Hogyan használja a Megtermelt érték menedzsment modult

Bemutató videó

A Megtermelt érték módszertan (EVM - Earned value management vagy EVPM - Earned value project/performance management) egy olyan projektmenedzsment eszköz, amely lehetővé teszi a projekt előrehaladásának és teljesítményének objektív mérését. Egy integrált modellben az EVM pontos előrejelzést ad a projekt teljesítményéről és az esetleges problémákról, ezzel fontos információt biztosít a sikeres projektvezetéshez.

 

Tartalomjegyzék

Áttekintés

Hogyan éri el a funkciót

Hogyan hozzon létre új megtermelt értéket

Hogyan használja a funkciót

Újraszámítás manuális futtatása

Hogyan adja hozzá a modult a projekt-áttekintő oldalhoz és a személyes kezdőoldalához

Szerepkörök és engedélyek

Esetpélda

 

Áttekintés

Az EVM módszertan korai kutatása is kimutatta, hogy használata jelentősen befolyásolja a projekttervezést és kontrollt, valamint javítja a projektterjedelem pontosabb meghatározását és az átfogó projektteljesítmény elemzést. Az újabb kutatások bizonyították, hogy az EVM módszertan alkalmazása mellett az átlaghoz képest nagyobb arányban zárulnak sikeresen a projektek. Az elmúlt években tovább nőtt az EVM népszerűsége (pl. része a DFARS szabványnak), valamint alkalmazható akár szerződéses viták során is a projektstátuszok igazolására.

 

Általános információ az EVM-ről

• Megtermelt érték menedzsment = Integrált projekt menedzsment módszertan
• A módszertan integrálja és egyszerre kezeli a projektterjedelem (megtermelt érték), ütemezés (idő) és tervezett erőforrások (költségek) mutatószámait
• Alaptervek meghatározásával létrehozza az elemzéshez a viszonyítási pontokat - az elmentett projektterv képezi a célértéket, a modellben ez Tervezett értékként (Planned Value) jelenik meg
• A projekt előrehaladását a Megtermelt érték mérőszám (Earned value) jeleníti meg 
• A terv és valós értékek összehasonlítása során olyan mérőszámokat alkot a modell, amelyek pontosan leírják a projekt állapotát költség és ütemezés szempontjából
• Az EVM modell nem egy speciális eszköz, hanem egy olyan módszertan, útmutató, amely a vállalat kontroll folyamatainak alapját képezi

A Megtermelt érték modell lehetővé teszi, hogy integrált modellben mérje a projektháromszög értékeit

• Terjedelem (az Easy Projectben a Megtermelt érték (EV) görbe mutatja)
• Idő (az Easy Projectben a vízszintes tengely jeleníti meg)
• Költség (az Easy Projectben a Tényleges költség (AC) görbe mutatja)

A megtermelt érték módszertan az alábbi kérdésekre ad választ:

• A projekt az ütemezés szerint halad?
• Az ütemezés szerint merülnek fel a költségek?
• Mikor zárható le a projekt?
• A tervezett költségkereten belül marad a projekt?

 

Hogyan éri el a funkciót

Mivel a Megtermelt érték (EV) egy projekthez kapcsolódó modul, ezért a projektbeállítások/modulok fülön belül kell engedélyezni. Az alapterv létrehozása feltétele a tervezett értékek számolásának és az EVM modell működésének, ezért ugyanitt engedélyezni kell az Easy Gantt és Easy Alapterv modulokat is. A beállítások után a képen látható módon a modulok megjelennek a projektoldal felső menüjében.

 

Hogyan hozzon létre új megtermelt értéket

Menjen a Projekt » Beállítások »  Megtermelt érték menübe és kattintson az Új gombra. Töltse ki a kötelező mezőket:

• Típus - válassza ki a típust (a becsült órák alapján - most még csak ez elérhető)
• Alapterv - válassza ki a megtermelt értékhez az alaptervet (bázist), vagy használja a jelenlegi projekt állapotot
• Név - adja meg az értékelés nevét
• Alapértelmezett - jelölje be, ha ezt a diagramot veszi alapértelmezettnek
• Folyamatos újratöltés - Az adatokat újratölti minden futáskor (ez a művelet sok időt vehet igénybe). A Cron adatok minden nap frissülnek. Ez a beállítás azt jelenti, hogy az adatok nem frissülnek, hanem minden töröl és újratölt a rendszer, vagyis újraírja az elejétől.

 

Hogyan használja a funkciót

Mielőtt elkezdi használni az EV modult, először el kell végeznie a beállításokat a projektbeállítások/megtermelt érték menüben az alábbi felületen. Az oldal felső részén listanézetben láthatók a már létrehozott EV elemzések. A projekt előrehaladás során akárhány elemzést elmenthet és ezek között gyorsan tud nézetet váltani. Akár az összes elemzés más alaptervhez lehet kapcsolva, amelyet az EV diagrammon a Tervezett érték görbe jelenít meg. Ez lehetőséget biztosít arra, hogy összehasonlítsa a különböző projektcélokat a tényleges előrehaladással. A listanézetben szereplő elemzéseket szerkesztheti, törölheti, kijelölhet egyet alapértelmezettnek (ez jelenik meg a diagrammon) vagy létrehozhat egy új elemzést az Új gombra kattintva.

Az oldal alján lévő gyorsmenüben a megnevezés megadása után létre tud hozni Alaptervet a projekt jelenlegi állása alapján. A jobb oldalon listanézetben szerepelnek a projekt során eddig létrehozott alaptervek és a létrehozás időpontja, amelyeket szükség esetén törölni tud. Az alapterv jeleníti meg az elérni kívánt projektcélt, amit az EV diagrammon a Tervezett érték görbe jelenít meg. Az alaptervről még többet megtudhat az alábbi leírásban. Miután létrehozta az alaptervet hozzárendelheti egy új vagy már meglévő EV diagrammhoz. Ehhez az EV diagramm létrehozás/szerkesztés során a legördülő listából kell kiválasztani a megfelelőt, majd elmentenie a beállítást. A diagramm megjelenítéséhez nyissa meg a projekt felső menüsorában lévő megtermelt érték fület. Az eredmény az alábbi ábrához hasonlóan jelenik majd meg.

A Megtermelt Érték modellben használt mutatószámok jelentése:

Tervezett érték (PV - Planned Value) — Az elfogadott költségterv a projektterjedelem meghatározott határidőre való teljesítésére, avagy az ütemezett munka tervezett költsége (BCWS - Budgeted cost of work scheduled). Egy feladat teljes tervezett értéke (PV) megegyezik a feladat összes tervezett költségével (BAC - Budget at completion) Az Easy Project ezt az alábbi módon számolja: a kiválasztott alaptervben az összes ütemezett feladat tervezett idejére eső költség összege. Például a 4. hét végére összesen 4 házat kell építeni egyenként US$ 1000 költségből, akkor a PV US$ 4000.

Megtermelt érték (EV - Earned Value) — az elemzés napjáig ténylegesen elvégzett munkára eső tervezett költség, avagy az Elvégzett munka tervezett költsége (BCWP - Budgeted Cost of Work Performed). A mutató összegzi az egyes tevékenységekre eső teljes tervezett költségek (BAC) és az elemzéskor aktuális százalékos készültségi szintjük (PC – Project Completion) szorzatát (BAC*PC). Az Easy Project ezt az alábbi módon számolja: az összes projektfeladat összes százalékos készültségi szintjének aránya alapján. Például: a 4. hét végére, csak 3 ház készült el, az EV értéke US$ 3000.

Tényleges költség (AC - Actual Cost) — A ténylegesen elvégzett munkához kapcsolódó adott időpontig felmerült összes költség, avagy az elvégzett munka tényleges költsége (ACWP - Actual cost of work performed). Az Easy Project ezt az alábbi módon számolja: a projekt összes tevékenységének összes költsége. Például: a 4. hét végére, összesen US$4000- t költöttek el.

Az EV módszertan ezzel a három mutatóval generál olyan mutatószámokat, amelyek pontos képet adnak egy projekt állapotáról:

Ütemezés-eltérés (SV - Schedule variance) — A megtermelt érték (EV) és Tervezett érték (PV) különbsége. Megmutatja, hogy a projekt az ütemtervhez képest előrébb tart vagy késik, valamint ennek a mértékét is.

• Ütemezés-eltérés (SV - Schedule variance) = Megtermelt érték (EV) – Tervezett érték (PV)
• Ha a projekt elmarad az ütemtervtől az SV értéke negatív (azaz kevesebb teljesült a tervezetthez képest)
• Ha a projekt ütemterv szerint halad SV = 0
• Ha a projekt gyorsabban halad az ütemtervnél az SV értéke pozitív (azaz több teljesült a tervhez képest)
• példa: a 4. hét végére SV = EV – PV = US$3000 – US$4000 = -US$1000 (késik a projekt)

Ütemterv-teljesülési mutató (SP - Schedule Performance) — Megtermelt érték (EV) és Tervezett érték (PV) aránya. Az SP jelzi a relatív arányt, amennyivel a projekt az ütemtervhez képest jobban vagy rosszabbul teljesít, ezért projekt ütemterv hatékonykoság-mutatónak is nevezik. Az SP segítségével meg tudja becsülni a hátralévő feladatok időigényét is.

• Ütemterv-teljesülési mutató (SP - Schedule performance) = Megtermelt érték (EV) / Tervezett érték (PV)
• Ha a projekt elmarad az ütemtervtől az SP < 1 (azaz kevesebb teljesült a tervezetthez képest)
• Ha a projekt ütemterv szerint halad SP = 1
• Ha a projekt gyorsabban halad az ütemtervnél az SP > 1 (azaz több teljesült a tervezetthez képest)
• Példa: a 4. hét végére SP = EV/PV = US$3000/US$4000 = 0.75 (késik a projekt)

Költségeltérés (CV) — Az EV és AC különbsége azt mutatja meg, hogy az elvégzett munka a költségtervhez képest megtakarítást, egyezést vagy költségtúllépést eredményezett. A CV megmutatja, hogy a tervhez képest mekkora és milyen irányú az eltérés.

• Költségeltérés (CV) = Megtermelt érték (EV) – Tényleges költség (AC)
• Ha a projekt túllépte a költségkeretet a CV értéke negatív (az elvégzett munka túllépte a rászánt költségkeretet)
• Ha projekt terv szerint halad CV = 0
• Ha a projekt a költségkereten belül marad CV értéke pozitív (azaz kevesebb ráfordításból több feladat teljesült)
• Példa: a 4. hét végére CV = EV – AC = US$3000 – US$4000 = -US$1000 (többlet költség)

Költséghatékonyság (CP) – EV és AC hányadosa. Megmutatja a relatív értéket az elvégzett munka és annak tényleges költsége között. Az értékeléskor kapott CP hányados alapján előre tudja jelezni a feladat hátralévő részére a várható költségeltérését.

• Költséghatékonyság mutató (CP) = Megtermelt (EV) / Tényleges költség (AC)
• Ha a projekt túllépte a tervezett költséget CP < 1 (az elvégzett munka túllépte a rászánt költségkeretet)
• Ha projekt terv szerint halad CP = 1
• Ha a projekt a költségkereten belül marad CP > 1 (azaz kevesebb ráfordításból több feladat teljesült)
• Példa: a 4. hét végére CP = EV/AC = US$3000/US$4000 = 0.75 (többlet költség)

 

Újraszámítás manuális futtatása

 A Több menü » Adminisztráció » Ütemezett feladatok áttekintése » Megtermelt érték frissítése parancs futatásával újraszámolja a projekt jelenlegi állapota szerint a Tényköltség és Megtermelt érték diagramot, amelyet össze tud hasonlítani azzal a Tervezett értékkel, amit az EVM beállításakor meghatározott. A számítást nemcsak a mai napra végzi el, hanem a projektet érintő minden változtatást figyelembe vesz. A "Folyamatos újratöltés" ezt teszi. Ha nem választja ki ezt az opciót, akkor a rendszer csak a mai napra vonatkozó módosításokat számolja.

 

Hogyan adja hozzá a modult a projekt-áttekintő oldalhoz és a személyes kezdőoldalához

Egyszerűen személyre szabhatja a saját kezdőoldalát és projekt-áttekintő oldalát az adott lap alján található Oldal személyre szabása gomb megnyomása után. Az oldal különböző részeire beillesztheti a legördülő listából a kívánt modulokat. A Megtermelt érték modul hozzáadásához a képen látható módon jelölje ki azt a listában és mentse el a beállítást. 

 

Szerepkörök és engedélyek

Az EVM modul szerkesztése és megtekintése jogosultsághoz kötött. Ezt a Több menü » Adminisztráció » Szerepkörök és engedélyek menün belül állíthatja be. Válassza ki a szerkeszteni kívánt szerepkört és adja meg a jogosultságot a képen látható módon. Azért, hogy Tervezett értéket meghatározhassa szükséges az Alapterv készítésére és megtekintésére is beállítani a jogosultságot.

 

Esetpélda

’A’ projektet átfutása 1 év, X költségkerettel elfogadták.  Az ütemezés szerint a költségkeret 50%-a az első félévre esik. Ha 6 hónappal a kezdés után a projektmenedzser azt jelenti, hogy a költségkeret 50%-át elköltötték, akkor lehetne azt gondolni, hogy a projekt a terv szerint halad. Azonban a valóságban ez nem elég információ ahhoz, hogy ilyen következtetést lehessen levonni. Lehetséges, hogy a projekt során elköltötték a költségvetés 50%-át, de csak 25%-át végezték el a munkának az adott idő alatt, ami azt jelenti, hogy nagyon rosszul áll a projekt. Vagy lehetséges, hogy az 50%-os költségfelhasználás mellett már a munka 75%-át elvégezték és a projekt a tervezetthez képest sokkal jobban halad. A Megtermelt érték módszertan ilyen és hasonló elemzéseket teszi lehetővé.