Gantt-diagram

Gantt-diagram

Bemutató videó#2#3#4
Áttekintés
Mi a Gantt-diagram globális nézete
Projektek kezelése a Global Gantt modulban
Gantt-diagram a projektszinten
Engedélyek beállítása a Gantt-diagram használatához
Hogyan jeleníti meg a mérföldköveket a Gantt-diagram
Hogyan használja a projekt alaptervet
Hogyan használja a projektek esetében a kritikus utat
Hogyan használja a szülő-gyerek feladatok megjelenítését
Hogyan határozzon meg késleltetést a feladatok között
Logikai-függőségi kapcsolatok a Gantt-diagramon
Új feladat és mérföldkő létrehozása a Gantt modulban
Hogyan módosítsa a feladat-ütemezést (kezdő dátum, határidő, időtartam, készültség)
Hogyan módosítsa a mérföldkő dátumát
Hogyan rendelje a feladatokat a mérföldkövekhez
Hogyan módosítsa az idővonal léptékét (napi, heti, havi nézet)
Hogyan használja a visszavonást a diagramon (Vissza gomb)
Hogyan használja a Gantt-diagram felett található feladatszűrőket és opciókat
Hogyan exportálhat
Hogyan zárhatja be egyszerre az összes szülőfeladatot
Hogyan jelenítse meg az ünnepnapokat a Gantt-diagramon
Hogyan használja az erőforrás-kezelést a Gantt-diagramon
Hogyan használja az Eszközöket
Hogy jelenítse meg a cash flowt a Gantt-diagramon
Hogyan használja a Problémák gombot
Milyen szempontok szerint listázza a feladatokat a Gantt-diagram
Szűrés a kívánt határidőn túli feladatokra
Összes projekt, mérföldkő és szülőfeladat bezárása
Gantt-diagram megjelenítése a személyes kezdőoldalon
Megjegyzések a modul használatához
Szerver követelmények

 

Áttekintés

A Gantt-diagram egy speciális sávdiagram, amely az összes feladat grafikus áttekintését és ütemezését szolgálja, illetve a projekt munkaegységeinek és függőségeinek megjelenítését teszi lehetővé. A diagram téglalap alakú sávokkal jelöli a tevékenységeket, amelyek hossza arányosan mutatja az adott feladat elvégzéshez szükséges időtartamot minden munkalebontási struktúrában (WBS) szereplő feladatra. A feladatok időtartamát nagyon könnyen összehasonlíthatja a Gantt-diagram segítségével. A végeredmény vizuálisan megjeleníti a projekt ütemtervét. A Gantt-diagram teljes mértékben megfelel az IPMA & PMI Projektmenedzsment módszertani szabványoknak.

Gantt-diagramot főként az alábbiak használnak:

  • Projektmenedzser
  • Line menedzser
  • IT menedzser
  • Kisvállalkozások tulajdonosa
  • Projektportfólió menedzser

Miért fontos a Gantt-diagram?

A projekt tervezési egységeit a határidőkkel rendelkező feladatok adják. A Gantt-diagram megjeleníti a feladatok közötti logikai-függőségi kapcsolatot. Az ütemezés segítségével vizuálisan láthatja, hogy a feladatok milyen sorrendben, mikor követhetik egymást a megadott feltételek mentén. Az egyik legalapvetőbb projektmenedzsment eszköz, amellyel hatékonyan tudja ütemezni a projektjeit.

A diagram elkészítése a szükséges tevékenységek (feladatok) meghatározásával és felsorolásával kezdődik. A következő lépésben testreszabhatja a diagramot további oszlopokkal, idővonal-egységekkel, szűrőkkel stb. Ezután határozza meg, mely feladatok függenek más feladatoktól és ütemezze őket. Minden tevékenységhez határozza meg, hogy mennyi munkaidő ráfordítás szükséges az elvégzéséhez (emberórában mérve - becsült idő) és ki lesz a felelőse, valamint, hogy mikor kell megvalósuljon a feladat (kezdő dátum, határidő).  Ennek a technikának az elsődleges előnye a jó grafikus áttekinthetőség, amely szinte minden projektrésztvevő és érdekelt számára könnyen érthető. A hátránya, hogy a túl komplex vagy gyakran módosított projektek (pl. folyamatában változik a megrendelői igény) esetében nem lehet ezzel a módszerrel hatékonyan megjeleníteni a projekttervet.

Melyek a Gantt-diagramm fő előnyei

  • A projekttervezés legegyszerűbb módja, amely megjeleníti az összes feladatot, mérföldkövet, logikai-függőségi kapcsolatot, várakozási időt stb.
  • A legjobb megjelenítést biztosítja a teljes projekt vagy projektportfólió esetében
  • Jelentős időmegtakarítást tesz lehetővé a projekttervezés során
  • Kiváló áttekintést ad a projektvégrehajtás során az előrehaladásról
  • Testreszabható megjelenítés (szűrők, oszlopok, idővonal, egyedi nézetek alapértelmezettként beállítva, alaptervek, kritikus útvonal és erőforrás-kezelés – mely külön beépülő modult igényel) 
  • A fogd és vidd funkció nagymértékű bevonása csökkenti a billentyűzet vezérlés szükségességét (áthelyezheti a feladatokat, projekteket és mérföldköveket az idővonalon belül és így ütemezheti őket, valamint függőségeket hozhat létre a tevékenységek között csak az egér használatával is)

Ahhoz, hogy a Gantt-diagramot megfelelően tudja használni, szükséges hogy a kezdő dátum és határidő a feladatokon és a projekten is meg legyen adva, ellenkező esetben a projekt határidejét a feladatok határidejéből számolja.

 

Global Gantt-diagramm - globális nézet

A Gantt-diagram globális és projekt szinten is elérhető. A globális szintű eléréshez a képen látható módon menjen a Több menü » Global Gantt menübe.

A globális szintű Gantt-diagram annak előnyös, akiknek egy képernyőn kell az Easy Project teljes projektfájával egyszerre dolgoznia, beleértve az összes kapcsolódó feladatot, mérföldkövet, függőséget, várakozást stb. A fő előnye tehát az, hogy nem szükséges váltani az egyes projektek között, amikor több projekttel kell egyidejűleg dolgozni (vagy áttekinteni). Másrészről a komplexitás miatt ez a nézet lassabban tölt be és nehezebben átlátható, ezért azt javasoljuk, hogy csak szükség esetén dolgozzon ezen a felületen. 

 

Projektek kezelése a Global Gantt modulban

A globális Gantt-diagram egyedülálló lehetőséget biztosít a teljes projektportfólió egy képernyőn történő kezelésére. A projekteket egy-egy sáv jelöli és a fogd és vidd módszerrel az idővonalon mozgatva újra ütemezheti a projektet. A projektet jelölő sáv eleje és vége természetesen az adott projekt kezdési és befejezési dátumát jelöli a Gantt-diagramban, (főprojekt esetén az alprojektek dátumait is figyelembe veszi és azok legkorábbi és legkésőbbi dátumait mutatja). Ebben a nézetben is kibonthatja a projekt részleteit. Csak kattintson a projektnév melletti "+" ikonra és tekintse meg az összes feladatot és mérföldkövet - ezeket is szerkesztheti a fogd és vidd módszerrel. A globális Gantt-diagram a sávok eltérő színezésével mutatja a projektek súlyozott készültségi szintjét, amelyet a feladatok százalékos készültségéből számol a feladatok tervezett idejét súlyként figyelembe véve. A projektsablonokat az ábrán sötétebb sáv jelöli, míg a világosabb sáv a tényleges projekteket. A Gantt beállításokon belül (jobb felső fogaskerék) módosítható a projekt és feladatok megjelenítése az alábbiak szerint.

Mire használja a „Legkorábbi kezdés megjelenítése” opciót

Ha kiválasztja ez az opciót, akkor a Gantt-diagramon sárga kapcsos zárójellel megjelöli azt a dátumot, amely a legkorábbi kezdési időpontja lehetne egy feladatnak a meghatározott függőségek és a szülő feladatánál meghatározott határidő alapján. Az ütemezés során előre hozhatja a feladatot eddig a dátumig, de a megelőző feladata miatt még korábbra már nem lehet tervezni. 

Mire használja az „Eltöltött idő aránya a feladaton” opciót

Ha ezt választja, akkor a feladatot jelölő sávon az eltöltött idő/becsült idő arányát látja. Ezt az értéket csak úgy tudja módosítani, ha új időbejegyzést könyvel a tevékenységre, vagy a feladatlapon módosítja a becsült időráfordítást. Tehát ebben az esetben a Gantt nézetben nem tudja közvetlenül módosítani a %-os arányt.

Mi történik, ha a projekt ütemezést a Global Gantt nézetben módosítja

A Global Gantt nézetben a projektsáv mozgatásával a teljes projektet újra ütemezi.  Minden kapcsolódó feladat, mérföldkő és alprojekt határideje igazodik az új dátumokhoz. A feladatok véghatáridejét a hozzá tartozó mérföldkőhöz húzza. Viszont a projekteken átívelő kapcsolatokat nem érinti a módosítás. Se a logikai-függőségi kapcsolatokat a tevékenységek között, se a szülő-gyerek feladatkapcsolatot nem vizsgálja, és a közös mérföldkövek határideje sem módosul. Ezért előfordulhat, hogy kívül esik az új projektidőtartamon. Nem kap ilyenkor figyelmeztetést a rendszertől, és az előzményekbe sem kerül bele semmilyen változtatás.

Projekt prioritás színkódolása a Global Gantt-diagramon

Ha a Global Gantt-diagramon eltérő színnel szeretné jelölni a projekteket a prioritásuk szerint, akkor először határozza meg a prioritási szinteket és a hozzá rendelt háttérszínt a Több menü » Adminisztráció » Kategóriák » Projekt prioritása menüpontban.

Ezután minden projekt esetében a Beállításokon belül az Információk lapon tudja megadni a projekt prioritását.

A beállítások után automatikusan a megfelelő háttérszínnel jelenik meg a projekt a Global Gantt nézetben.

 

Gantt-diagram a projektszinten

A Gantt-diagram eléréséhez először aktiválja a Gantt modult a képen látható módon a Projekt beálltások » Modulok menüben.

A modul aktiválása után azonnal megjelenik a Gantt fül az adott projekt felső menüjében. Kattintson rá, és megnyílik a Gantt-diagram. A projektszinten történő tervezés jobb választás azoknak a felhasználóknak, akiknek csak az adott projekttel kell dolgozniuk és nem szükséges látniuk a globális Gantt-on megjelenített teljes projektfát. Másik fontos különbség, hogy a Gantt-diagram projektszinten jobban testreszabható, mivel könnyen válthat a különböző nézetek között. Például alapértelmezett nézet mellett az alaptervet és a kritikus útvonalat is megjelenítheti, amely globális szinten nem lehetséges. Ha egy szülőprojektet megnyit a Gantt-diagramban, akkor az alprojektjei és azok feladatai is megjelennek a kiválasztott projekt mellett.

 

Engedélyek beállítása a Gantt-diagram használatához

A Gantt-diagramhoz kapcsolódó jogosultságokat az alábbi menüben állíthatja be: Több menü » Adminisztráció » Szerepek és engedélyek » Gantt és Erőforrás kezelés. Ezenkívül a Szerkesztés gomb (amely lehetővé teszi a Gantt-diagram szerkesztését) csak akkor érhető el, ha a „Feladatok közötti kapcsolatok kezelése” is engedélyezve van (Szerepek és engedélyek » Projekt engedélyek » Feladattípus » Feladatok közötti kapcsolatok).

 

Hogyan jeleníti meg a mérföldköveket a Gantt-diagram

A nyitott mérföldkövek mindig az adott projekt alatt jelennek meg, ahol azt létrehozták. A feladatlistát úgy tagolja, hogy a hozzá kapcsolódó feladatok felett jelenik meg. Ez arra az esetre is vonatkozik, amikor egy mérföldkövet megosztanak több projekttel, és vannak olyan feladatok, amelyek egy más projektből származó mérföldkőhöz kapcsolódnak. A lezárt mérföldköveket csak a Projekt Beállítások » Mérföldkövek menüben tekintheti meg.

Amikor egy megosztott mérföldkő nem az eredeti projektjén jelenik meg a Gantt-diagramban, akkor kétszer és kissé eltérő színben látja, mint a szokásos mérföldköveket. A projektnév fölött az eredeti megosztott mérföldkő szerepel, amely fogd és vidd módszerrel is szerkeszthető. A projektnév alatt pedig a tükörképe kapcsolódik a projekt adott feladatához, ahol nem szerkeszthető az egérrel.

A felhasználók számára engedélyezhető vagy megakadályozható, hogy a feladatokat a kapcsolódó mérföldköveken túl mozgassák. A beállítás konfigurálásához lépjen be a Több » Adminisztráció » Beállítások » Feladat nyomonkövetése menübe és válassza ki a „Feladat befejezési időpontja lehet a mérföldkő után is” jelölőnégyzetet. Ha engedélyezi, akkor az eredeti határidőn túlra tervezett feladat mentése után a mérföldkő az új határidőre kerül.

 

Projekt alapterv

A projektmenedzsmentben az alapterv a projekt eredeti terve. A Gantt-diagramon egyszerre láthatja az eredeti projekttervet és az aktuális állapotot, így vizsgálni tudja az eltéréseket. Az alapterv az ütemterv módosításakor nem változik. A modul lehetővé teszi több alapterv létrehozását, amelyek így a különböző időpontokban készült projektstátuszokat rögzítik. Az alapterv használata előtt az alábbi ábra szerint engedélyeznie kell a modult a Projekt Beállítások menüben.

Ezután a Gantt-diagram jobb felső sarkában az Eszközök között megjelenik az Alapterv. Kattintson rá, majd a Létrehozás gombra és nevezze el az alaptervet. Ezután a Gantt-diagram minden feladatot két sávval jelenít meg. A felső az aktuális projekt, amely módosítható, az alsó sárga pedig a létrehozott alapterv. A későbbiekben ehhez tudja majd hasonlítani bármilyen módosítás után a projektelőrehaladást. Így bármikor nagyszerű áttekintést kaphat az időbeli változásokról, módosításokról a projekt életciklusa alatt. 

Az alapterv grafikus ábrázolása mellett az idősor bal oldalán található információs oszlopokban is leolvashatja az adott feladat alaptervben mentett kezdő dátumát és határidejét. Ez a kiegészítő információ akkor hasznos, ha össze kell hasonlítania a jelenlegi kezdési és véghatáridőket az eredeti tervben (alaptervben) szereplőkkel.

 

Projekt kritikus út

A kritikus út azon feladatok sorozata, amelyeket nem lehet késleltetni, különben az egész projekt késni fog. Illetve megmutatja, hogy mi a lehető legkorábbi projektzárási határidő. A projektben azok a feladatok számítanak kritikusnak, amelyeket nem lehet a tervhez képest későbbre ütemezni, mert a függőségi kapcsolatok miatt közvetlenül befolyásolják a projekt befejezési dátumát. Az Eszközök menüben aktiválja a Kritikus utat, ha meg akarja jeleníteni a kritikus feladatok sorrendjét a Gantt-diagramon.

A kritikus úton lévő feladatot nem lehet hamarabb elkezdeni, minthogy az azt megelőző feladat le nem zárult volna. Ha egy nappal késik, akkor a teljes projekt egy nappal késik, hacsak egy következő kritikus feladatot nem sikerül egy nappal korábban befejezni. A módszertan szempontjából fontos, hogy a projekt egy kezdő és egy záró feladatot tartalmazzon és a projekttervben szereplő minden feladat között meghatározza a függőségi viszonyt.

A Kritikus út beállításait globálisan lehet módosítani. Lépjen át a Global Gantt modulba (Több menü » Global Gantt) és ott a Beállításokon belül (jobb oldalon fent, fogaskerék ikon) az alábbi lehetőségek közül választhat.

A kritikus út beállítása során két lehetőség között választhat.

Utolsó lehetőség (A feladatok, amelyeket nem szabad késleltetni)

  • a projektmenedzsment módszertan szerint számolt kritikus út
  • a legutolsó feladattól visszakövetve a beállított logikai függőségek alapján kiszámolja a feladatok tartalék idejét, amelyik feladat csúszása közvetlenül hat a véghatáridőre (tartalékidő = nulla), azokat a kritikus úton jeleníti meg

Leghosszabb lehetőség (A feladatok logikai függőség szerint meghatározott leghosszabb sorrendje)

  • ez a lehetőség plusz információt nyújt a projektmenedzser számára, nem a PM módszertan szerint számol
  • a logikai függőség szerint összekötött feladatok időtartamát összegzi, és a leghosszabbat jeleníti meg

Ezért adott projekt esetén a két lehetőség teljesen más feladat sorrendet jelenít meg kritikus útként.

 

Szülő-gyermek feladatok megjelenítése

A szülő-gyermek kapcsolat megteremtése soha nem volt ilyen egyszerű. Csak fogjon meg egy feladatot a nyíl szimbólumnál fogva és vigye a kiválasztott feladat fölé. Így azonnal a kiválasztott feladat alfeladatává válik. Ezzel a módszerrel tudja a projekteket és alprojekteket is mozgatni. Sőt így tudja gyorsan a feladatokat a projektek vagy mérföldkövek között mozgatni. A Gantt-diagramon a szülő feladatoknál mappa jelet lát, alatta a hozzá kapcsolt alfeladatok egy törésponttal beljebb találhatóak.

Szülő feladat mozgatása az alfeladataival vagy azok nélkül 

A feladatok és az alfeladatok mozgatása az Easy Gantt idővonalon (fogd és vidd módszerrel) kétféleképpen lehetséges. Ha a teljes szülőfeladathoz kapcsolódó feladatfát egyszerre akarja mozgatni (szülőfeladat és összes alfeladata), akkor zárja össze a szülőfeladatot és csukott állapotban mozgassa az idővonalon (az alfeladatokat ilyenkor nem látja). Az új határidők szerint ekkor az alfeladatokat is újra ütemezi. A mérföldkőhöz kapcsolat feladatokat is ezzel a módszerrel tudja egyszerre mozgatni. A második esetben, ha a szülőfeladat vagy mérföldkő nyitva van és látszanak az alfeladatok, akkor csak a szülőfeladatot vagy mérföldkövet ütemezi újra. Szülőfeladatot magában nem tud újra ütemezni, hogy annak időtartamát az alfeladatokból számolja. Ezt az Több menü » Adminisztráció » Beállítások » Feladatok nyomonkövetése » Szülőfeladatok tulajdonságai menüben tudja meghatározni. Ha a szülőfeladatot az alfeladataival együtt mozgatja, de az alfeladatok mérföldkőhöz vagy a logikai függőségben meghatározott késéshez képest túllépnék a megengedett határidőt, akkor nem tudja a szülőfeladatot tovább mozgatni.

 

Feladatok közötti kapcsolatok és késések szerkesztése a fogd és vidd módszerrel

A kapcsolódó feladatokat egyszerűen összekötheti a fogd és vidd funkcióval. Csak váltson szerkesztési módra, és ha a kurzort egy feladat fölé viszi, megjelennek a beállítási lehetőségek. Vigye az egeret a feladat végére, kattintson a piros félkörre, és tartsa lenyomva, amíg a kapcsolódó feladatig húzza. Így megelőző/követő kapcsolatot hozott létre a két feladat között. A késleltetés a feladatok között eltelt napok számát jeleníti meg. Ha a követő feladatot későbbre ütemezi nő a két feladat közötti késleltetés. Ha csökkentené a késleltetést és közelebb szeretné ütemezni a megelőző feladatához, akkor bal egérgombbal a kapcsolatra kattintva feloldja azt, és a feladatot mozgatva újra tudja ütemezni, vagy jobb egérgombbal rákattintva a felugró ablakban tudja a napok számát megadni. Ha a megelőző feladatot szeretné későbbre ütemezni úgy, hogy a követő feladat dátuma ne változzon, akkor oldja fel bal egérgombbal a kapcsolatot a szerkesztés előtt. A kapcsolat vonalán látható szám a késleltetett napok számát mutatja, amelyet tart a rendszer a feladat mozgatásakor. A zárójelben lévő szám pedig a ténylegesen eltelt napok számát mutatja (pl. hétvégéket, ünnepnapokat is beleszámítja). 

Zárt (rögzített) és nyitott (rugalmas) késések a feladatok között

Ha a feladatok késleltetéssel kapcsolódnak egymáshoz, ez a kapcsolat zárt (rögzített) vagy nyitott (rugalmas), ami befolyásolja a relációs láncban a feladatok mozgatását. Az aktuális állapotot a feladatok közötti kapcsolatot jelölő vonal színe jelzi. A két állapot között úgy válthat, ha a bal egérgombbal rákattint a vonalra. Ez a művelet megváltoztatja a vonal színét narancsról (zárt) zöldre (nyitott) vagy fordítva.

  • Narancs szín (zárt) - Amikor egy új kapcsolatot hoz létre a feladatok között, akkor alapértelmezetten zárt állapotban jelenik meg (narancs színű vonal). Ez azt eredményezi, hogyha egy megelőző feladatot mozgat, akkor automatikusan a követő feladatait is mozgatja, hogy az eredeti késleltetéseket megőrizze a feladatok között. A feladatok kezdési időpontja és határideje is ennek megfelelően módosul. Ha egy követő feladatot mozgat, akkor zárt kapcsolat esetén nem tudja a megelőző feladat felé csökkenteni a késleltetést, viszont előre mozgatva rugalmasan engedi, hogy növelje a két feladat között a késleltetést.
  • Zöld szín (nyitott) - A nyitott (rugalmas) késleltetés esetén a vonal zöld színű, és ebben az esetben a feladat mozgatása nem módosítja a kapcsolódó feladatok helyzetét a Gantt-diagramban. A kezdési időpontok és határidők változatlanok maradnak, de a késés a feladatok között változik. Ha módosította egy nyitott kapcsolat késleltetését, akkor automatikusan újra lezár. Ha ismét módosítani szeretné bal klikkel újra nyitottá kell tennie.
  • Piros szín (probléma) - Ha probléma adódik a logikai-függőségi kapcsolatban, akkor piros színű a vonal, és a jobb felső sarokban a Problémák listájában megjelenik a feladat.

Nagy és összetett projektekben, ahol sokféle kapcsolat van a feladatok között, egy feladat mozgatása is sok feladat módosítását eredményezi a Gantt-diagramon. Ez akár több tiltott műveletet is eredményezhez, amelyek hibaként jelennek meg a rendszerben (például egy feladat a mérföldköve mögé kerül vagy a logikai-függőségi viszonyban meghatározott legkorábbi/legkésőbbi kezdési/befejezési határidőket sérti a módosítás).

Ez azért van, mert a két feladat közötti fix késleltetés (a megelőző feladat befejezése és a követő feladat kezdési ideje között eltelt napok száma) a Gantt-diagram módosítása során nem lehet kisebb a megadott értéknél, így az újonnan megadott határidő alapján újra számolja a követő feladatok határidejét.

Hogy elkerülje ezt, újratervezéskor válassza ki a Rugalmas függőséget az Eszközök menüben, így a szerkesztés során minden kapcsolatot rugalmasan kezel a rendszer. Ilyenkor egy feladat mozgatása nem módosítja a többi feladat ütemezését, hanem a változtatások mentése után, az új ütemezés szerint menti a késleltetési időket a kapcsolatokhoz, és nem veszi figyelembe, hogy előtte milyen érték volt megadva.

A függőségi kapcsolatot rugalmasan kezeli a rendszer, ameddig az eszköz aktív. Ha kikapcsolja, akkor visszaáll az eredeti státuszba. Ez az eszköz akkor hasznos, ha több feladat határidejét is szeretné módosítani. 

 

Logikai-függőségi kapcsolatok fajtái a Gantt-diagramban

A Gantt-diagramon a fogd és vidd módszerrel a négy alap logikai-függőségi kapcsolatot tudja meghatározni:

Befejezés - Kezdés (FS) 

A követő feladat (B) csak akkor kezdődhet meg, ha a megelőző feladat (A) már befejeződött. Például Betonozás (B) csak azután kezdődhet meg, ha Alapozás (A) már befejeződött.

Kezdés - Kezdés (SS)
A követő feladat (B) csak a megelőző feladat (A) kezdése után kezdhető el. Az SS kapcsolat nem követeli meg, hogy egyszerre legyenek elkezdve, csakhogy A legyen elkezdve, mire B kezdődik. Például a „Betonozás” (A) elkezdődik, mire a „Beton szintezése” feladat elkezdődhetne.
Befejezés - Befejezés (FF)

 A követő feladat (B) csak a megelőző feladat (A) lezárása után zárható le. Az FF kapcsolat nem követeli meg, hogy egyszerre legyenek elvégezve, csakhogy A legyen kész, mire B kész lenne. Például a „Kábelezés” (A) legyen kész, mire az „Elektromos hálózat ellenőrzése” feladat befejeződne.

Kezdés - Befejezés (SF)

A követő feladat (B) csak a megelőző feladat (A) kezdése után fejezhető be. Az SF kapcsolat nem követeli meg, hogy egyszerre legyenek elvégezve, csakhogy A legyen elkezdve, mire B befejeződik. Például a tetőszerkezetet előre legyártatják.  A rácsozat leszállítása el kell kezdődjön a tető összeszerelése előtt.

 

Megjegyzések a logikai-függőségekről

  • Projektek közötti feladat-kapcsolatokat nem tud megjeleníteni.

  • Megjeleníteni a megelőző/követő (zöld vonal) és a függ tőle/blokkolja (kék vonal) kapcsolatot lehetséges a diagramon.

  • A kezdés-kezdés (SS) kapcsolat akkor lesz helyes, ha a Gantt nézetben hozza létre, nem pedig a feladatszerkesztő felületen.

  • Szülő és gyermek feladat között nem tud logikai függőséget meghatározni.

  • Két feladat között legfeljebb két kapcsolatot határozhat meg (kezdés-kezdés, befejezés-befejezés).

  • Nem hozható létre olyan kapcsolat, ami ciklikus folyamatot (hurkot) eredményezne. Gyerekfeladat esetén vegye figyelembe a szülőfeladat kapcsolatát is.

  • Ha feladatok között kezdés-kezdés vagy befejezés-befejezés kapcsolatot hozott létre, akkor a dátumok módosítására a Gantt-diagramot használja, ne pedig az egyéb felületeket, ahol a feladatokat frissítheti. 

 

Új feladat és mérföldkő létrehozása a Gantt modulban

Új feladat vagy mérföldkő létrehozásához kattintson az Eszközök menüben az "Új" gombra, majd az idővonal jobb felső sarkában megjelenő Új feladat vagy Új mérföldkő gombra. Új feladatot a képernyő jobb felső sarkában lévő„+ ÚJ” gombbal is létrehozhat. Azért, hogy a mérföldkövek átláthatók maradjanak, a Gantt-diagramon csak azok jelennek meg, amelyek az adott projekthez/projektekhez lettek létrehozva, illetve a megosztott mérföldkövek közül azok, amelyekhez az adott projektből feladat kapcsolódik. A többi megosztott mérföldkő nem látszik az ábrán, de ha szükséges akkor a feladat szerkesztése során azokból is lehet választani.

 

Feladat-ütemezés módosítása a Fogd és vidd módszerrel (kezdő dátum, határidő, időtartam, készültség)

A feladatok ütemezését a fogd és vidd módszerrel is szerkesztheti. Ha az Eszközök menüben a szerkesztési módra vált, akkor három értéket is tud módosítani az egér mozgatásával. Ha a feladat sávját vízszintesen mozgatja az idővonalon, akkor változik a feladat kezdő dátuma és határideje. Ha a sáv elejét vagy végét fogja meg, akkor a feladat időtartamát tudja rövidebbre, hosszabbra módosítani. Ha a sáv aljánál lévő piros háromszöget mozgatja, akkor a feladat %-os készültségét tudja frissíteni.

 

Mérföldkövek ütemezése a Fogd és vidd módszerrel

A mérföldkő ütemezése a lehető legegyszerűbb. Csak fogja meg a fekete rombuszt és mozgassa az idővonalon a megfelelő helyre.

 

Feladatok mérföldkövekhez rendelése a Fogd és vidd módszerrel

A Gantt-diagramon néhány kattintással hozzárendelheti a feladatokat a mérföldkövekhez, csak húzza a listából a feladatot a kiválasztott mérföldkőre. Adott mérföldkő alatt listázva látja a hozzá rendelt feladatokat. Ha azt szeretné, hogy a feladat határideje ne lehessen a kapcsolódó mérföldkő után, akkor a Több menü »  Adminisztráció » Beállítások » Feladatok nyomonkövetése menüben a „Feladat befejezési időpontja lehet a mérföldkő után is” jelölőnégyzet maradjon üresen. Ilyenkor az idővonalon sem engedi a feladatot a mérföldkő utánra helyezni és módosítás esetén először a mérföldkő dátumát kell megváltoztatni. Ha ezt a beállítást engedélyezi, akkor a feladat szabadon mozoghat az idővonalon és a mérföldkő a hozzá tartozó feladatok közül a legkésőbbi határidejére módosul.

Ha mérföldkőhöz rendelt feladatot átmozgat, akkor a mérföldkő az alábbiak szerint módosul:

  • A feladatot a projektnév sorra húzza (ne legyen mérföldkő vagy szülőfeladat alá rendelve) – megszüntetni a kapcsolatot a mérföldkővel
  • A feladat új projektbe kerül - megszüntetni a kapcsolatot a mérföldkővel
  • A feladatot egy másik mérföldkő alá helyezi – az új mérföldkőre módosul
  • A feladat egy szülő feladat alá kerül - a szülő feladat mérföldkövére módosul

 

Idővonal módosítása (napi, heti, havi nézet)

A projekt hossza és a szükséges részletezettsége alapján az idővonalon napi, heti vagy havi nézetek között válthat a diagram felett balra lévő gombokkal.

Az idővonal alapértelmezett nézetét globálisan lehet módosítani. Lépjen át a Global Gantt modulba (Több menü » Global Gantt) és ott a Beállításokon belül (jobb felső fogaskerék ikon) válassza ki a kívánt időegységet.

 

Vissza gomb (Visszavonás)

Ha véletlenül rosszul módosított valamit, egyszerűen nyomja meg a "Vissza" gombot, ahányszor csak szükséges.

 

Feladat szűrők & Opciók

Pár pillanat alatt testreszabhatja a szűrőbeállításokat és a látható oszlopokat. A projektszintű Gantt-diagram támogatja mind a feladatszűrőket, mind a projektszűrőket, míg a globális Gantt-diagram csak a projektszűrőket támogatja. Ennek oka az, hogy a Global Gantt-diagramot csak projektekkel, és nem feladatokkal való munka során érdemes használni.

 

Exportálási lehetőségek

A Gantt-diagramot ki tudja nyomtatni vagy le tudja menteni pdf formátumban. A táblázat alatt található listából válassza ki a kívánt riportot (Gantt-diagramhoz válassza az Easy Gantt riportot), szűrhet a projekt egy adott időszakára, majd a Nyomtatás gombra kattintva átlép a nyomtatási kép előnézetébe (vagy CTRL+P), amelyet még szerkeszthet. A méretezés átállításához használja a böngészője nyomtatási beállítását vagy külső PDF szoftvert (például Foxit Reader vagy PDFCreator).

 

 

Összes szülő-feladat összezárása egyszerre

Ha az összes nyitott szülő-feladatot egyszerre szeretné összezárni, válassza "Az összes bezárása: Szülőfeladatok" ikont a bal felső tárgymező sarkában. 

 

Hogyan jelenítse meg az ünnepnapokat a Gantt-diagramon

A Gantt-diagramon az ünnepnapok a „nem munkanapokhoz” hasonlóan szürke oszlopokként jelennek meg az idővonalon. Ha megjeleníti az ünnepnapokat, akkor a feladatok ütemezésekor ezekre a napokra nem ütemez munkát. Ezt a jobb felső sarokban lévő Gantt beállításokon belül tudja ki és bekapcsolni.

Ha kiválasztotta a jelölőnégyzetet és a Beállítások alkalmazása gombbal elmentette, akkor az ünnepnapok azonnal megjelennek a Gantt-diagramon.

A munkanapok és ünnepnapok a bejelentkezett felhasználó munkaidőnaptára alapján kerülnek megjelenítésre a Gantt-diagramon, nem pedig a feladatokhoz rendelt felelősök munkaidőnaptára alapján, amelyek eltérhetnek. A munkaidőnaptárt minden felhasználó esetében a felhasználó profiljában tudja meghatározni a Munkaidő fülön.

Új felhasználó létrehozásakor automatikusan az alapbeállításként megadott munkaidő naptárt alkalmazza. A munkaidőnaptár sablonokat a Több menü » Adminisztráció » Munkaidő sablonok menüben találja és tudja módosítani. Figyeljen arra, hogy a sablonban végzett módosításokat nem aktualizálja automatikusan a már létező felhasználók esetében, ezt külön meg kell tennie és az érintett felhasználókat újra hozzá kell rendelni a módosított munkaidőnaptárhoz. Ezt a Több menü » Felhasználók menüben tudja megtenni. Jelölje ki az érintett felhasználókat majd jobb klikkel a listából válassza ki a „Munkaidőnaptár módosítása” opciót.

 

Hogyan jelenítse meg az erőforrás-elosztást a Gantt-diagramon

A Gantt-diagramban (mind projekt, mind globális szinten) lehetősége van az erőforrás-elosztás megjelenítésére, ehhez kattintson az „Erőforrások kezelése” gombra az Eszközök között. A gomb természetesen csak akkor érhető el, ha az Erőforrás-kezelő bővítmény telepítve van.

Ekkor az ábrán látható módon egy új sor jelenik meg a fejlécben a napok/hetek/hónapok sor alatt. Itt összegzi a feladatokra tervezett időt projekt vagy projektportfolió szinten. Ezen felül az alprojektek tervezett idejét a projektsávon jeleníti meg. Az Erőforrás-kezelő használata előtt figyeljen arra, hogy minden releváns alprojektet nyisson meg, mert ütemezni csak a megnyitott feladatokat tudja az eszközzel.

Ha meghatározta, hogy az idővonal mely szakaszát szeretné megjeleníteni, előfordulhat, hogy egyes feladatok becsült idejét részben az időszakon kívülre ütemezte. Ebben a esetben az időszakon kívüli órákat „nem látható”-ként jelöli meg az eszköz.

 

Hogyan használja az Eszközöket

Az Eszközökön belül további hasznos funkciókat érhet el, amelyek kis mértékben eltérnek a globális és projekt szintű Gantt-diagram esetében.

Eszközök a globális Gantt-diagramon

Eszközök a projekt szintű Gantt-diagramon

Az alábbi opciók közül választhat:

Késében lévő projektek szűrése

A késő projekteket jeleníti meg, azaz azon nyitott projekteket, amelyek tényleges %-os készültsége késik a tervhez képest.

Késésben lévő feladatok szűrése

A késő feladatokat jeleníti meg, azaz azon feladatokat, amelyek tényleges %-os készültsége késik a tervhez képest.

Leginkább elmaradt feladatok szűrése

Azokat a feladatokat listázza, amelyek %-os készültsége a leginkább elmarad a tervezetthez képest. Így láthatja, hogy mely feladatokkal kell kezdeni a munkát. A Global Gantt beállításoknál engedélyezze ennek megjelenítését.

Többszörös szerkesztés

A feladatok mellett jelölőnégyzetek jelennek meg. A kiválasztott feladatokat jobb egérgombbal egyszerre tudja szerkeszteni.

Kritikus út

A funkció leírásáról itt olvashat bővebben

Cash flow

A funkció leírásáról itt olvashat bővebben

Erőforrások kezelése

A funkció leírásáról itt olvashat bővebben

Rugalmas függőségek

A funkció leírásáról itt olvashat bővebben

 

 

Hogy jelenítse meg a cash flowt a Gantt-diagramon

Mind projekt, mind globális szinten megjelenítheti a cash flowt, ehhez az Eszközök menüben válassza ki a Cash flow gombot. A táblázat jobb felső sarkában megjelenő gombok között tud váltani a terv/tény és számított értékek között. A funkció eléréséhez szükséges, hogy az Easy Projectben telepítve legyen a pénzügyi bővítmény.

Ha kiválasztotta megjelenik egy új sor az idővonal alatt. Ebben mutatja az időszakra (nap, hét, hónap) vonatkozó bevétel és kiadás egyenlegét. A pénzügyi adatok megadását a pénzügyi modulban teheti meg. Az egyes projektekre vonatkozó értékeket a projekt sávon jeleníti meg. Ha megnyit egy szülőprojektet [+], akkor az alprojektek értékeit is mutatja. A cash flow elrejtéséhez ismét nyomja meg a Cash flow gombot az Eszközök menüben.

Ez a globális szintű cash flow.

Ez pedig a projekt szintű cash flow.

 

Hogyan használja a Problémák gombot

Ez a gomb az Eszközök menü mellett jelenik meg olyankor, ha valamilyen problémát észlel a rendszer. A szám az azonosított problémákat mutatja. Ha rákattint megnyílik a lista, amely tartalmazza az érintett feladat megnevezését, és egy rövid leírást a probléma jellegéről. Ha ezek közül bármelyikre rákattint, akkor az idővonalon a megfelelő feladatot kiemeli. Újra a gombra kattintva becsukhatja a listát.

 

Milyen szempontok szerint listázza a feladatokat a Gantt-diagram

Alapértelmezettként automatikusan a Gantt-diagram a feladatokat az alábbi szempontok szerint listázza:

Rendezési elv #1: A mérföldkövekhez rendelt feladatokat listázza előre, a mérföldkő nélküli feladatok a lista végén szerepelnek.
Rendezési elv #2: Ha az #1 elvnek több feladat is megfelel, akkor azon belül a sorrendet a kezdési határidő szerint állítja fel (a legkorábbi kezdéstől a legkésőbbi dátumig).
Rendezési elv #3: Ha a #2 elv szerint több feladatnak is ugyanaz a kezdő dátuma, akkor azok között a sorrendet a határidő szerint adja meg (legkorábbi határidejűtől a legkésőbbi határidejűig).
Rendezési elv #4: Ha a #3 elv szerint több feladatnak is ugyanaz a határideje, akkor a feladat ID sorszáma alapján listáz (korábban létrehozott feladatnak kisebb az ID száma).

Az alfeladatok a szülőfeladatok alatt szerepelnek. Az Easy Gantt-on nem lehet egyszerre megjeleníteni a mérföldkőhöz és a szülőfeladathoz való tartozást, hanem mindig a szülőfeladat kapcsolat az erősebb, és minden alfeladat a szülőfeladat alatt szerepel függetlenül attól, hogy melyik feladat melyik mérföldkőhöz tartozik.

Saját szempont szerinti listázás

Természetesen van lehetőség a feladatok és projektek egyéb szempont szerinti rendezésére is növekvő vagy csökkenő sorrendben. Például, hozzon létre egy Sorrend egyedi mezőt, formátum egész szám és engedélyezze szűrőként használni. Utána menjen a Több menü » Adminisztráció » Szűrő beállításai » Easy Gantt/Global Gantt/Erőforrás menedzsment oldalra és adja hozzá a bal oldali listából az egyedi mezőt a jobb oldali alapértelmezett oszlopok csoportba. Ezután a feladatlapokon töltse ki a Sorrend cellákat a kívánt rendezési szempontnak megfelelően. Például Feladat 1/Sorrend 1, Feladat 2/ Sorrend 2 stb. Végül a Gantt-diagramon, kattintson a Sorrend oszlopra, így annak az értéke alapján állítja növekvő vagy csökkenő sorrendbe a feladatokat. Ha újra kattint az oszlopra, az ellenkező sorrendben listázza a feladatokat.

 

Szűrés a kívánt határidőn túli feladatokra

A feladatokra meghatározhat egy kívánt határidőt is, amely eltér a feladatok véghatáridejétől. Van lehetőség rá, hogy a Gantt-diagramon is lássa azokat a feladatokat, amelyeknél ez a határidő nem valósult meg, akkor is, ha drasztikusan át kellett ütemezni a Gantt-on a feladatokat. 

Ennek a módja: 

Hozzon létre egy egyedi mezőt, név: "Kívánt határidő", formátum: dátum, engedélyezze a szűrőkénti használatot.

Hozzon létre még egy egyedi mezőt, név: "Kívánt határidő eltérés", formátum: számított mező, engedélyezze a szűrőkénti használatot.

A mező képlete:

    "Kívánt határidő"- "Határidő"

A Gantt-diagramon mentse el az alábbi szűrőt:

    Név: "Kívánt határidőn túli feladatok"

    Megjelenítés fejlécben - engedélyezze

    Szűrő: "Kívánt határidő eltérés" <= -1

    A szűrőn lévő szám mindig mutatja a késő feladatok számát. 

 

Összes projekt, mérföldkő és szülőfeladat bezárása

Ha a Gantt-diagramon egyszerre szeretné bezárni vagy megnyitni az összes projektet, mérföldkövet vagy szülőfeladatot, akkor a feladatlista felett található ikonok közül kattintson a megfelelőre jelre.

 

Gantt-diagram megjelenítése az irányítópulton

A globális szintű Gantt-diagram egyszerűen modulként hozzáadható a személyes irányítópulthoz. Ehhez kattintson az oldal bal alsó sarkában található "Oldal személyre szabása" gombra, és válassza ki az adott modult a listából a képen látható módon. Ezután testreszabhatja a modulszűrőket, ha szükséges. A projekt szintű Gantt-diagram megtekintéséhez egyszerűen állítsa be úgy a szűrőt, hogy csak egy kiválasztott projektet jelenítsen meg, és mentse el a beállításokat. Nagy projektstruktúra esetén nem ajánlott mindent a nyitó oldalra helyezni, mert ez lelassíthatja a betöltési sebességet. 50 projektnél többet ne jelenítsen meg egyszerre.

Az eredmény így néz ki.

 

Megjegyzések a modul használatához

  • Megjegyzések a logikai-függőségekről
  • Ha egy adott típusú feladatot áthelyez egy másik projektbe, amely nem engedélyezi ezt a feladattípust a projektbeállításokban, akkor a feladat típusa automatikusan megváltozik a listában az első engedélyezett feladattípusra.
  • A testreszabható oldalakon (kezdőoldal, projekt áttekintés stb.) csak egy Gantt modul lehet. Ez magában foglalja a Gantt-diagram, erőforrás-menedzsment, személyes erőforrás-kezelés modulokat. Ha ezek közül valamelyik aktív, akkor ugyanazon az oldalon nem jelenik meg a többi. Ennek oka az oldal betöltési sebessége. A testreszabható oldalokon belül létrehozhat különböző lapokat a további modulok megjelenítésére.
  • Ha a feladat kezdő dátumát, határidejét az alfeladatokból számítják ki, és a projektek közötti szülő-gyermek kapcsolatok engedélyezve vannak, akkor előfordulhat, hogy a feladat látható hossza (= időtartama) a Gantt idővonalon rosszul jelenik meg. Ez akkor fordul elő, amikor egy másik projekt alfeladatát adták hozzá a nyitott projekt szülőfeladatához.
  • Ha a Gantt-diagramon áthúz egy mérföldkőhöz rendelt feladatot egy szülőfeladat alá, akkor a feladaton törli a mérföldkőhöz rendelést, és menti a szülő-gyerek kapcsolatot. Ha meg akarja tartani mindkét adatot, akkor a ne a Gantt nézeten szerkessze, hanem a feladat adatlapján végezze el a módosításokat.
  • A lezárt mérföldkövek nem jelennek meg a Gantt-diagramban, ezért az ilyen mérföldkövek alá helyezett feladatok mérföldkő nélkül jelennek meg.
  • Ha nagyon nagy projekthez (több mint 1000 feladat felett) szeretne alaptervet létrehozni, akkor sokáig tart az alapterv legenerálása. Ha a folyamat közben más új feladatot ad a projekthez, akkor hibaüzeneteket kap. Ennek ellenére az alapterv mentése sikeresen lezárul, de javasoljuk, hogy nagy projektekhez alaptervet akkor készítsen, amikor más felhasználó nem szerkeszti azt.
  • A Gantt-diagramban szereplő projektek csak akkor mozgathatók, ha be vannak zárva a bal oldali fastruktúrában. Ha megnyitja a projektet az alprojektek és / vagy al/feladatok megtekintéséhez, akkor nem mozgathatja a projektet. Egy üres projekt áthelyezhető és menthető azzal a feltétellel, ha a "Projekt kezdő dátumának kiszámítása a feladatokból" és a "A projekt határidejének kiszámítása a feladatokból" opciók nincsenek bekapcsolva a Több menü »  Adminisztráció » Beállítások » Projektek » Egyéb menüben. 
  • A több értékű egyedi mezők nem jeleníthetők meg az Easy Gantt-on.
  • Ha egy feladattípuson új kötelező mezőt hozott létre, az Easy Gantt és WBS modulban továbbra is tudja szerkeszteni a feladatokat anélkül, hogy kötelező lenne az érintett feladatok egyedi mezőjét szerkeszteni. Ha a feladatlistában nyit meg egy feladatot, ott mentés előtt kéri az érték megadását.

  • Ha a felugró ablakban szerkesztett egy feladatot, akkor a változtatás csak akkor lesz mentve, ha a Gantt modul jobb felső sarkában lévő mentés gombra kattintva véglegesítse a módosításokat.

 

Szerver követelmény

Csak Ruby 2.1+ támogatott.

Próbálja ki az Easy Project szoftvert ingyenesen

Minden funkció elérhető | SSL tanúsítvány | Napi mentések