Mi a Munkalebontási struktúra (WBS) és hogyan készítsük elő a projektet

A Munkalebontási struktúra (WBS) segít a csapatmunka megfelelő tervezésében, a szükséges döntések meghozatalában és a különböző forgatókönyvek elkészítésében.

Kinek segít a WBS?

La  A WBS célja az egyébként összetett projektek könnyű kezelése, ami elősegíti az egyes részek átláthatóságát, így a csapat hatékonyan tud egyidejűleg a projekt több részén dolgozni, meggyorsítva a feladatok leadását. 

A kreatív csapatok arra is használhatják a WBS-t, hogy a tervezők, művészek számára betekintést nyújtsanak egymás munkájába, így inspirálva egymást. A projekt részekre bontása segít az ötletek és a releváns tartalmak megosztásában. A tech csapatok klasszikus ütemtervként használhatják a WBS-t, ezzel elrendezve a komponenseket a fejlesztéshez. Azok a csapatok, amelyek tagjai távolról dolgozva működnek együtt, értékelni fogják a WBS-t, amiben követhetik ki mikor és min dolgozik.

A Munkalebontási struktúra előnyei

A WBS fő előnyei a következők:

• a projekt általános eredményére összpontosít
  
• felajánlja a projekt különálló részeinek szervezését
• áttekintést nyújt a projekt előrehaladásáról
• segít megjósolni a projekt fejlődését
• meghatározza a mérhető eredményeket
• biztosítja a felelősségi körök szeparálását és minimalizálja az átfedéseket
• javítja a csapat kreativitását
• segít leírni a projektterjedelmet más érintettek számára
• növeli a kommunikáció hatékonyságát
• megelőzi a zűrzavart
• lehetővé teszi a sikeres és bevált gyakorlatok megismétlését

A WBS kialakítása és legfőbb összetevői

A munkalebontási struktúrát leggyakrabban fa diagrammal, táblázatokkal vagy számozott listákkal ábrázolják. Tartalmaznia kell:

• az egyes lépésekért felelős személy vagy szervezet beazonosítását
  
• ütemezést (belefoglalva a kezdés és a leszállítás dátumát)
  
• az erőforrásokat
• a projektszerződés szükséges részleteit
• információkat az alkalmazott technológiáról
• az eredménytermék minőségellenőrzési utasításait
• költségelemzést

A munkalebontási struktúra létrehozása

Saját WBS létrehozásakor össze kell állítania a teljes csapatot és a szükséges dokumentumokat: minden szerződést, a projekt alapító okiratot, a probléma és scope meghatározást, a vállalatra jellemző folyamatleírásokat és utasításokat. Ezek segítségével fel tudja építeni a WBS-t, ezt követően pedig az alábbiak szerint járjon el.

1) Projekt leírás

A projekt alapvető természetének leírására elegendő lehet egy mondat vagy bekezdés, ami a projekt elképzelését végleges formájában megragadja. Ez a projekt nélkülözhetetlen eleme, amelyet az egész csapattal meg kell osztani.

2) A projekt fázisai

Egyszerűen határozza meg: ki, mikor, mi után és mit csinál. A projekt terjedelmétől függően a fázisok feloszthatók szakaszokra, az alapján, hogy mennyire függnek egymástól. A fázisok mérete a projekt típusától és a projektmenedzsment szemléletétől függ.

3) Kimenetek

Az egyes kimenetek - nem csak a projekt alapjául szolgáló végtermék, hanem minden alkotórészének - meghatározása. Gyakran ezek lesznek a korábban meghatározásra került fázisok eredményei.

4) Lépések

Az eredmények biztosításához a csapat tagjai közötti együttműködésre lesz szükség. Ezért a projekt kimeneteinek eléréséhez vezető, fázisokból álló utat különálló feladatokra szükséges felosztani.

5) Feladatok

Ezeket az egyes csapattagokhoz rendelik, akik felelősséget vállalnak értük. A munka elemzésének egyértelmű szerkezete van - látható, ki mikor mit csinál, és azt mi követi majd.

Manapság a WBS legegyszerűbben olyan projektmenedzsment szoftverekkel hozható létre, mint az Easy Project. Ez egyszerű hivatkozást biztosít a projekt többi információjához, valamint egy külön felületet is ad a WBS és más projektkezelő eszközök és módszerek létrehozásához.