Tudásbázis - dokumentációs rendszer

Hogyan használja a Tudásbázis modult

A Tudásbázis modul egy komplex megoldás arra, hogy a tudásmenedzsmentet integrálja az Easy Project rendszerébe. Ennek segítségével megőrizheti a feladatokhoz, projektekhez kapcsolódó tudást, kategorizálhatja, tárolhatja ezeket és megoszthatja más felhasználókkal, így a jövőbeli projektek során is hasznosítani tudja a megszerzett tudást. Továbbá ennek segítségével könnyen létrehozhatja a projektdokumentációit is.

 

Tartalomjegyzék

Áttekintés

Hogyan szerezze meg a plugint

Hogyan (de)aktiválja a plugint

Szerepkörök és engedélyek

Hogyan használja a plugint globális szinten

Hogyan használja a plugint projekt szinten

Tudásbázis szinkronizálása egyéb rendszerekkel

 

Áttekintés

Egyetért azzal, hogy a megfelelő tudásmenedzsment alapvetően szükséges a sikeres vállalkozások életében? Szerintünk igen, ezért is hoztuk létre a Tudásbázist és tettük elérhetővé az Easy Projectben. Ennek segítségével könnyen összegyűjtheti, kezelheti és megoszthatja a tudást a munkavállalói között. Ez segít az externalizációban (tudásmegosztás) és internalizációban (tanulás). Azaz támogatja a tudásmunkásokat (aki a tudás birtokában van) a tudásmegosztásban és eljuttatja ezt azokhoz a munkatársakhoz, akiknek meg kell tanulnia. Létrehozhat tudásbázis bejegyzést a feladatok frissítésekor is. Bármelyik frissítést vagy a teljes feladatot is elmentheti tudásbázis bejegyzésként, vagy közvetlenül új bejegyzéseket is létrehozhat.

A tudásbázis bejegyzéseket kategorizálhatja, címkézheti (tag – metaadat) és több entitáshoz is kapcsolhatja. Minden felhasználónak saját tudás mappája van. Javasolhat tudásbejegyzést egy másik felhasználó számára, kiküldheti e-mailben és követheti, hogy olvasták-e a bejegyzést. Nagyon hasznos a projekt dokumentáció elkészítésekor – minden olyan projekt információ, ami megjelenik a feladatokon elmenthető későbbi felhasználásra –, így az információ tudássá válik. Hasznos az új munkatársak betanításakor az átolvasandó tudás összegyűjtésére, szoftver kézikönyvek tárolására, ügyfélkommunikációs sablonok kezelésére, munkafolyamatok leírására vagy projekt dokumentációra.

Főbb jellemzők

  • Könnyen létrehozhat tudásbejegyzést a feladatokból – tudás rögzítése

  • Kategorizálhatóság + személyes/projekt kategóriák – tudásmegosztás

  • Tudásbázis bejegyzések kapcsolása projektekhez/feladatokhoz

  • Tudásbejegyzés továbbküldése felhasználók számára

  • A jobb oldali menüsávról gyors elérés biztosított

  • Teljes-szöveges keresés a tudásbázisban

 

Hogyan szerezze meg a plugint

Az Easy Project - Client zone-on keresztül tudja megrendelni a modult.

 

Hogyan (de)aktiválja a plugint

A felhőrendszerben a Több menü » Adminisztráció » Pluginok » Projekt tudásbázis menüben aktiválhatja és kapcsolhatja ki a modult.

Projektekhez kapcsolódóan a Beállítások (fogaskerék) » Modulok » Tudás modul kiválasztásával aktiválja/deaktiválja a funkciót. A jelölőnégyzet kiválasztása utána kattintson a zöld „Mentés” gombra, ezután megjelenik a felső menüsorban a Tudásbázis lap.

 

Szerepkörök és engedélyek

Több menü » Adminisztráció » Szerepkörök és engedélyek » Tudás résznél adhatja meg, hogy melyik szerepkörnek milyen jogosultsága legyen a tudásbázis szerkesztése és megtekintésére.

 

Hogyan használja a plugint globális szinten

A tudásbejegyzés lehet kategória nélkül is, de hozzárendelheti a projekt vagy globális szinten létrehozott kategóriákhoz is, akár többhöz is, függetlenül azok szintjétől.

A globális szint azt jelenti, hogy az ott létrehozott összes tudásbejegyzés automatikusan bekerül a globális adatbázisba, ami könnyen hozzáférhetővé teszi őket az Easy Project összes felhasználója számára, függetlenül a projekt tagságától és szerepkörétől. A Tudásbázis globális szintű használatához lépjen a Több menü » Tudásbázis menübe.

Az áttekintő felület teljesen személyre szabható. Kattintson a lap alján lévő Oldal személyre szabása gombra és állítsa be az igényeinek megfelelően. Számos modul közül választhat például szűrt tudásbázis bejegyzés listák, leggyakrabban használt címkék, 10 legújabb bejegyzés stb. Több lehetőséget már tartalmaz a mintaoldal.

A szűrt bejegyzés lista az alábbiak szerint is megjeleníthető:

Alapértelmezetten a bejegyzés nevét, kategóriákát és címkéit tartalmazza, de további mezőket is megjeleníthet az opció segítségével, ha a ceruza ikonra kattintva szerkeszti a modult. Eltávolíthatja a modult az oldalról a kuka ikonra kattintva. Ezeket a modul jobb felső sarkában találja. A jobb oldalsó szürke sávban további lehetőségek közül válaszhat. Létrehozhat új bejegyzést, globális vagy személyes kategóriát, elérheti az összes bejegyzést (függetlenül a kategóriáktól), kezelheti a meglévő kategóriákat, megjelenítheti a kedvencnek jelölt bejegyzéseket és a személyes kategóriákat. A személyes kategória jelölést csak a felhasználó látja, a bejegyzés láthatóságát ez nem befolyásolja.

Bármely bejegyzést a szokásos WYSIWYG / HTML szerkesztővel hozhat létre és szerkeszthet, ehhez csak kattintson a jobb oldali menüben a megfelelő gombra. Ha egy bejegyzést megnyitott, akkor a menüben az alábbi lehetőségek közül is választhat: hozzáadás a kedvencekhez, hozzáadás közös/személyes/projekt adatbázishoz, ajánlás felhasználóknak/csoportoknak, kapcsolás feladathoz vagy eltávolítás. Emellett címkéket (tag) adhat hozzá vagy távolíthat el. Ennek segítségével könnyebben lehet keresni az adatbázisban. A menü alján pedig látszanak azok a kategóriák, amelyekhez a bejegyzés kapcsolódik. A bejegyzés szerkesztésekor bármikor módosíthatja a kategorizálást.

A bejegyzések alján további információkat talál:

  • Hozzászólás – hozzászólást lehet fűzni a bejegyzéshez.
  • Előzmények – A bejegyzést érintő minden változás szerepel itt: módosítás időpontja, szerzője és a Diff összefoglalóban a módosítás tartalma is. Lehetőség van előző verzió visszaállítására is. Mindig a legújabb verzió szerzője szerepel a bejegyzésen szerzőként, a további szerzőket nem jeleníti meg az adatlapon.
  • Olvasók – Itt áttekintheti, hogy mely felhasználóknak ajánlották a bejegyzést és hogy ők elolvasták-e már azt.

 

Hogyan használja a plugint projekt szinten

A projekt szint azt jelenti, hogy a létrehozott tudásbázis bejegyzés automatikusan része lesz a projekthez kapcsolt  adatbázisnak. Csak a projekttagok tudnak keresni a projektadatbázisban. Viszont azok a nem projekt tagok, akiknek van jogosultsága a Tudásbázis megtekintésére, szintén elérik a rendszerben a projektekhez kapcsolt bejegyzéseket is, ha:

  • a globális tudásbázison keresztül keresik ki a bejegyzést (kategóriától független);

  • megkapták a bejegyzés direkt url linkjét; vagy

  • a jobb oldalsávon lévő menüben (villanykörte ikon) lévő keresőmezőben a bejegyzés címét beírják.

A projekten, ha aktiválta a tudás modult, akkor a felső menüsorban válassza ki a Tudásbázis lapot. Itt találja a projekthez kapcsolt bejegyzéseket, kategóriákat. A jobb oldali menüben tud új kategóriát vagy bejegyzést létrehozni vagy a meglévőket szerkeszteni, és átléphet a globális tudásbázisba is.

 

Tudásbázis szinkronizálása egyéb rendszerekkel

Példák a használatra:

  • nyilvános tudásbázis a weben

  • web alapú ticketing rendszer – megoldási javaslatok

  • tudásbázis bejegyzések létrehozása ügyfelek számára – fórum típusú közösségi support

  • REST API a Tudásbázisra

Próbálja ki az Easy Project szoftvert ingyenesen

Minden funkció elérhető | SSL tanúsítvány | Napi mentések