

Összpontosítson a projektjeire! Kövesse nyomon bevételeiket, költségeiket, az erőforrásokat, a kockázatokat, valamint a csapatokat, a vállalatban rendelkezésre álló emberi erőforrásokat, a cash flow -t. Vagyis az összes mutatót, ami segít jobban megérteni a szervezet aktuális helyzetét, és segíti a projekt portfólió hatékony kezelését.


4. Megfeleltetés

Gondolja át, hogy projektjei összhangban vannak-e a vállalati stratégiával, illetve a szervezet egyes részeivel is. Felosztja a kulcsfontosságú erőforrásokat a kulcsfontosságú projektek számára? A projektek száma és terjedelme megfelel az Ön képességeinek? Van-e rövid, közép- és hosszú távú terve? Figyelemmel kíséri a stratégiájához kapcsolódó kockázatokat a projektek során? A projektek kiválasztása megfelel a vállalat filozófiájának?

5. Menedzsment

Ideje dönteni. Miután elemezte portfólióját és annak aspektusait tevékenységei tágabb összefüggésében, a megtanultak alapján megfelelő döntéseket kell hoznia és szükség esetén változtatásokat kell eszközölnie. Lehet, hogy módosítania kell az ütemterven , esetleg törölnie kell projekteket, vagy új prioritásokat kell felvennie. Mindenesetre legyen óvatos, mert a sikeres portfólió kezeléshez együtt kell működnie az egyes csapatokkal és azok tagjaival.

6. Tesztelés és módosítások

Mint mindig, mindent meg kell vizsgálni, és reagálni kell a visszajelzésekre. A projekt portfólió egyszeri használata nem garantálja a sikert, ehhez hosszú távon és ismétlődő alapon kell dolgozni, valamint bevonni más embereket a fejlesztésébe.

Próbálja ki az Easy Project szoftvert ingyenesen

Minden funkció elérhető | SSL tanúsítvány | Napi mentések