Pannon Solar Boat Team: az Exceltől a teljes projekt és csapat átláthatóságig
2023 január
Veszprém, Magyarország
Solar Boat építés, egyetemi projekt
25
Fedélzeti és támogató IT, fedélzeti elektronika, teljesítményelektronika, gépészet, közösségi média és PR
A Pannon Solar Boat Teamnek nagyobb átláthatóságra volt szüksége a projektekben és a feladatokban, mivel Excelt használtak a feladatok kiosztására. Ennek a hallgatókból álló közösségnek - mely egy napelemes hajót épít az egyetem támogatásával - minden részlege feladatait egyazon helyen kellett kezelnie. Az Easy Projectet könnyen használható interfésszel és magyar támogatással vezették be. Most főként a Kanbant és a Ganttot használják a jobb együttműködés érdekében.
Nehézségek az Easy Projectre váltás előtt
A korábban használt szoftver nem volt kellően áttekinthető, és nem adott kellő támogatást a felület jobb megismeréséhez. Ezt megelőzően a feladatok meghatározása és delegálása Excelben történt. Ez nem tette lehetővé a dinamikus változásokat, és nem tudták nyomon követni a részlegek terhelését, ami az egyetemi ösztöndíjrendszer miatt fontos számukra - mivel ez alapján határozzák meg a részlegek díjazását. Nagy szükségük volt a jobb átláthatóságra projektjeik és feladataik tekintetében.
A megbízás
Teljesítendő elvárások
- Jól megtervezett feladatok minden részlegben
- A csapattagok terheltsége feladataik során
- A csapatvezetők lássák, hol tart a projekt
Eljött a bevezetés ideje
Előkészületek
Az egy hónapos próbaidőszak alatt próbálták feltérképezni a szoftver által kínált lehetőségeket, hogy a jövőben elkészíthessék ütemtervüket. Létfontosságú, hogy minden részleg feladatait egy helyen tudják kezelni.
A próbaidőszak után első körben bevezették a szoftver használatát az egyik részlegükben, hogy a felhasználókkal együtt láthassák a site kezelését, és az ebből szerzett tapasztalatok alapján kiterjesztették a többi csapatra is.
Tréning
A szoftverbemutatón elsősorban a csapatvezetők vettek részt. Ezt követően először egyikük készített feladatokat csapataik számára, ami aztán a szoftver bevezetését eredményezte. Ezután a szoftver fokozatosan vált elérhetővé a többi csapattag számára.
Mik voltak az eredmények?
Az Easy Project bevezetésével az alábbiakat érték el:
- Egyetlen eszközzel kezelik minden részleg feladatait
- Könnyen használható felületet
- Támogatást (magyar nyelvű segítségnyújtással)
- Sokféle elérhető nézetet (melyek közül a Gantt és a Kanban a leggyakrabban használtak)
Szendi-Joó Inez
Az Easy Project választásának fő oka az alkalmazkodóképesség volt. Nehéz egy, bonyolult és változatos mérnöki feladatokat és folyamatosan változó igényeket kezelni képes szoftvert használni - a marketing megjelenések időzítésétől a csapattagok terheltségéig minden könnyen kezelhető a szoftverben.
A leggyakrabban használt funkciók
- Kanban és projekt áttekintés - mi a feladat és éppen melyik folyamatban van, így optimalizálhatók a vezetői megbeszélések és kezelhetővé tehetők a folyamatok
- Gantt-diagram és feladatok követése - a hajóépítés sok kis feladatból és részfeladatból áll, ezeket alprojektek és részfeladatok segítségével képesek apró munkákra felosztani.
Ki a Pannon Solar Boat Team?
A Pannon Solar Boat Team egy egyetemi hallgatókból álló közösség, mely napenergiával működő hajót épít. A csapat nagyjából 25 tagból áll, akik a Pannon de tagjai. Általában több különálló rész létezik, mint a fedélzeti és támogató IT, a fedélzeti elektronika, a teljesítményelektronika, a gépészet, a közösségi média és a PR. Az építés fő támogatója az egyetem - nem csak pénzügyileg, de az oktatók is részt vesznek, és segítik a projekt megvalósulását.
