Megtermelt érték menedzsment

Hogyan használja a Megtermelt érték menedzsment modult

Bemutató videó

A Megtermelt érték módszertan (EVM - Earned value management vagy EVPM - Earned value project/performance management) egy olyan projektmenedzsment eszköz, amely lehetővé teszi a projekt előrehaladásának és teljesítményének objektív mérését. Egy integrált modellben az EVM pontos előrejelzést ad a projekt teljesítményéről és az esetleges problémákról, ezzel fontos információt biztosít a sikeres projektvezetéshez.

 

Tartalomjegyzék

Áttekintés

Hogyan éri el a funkciót

Hogyan hozzon létre új megtermelt értéket

Hogyan használja a funkciót

Újraszámítás manuális futtatása

Hogyan adja hozzá a modult a projekt-áttekintő oldalhoz és a személyes kezdőoldalához

Szerepkörök és engedélyek

Esetpélda

 

Áttekintés

Az EVM módszertan korai kutatása is kimutatta, hogy használata jelentősen befolyásolja a projekttervezést és kontrollt, valamint javítja a projektterjedelem pontosabb meghatározását és az átfogó projektteljesítmény elemzést. Az újabb kutatások bizonyították, hogy az EVM módszertan alkalmazása mellett az átlaghoz képest nagyobb arányban zárulnak sikeresen a projektek. Az elmúlt években tovább nőtt az EVM népszerűsége (pl. része a DFARS szabványnak), valamint alkalmazható akár szerződéses viták során is a projektstátuszok igazolására.

 

Általános információ az EVM-ről

  • Megtermelt érték menedzsment = Integrált projekt menedzsment módszertan
  • A módszertan integrálja és egyszerre kezeli a projektterjedelem (megtermelt érték), ütemezés (idő) és tervezett erőforrások (költségek) mutatószámait
  • Alaptervek meghatározásával létrehozza az elemzéshez a viszonyítási pontokat - az elmentett projektterv képezi a célértéket, a modellben ez Tervezett értékként (Planned Value) jelenik meg
  • A projekt előrehaladását a Megtermelt érték mérőszám (Earned value) jeleníti meg 
  • A terv és valós értékek összehasonlítása során olyan mérőszámokat alkot a modell, amelyek pontosan leírják a projekt állapotát költség és ütemezés szempontjából
  • Az EVM modell nem egy speciális eszköz, hanem egy olyan módszertan, útmutató, amely a vállalat kontroll folyamatainak alapját képezi

A Megtermelt érték modell lehetővé teszi, hogy integrált modellben mérje a projektháromszög értékeit

  • Terjedelem (az Easy Projectben a Megtermelt érték (EV) görbe mutatja)
  • Idő (az Easy Projectben a vízszintes tengely jeleníti meg)
  • Költség (az Easy Projectben a Tényleges költség (AC) görbe mutatja)

A megtermelt érték módszertan az alábbi kérdésekre ad választ:

  • A projekt az ütemezés szerint halad?
  • Az ütemezés szerint merülnek fel a költségek?
  • Mikor zárható le a projekt?
  • A tervezett költségkereten belül marad a projekt?

 

Hogyan éri el a funkciót

Mivel a Megtermelt érték (EV) egy projekthez kapcsolódó modul, ezért a projektbeállítások/modulok fülön belül kell engedélyezni. Az alapterv létrehozása feltétele a tervezett értékek számolásának és az EVM modell működésének, ezért ugyanitt engedélyezni kell az Easy Gantt és Easy Alapterv modulokat is. A beállítások után a képen látható módon a modulok megjelennek a projektoldal felső menüjében.

 

Hogyan hozzon létre új megtermelt értéket

Menjen a Projekt » Beállítások »  Megtermelt érték menübe és kattintson az Új gombra. Töltse ki a kötelező mezőket:

  • Típus - válassza ki a típust (a becsült órák alapján - most még csak ez elérhető)
  • Alapterv - válassza ki a megtermelt értékhez az alaptervet (bázist), vagy használja a jelenlegi projekt állapotot
  • Név - adja meg az értékelés nevét
  • Alapértelmezett - jelölje be, ha ezt a diagramot veszi alapértelmezettnek
  • Folyamatos újratöltés - Az adatokat újratölti minden futáskor (ez a művelet sok időt vehet igénybe). A Cron adatok minden nap frissülnek. Ez a beállítás azt jelenti, hogy az adatok nem frissülnek, hanem minden töröl és újratölt a rendszer, vagyis újraírja az elejétől.

 

Hogyan használja a funkciót

Mielőtt elkezdi használni az EV modult, először el kell végeznie a beállításokat a projektbeállítások/megtermelt érték menüben az alábbi felületen. Az oldal felső részén listanézetben láthatók a már létrehozott EV elemzések. A projekt előrehaladás során akárhány elemzést elmenthet és ezek között gyorsan tud nézetet váltani. Akár az összes elemzés más alaptervhez lehet kapcsolva, amelyet az EV diagrammon a Tervezett érték görbe jelenít meg. Ez lehetőséget biztosít arra, hogy összehasonlítsa a különböző projektcélokat a tényleges előrehaladással. A listanézetben szereplő elemzéseket szerkesztheti, törölheti, kijelölhet egyet alapértelmezettnek (ez jelenik meg a diagrammon) vagy létrehozhat egy új elemzést az Új gombra kattintva.

Az oldal alján lévő gyorsmenüben a megnevezés megadása után létre tud hozni Alaptervet a projekt jelenlegi állása alapján. A jobb oldalon listanézetben szerepelnek a projekt során eddig létrehozott alaptervek és a létrehozás időpontja, amelyeket szükség esetén törölni tud. Az alapterv jeleníti meg az elérni kívánt projektcélt, amit az EV diagrammon a Tervezett érték görbe jelenít meg. Az alaptervről még többet megtudhat az alábbi leírásban. Miután létrehozta az alaptervet hozzárendelheti egy új vagy már meglévő EV diagrammhoz. Ehhez az EV diagramm létrehozás/szerkesztés során a legördülő listából kell kiválasztani a megfelelőt, majd elmentenie a beállítást. A diagramm megjelenítéséhez nyissa meg a projekt felső menüsorában lévő megtermelt érték fület. Az eredmény az alábbi ábrához hasonlóan jelenik majd meg.

A Megtermelt Érték modellben használt mutatószámok jelentése:

Tervezett érték (PV - Planned Value) — Az elfogadott költségterv a projektterjedelem meghatározott határidőre való teljesítésére, avagy az ütemezett munka tervezett költsége (BCWS - Budgeted cost of work scheduled). Egy feladat teljes tervezett értéke (PV) megegyezik a feladat összes tervezett költségével (BAC - Budget at completion) Az Easy Project ezt az alábbi módon számolja: a kiválasztott alaptervben az összes ütemezett feladat tervezett idejére eső költség összege. Például a 4. hét végére összesen 4 házat kell építeni egyenként US$ 1000 költségből, akkor a PV US$ 4000.

Megtermelt érték (EV - Earned Value) — az elemzés napjáig ténylegesen elvégzett munkára eső tervezett költség, avagy az Elvégzett munka tervezett költsége (BCWP - Budgeted Cost of Work Performed). A mutató összegzi az egyes tevékenységekre eső teljes tervezett költségek (BAC) és az elemzéskor aktuális százalékos készültségi szintjük (PC – Project Completion) szorzatát (BAC*PC). Az Easy Project ezt az alábbi módon számolja: az összes projektfeladat összes százalékos készültségi szintjének aránya alapján. Például: a 4. hét végére, csak 3 ház készült el, az EV értéke US$ 3000.

Tényleges költség (AC - Actual Cost) — A ténylegesen elvégzett munkához kapcsolódó adott időpontig felmerült összes költség, avagy az elvégzett munka tényleges költsége (ACWP - Actual cost of work performed). Az Easy Project ezt az alábbi módon számolja: a projekt összes tevékenységének összes költsége. Például: a 4. hét végére, összesen US$4000- t költöttek el.

Az EV módszertan ezzel a három mutatóval generál olyan mutatószámokat, amelyek pontos képet adnak egy projekt állapotáról:

Ütemezés-eltérés (SV - Schedule variance) — A megtermelt érték (EV) és Tervezett érték (PV) különbsége. Megmutatja, hogy a projekt az ütemtervhez képest előrébb tart vagy késik, valamint ennek a mértékét is.

  • Ütemezés-eltérés (SV - Schedule variance) = Megtermelt érték (EV) – Tervezett érték (PV)
  • Ha a projekt elmarad az ütemtervtől az SV értéke negatív (azaz kevesebb teljesült a tervezetthez képest)
  • Ha a projekt ütemterv szerint halad SV = 0
  • Ha a projekt gyorsabban halad az ütemtervnél az SV értéke pozitív (azaz több teljesült a tervhez képest)
  • példa: a 4. hét végére SV = EV – PV = US$3000 – US$4000 = -US$1000 (késik a projekt)

Ütemterv-teljesülési mutató (SP - Schedule Performance) — Megtermelt érték (EV) és Tervezett érték (PV) aránya. Az SP jelzi a relatív arányt, amennyivel a projekt az ütemtervhez képest jobban vagy rosszabbul teljesít, ezért projekt ütemterv hatékonykoság-mutatónak is nevezik. Az SP segítségével meg tudja becsülni a hátralévő feladatok időigényét is.

  • Ütemterv-teljesülési mutató (SP - Schedule performance) = Megtermelt érték (EV) / Tervezett érték (PV)
  • Ha a projekt elmarad az ütemtervtől az SP < 1 (azaz kevesebb teljesült a tervezetthez képest)
  • Ha a projekt ütemterv szerint halad SP = 1
  • Ha a projekt gyorsabban halad az ütemtervnél az SP > 1 (azaz több teljesült a tervezetthez képest)
  • Példa: a 4. hét végére SP = EV/PV = US$3000/US$4000 = 0.75 (késik a projekt)

Költségeltérés (CV) — Az EV és AC különbsége azt mutatja meg, hogy az elvégzett munka a költségtervhez képest megtakarítást, egyezést vagy költségtúllépést eredményezett. A CV megmutatja, hogy a tervhez képest mekkora és milyen irányú az eltérés.

  • Költségeltérés (CV) = Megtermelt érték (EV) – Tényleges költség (AC)
  • Ha a projekt túllépte a költségkeretet a CV értéke negatív (az elvégzett munka túllépte a rászánt költségkeretet)
  • Ha projekt terv szerint halad CV = 0
  • Ha a projekt a költségkereten belül marad CV értéke pozitív (azaz kevesebb ráfordításból több feladat teljesült)
  • Példa: a 4. hét végére CV = EV – AC = US$3000 – US$4000 = -US$1000 (többlet költség)

Költséghatékonyság (CP) – EV és AC hányadosa. Megmutatja a relatív értéket az elvégzett munka és annak tényleges költsége között. Az értékeléskor kapott CP hányados alapján előre tudja jelezni a feladat hátralévő részére a várható költségeltérését.

  • Költséghatékonyság mutató (CP) = Megtermelt (EV) / Tényleges költség (AC)
  • Ha a projekt túllépte a tervezett költséget CP < 1 (az elvégzett munka túllépte a rászánt költségkeretet)
  • Ha projekt terv szerint halad CP = 1
  • Ha a projekt a költségkereten belül marad CP > 1 (azaz kevesebb ráfordításból több feladat teljesült)
  • Példa: a 4. hét végére CP = EV/AC = US$3000/US$4000 = 0.75 (többlet költség)

 

Újraszámítás manuális futtatása

 A Több menü » Adminisztráció » Ütemezett feladatok áttekintése » Megtermelt érték frissítése parancs futatásával újraszámolja a projekt jelenlegi állapota szerint a Tényköltség és Megtermelt érték diagramot, amelyet össze tud hasonlítani azzal a Tervezett értékkel, amit az EVM beállításakor meghatározott. The recalculation is done not only for the current day but applies all past changes on the project as well. That is what the setting Reload constantly does. If you keep the box unchecked, it will work as previously - on every recalculation only use changes made for the current day.

 

Hogyan adja hozzá a modult a projekt-áttekintő oldalhoz és a személyes kezdőoldalához

Egyszerűen személyre szabhatja a saját kezdőoldalát és projekt-áttekintő oldalát az adott lap alján található Oldal személyre szabása gomb megnyomása után. Az oldal különböző részeire beillesztheti a legördülő listából a kívánt modulokat. A Megtermelt érték modul hozzáadásához a képen látható módon jelölje ki azt a listában és mentse el a beállítást. 

 

Szerepkörök és engedélyek

Az EVM modul szerkesztése és megtekintése jogosultsághoz kötött. Ezt a Több menü » Adminisztráció » Szerepkörök és engedélyek menün belül állíthatja be. Válassza ki a szerkeszteni kívánt szerepkört és adja meg a jogosultságot a képen látható módon. Azért, hogy Tervezett értéket meghatározhassa szükséges az Alapterv készítésére és megtekintésére is beállítani a jogosultságot.

 

Esetpélda

’A’ projektet átfutása 1 év, X költségkerettel elfogadták.  Az ütemezés szerint a költségkeret 50%-a az első félévre esik. Ha 6 hónappal a kezdés után a projektmenedzser azt jelenti, hogy a költségkeret 50%-át elköltötték, akkor lehetne azt gondolni, hogy a projekt a terv szerint halad. Azonban a valóságban ez nem elég információ ahhoz, hogy ilyen következtetést lehessen levonni. Lehetséges, hogy a projekt során elköltötték a költségvetés 50%-át, de csak 25%-át végezték el a munkának az adott idő alatt, ami azt jelenti, hogy nagyon rosszul áll a projekt. Vagy lehetséges, hogy az 50%-os költségfelhasználás mellett már a munka 75%-át elvégezték és a projekt a tervezetthez képest sokkal jobban halad. A Megtermelt érték módszertan ilyen és hasonló elemzéseket teszi lehetővé.

Próbálja ki az Easy Project szoftvert ingyenesen

Minden funkció elérhető | SSL tanúsítvány | Napi mentések