Projekt portfólió kezelés a termelési ágazatban - Bosch Diesel esettanulmány
Manufacturing
4 400+
Bosch Diesel s.r.o Jihlavában Bosch csoport része, és egy olyan telepet üzemeltet, amelynek fenntartási költségei 700 millió eurót is elérik. 1994-ben 160 munkást foglalkoztattak, majd fokozatos fejlődéssel ma már a csoport egyik legnagyobb termelési egysége a dízelbefecskendezéses rendszerek számára.
Bosch Diesel története
Az Easy Project előtt a menedzsment jórészt Excel táblázatoka gyűjtötte az adatokat. A projektek/ termelési folyamatok egy belső webes rendszerben kezdődtek, amelynél a megrendelő fél definiálhatta a szükségleteit, amelyeket aztán átvitték az Excel táblázatokba a feldolgozáshoz. Ez mellett a géppark és a munkaerő kapacitásainak felméréséhez a menedzsmentnek egy másik Excel táblázatot kellett figyelembe venni. Az egész projekt teljes tervéhez több Excel lapot kellett megnyitni, megtárgyalni, és manuálisan frissíteni.
A hátrányai ennek eléggé világosan láthatók. A fájlokat egy megosztott hálózati meghajtón tárolták, ameddig egy felhasználó nyitva tartotta egyiküket, a másik munkatárs nem férhetett hozzá a tartalmukhoz, és a tervezési folyamat eléggé kaotikussá vált, mivel a Bosch Dieselnél több tucat menedzser dolgozott több száz projekten egyszerre. A manuális információmásolás elkerülhetetlenül hibákhoz vezetett, amely nagy költségeket okoz a termelési ágazatban. Ezenfelül a rossz erőforrás-kihasználtság és ennek tervezése további plusszal terhelte a folyamatot. A tervezés hiányosságai a szállítási időt késleltették, amely az ügyfelek elégedetlenségét hozta magával. A manuális másolgatás és Excel táblázatfrissítés nem a leghatékonyabb felhasználása a jól képzett és drága szakemberek idejének.
Dízel befecskendezéses rendszerrészek készítője
3 telephely a legnagyobb munkaadó a régióban
Bosch Diesel munkásai: +4400
A Bosch Diesel nagyon komolyan veszi a versenypályázatokat. Minden számításba jövő rendszert egy pilótaprojekten tesztelnek legalább fél évig. A mélytesztelés elvégeztével az Easy Project a legjobb megoldásnak bizonyult.. Ebben az időben a Jira, MS Project, Wrike és Asana is kapott esélyt.
Easy Project implementáció a Bosch Dieselben
Easy Project implementáció a Bosch Dieselben nagyon komplex volt. Ennek ellenére a Bosch minden projekt paramétert világosan definiálhatott az Easy Project alap és személyre szabott mezőivel, amelynél segítséget is kaptak.
A kezdeti szakasz könnyű volt, de nehézségek léptek fel, amikor a belső rendszerből át kellett vinni az adatokat az Easy Projectbe. Mivel a belső rendszer nem rendelkezett API-val vagy másféle integrációs lehetőséggel, csak az Excelen keresztül lehetett ezt megoldani. Így az összes projektet az előre definált paraméterekkel lehetett importálni.
Ezek után a kiszolgálóval merültek fel gondok, mivel a Bosch biztonsági előírásai szerint minden rendszert csak tűzfalon keresztül lehet elérni. Az Easy Project Linuxon fut, és a rendszert valamint a kiegészítő csomagokat a repókhoz való elérés nélkül. Ennek ellenére találtunk egy elegáns megoldást, a Bosch Diesel Easy Project implementációja Dockerben fut, minden virtualizálva van, és a rendszer üzembe állításához csak a docker képfájlra van szükség.
Mivel az Easy Projectet több tucat menedzser használja, a szokásos internetes tanfolyam helyett a telephelyen szerveztük meg a tréningeket. Több alkalommal folytak, külön a felsővezetés, külön a projekt menedzserek számára. A képzéseket műhelyformában tartottuk, mivel ez bizonyult a leghatékonyabb tanulási módnak. A vizuális prezentációk mellett feladatokat kellett az Easy Projectben végrehajtaniuk. Az interaktív műhelymunkák után a menedzserek több részletre emlékeztek, és még több hajlandóságot mutattak az Easy Project funkcióinak felfedezésére.
Easy Project legfontosabb előnyei a Bosch Dieselben
A termelési ágazatban működő vállalatnak a produkciós folyamat megtervezése kulcsfontosságú. Mivel a termelét végző gépek a legdrágább erőforrásnak tekinthetők a Bosch Dieselben és más hasonló vállalatokban a legető leghatékonyabb felhasználás a kifizetődőség legfontosabb alapfeltétele. Az Easy Project erőforrás tervezési lehetőségeivel ezt teljességgel meg tudták oldani. Az Easy Project jól vizualizált erőforrás kezelésének köszönhetően a Bosch Diesel könnyen a legkorábbi és legpontosabb szállítási időt tudta az ügyfeleknek megadni.
A másik lényeges előrelépés a Boschnál, amit az Easy Project hozott, a projektkezelés hatékonyságának növelése volt. Az Easy Projecttel a menedzserek több projekten is dolgozhatnak egyidőben. A projektek menedzselése most már intuitív, jól vizualizált, és még pontosabb. Az Easy Projecttel megszabadulnak a táblázatok kézi frissítéséből és másolásából adódó hibáktól, amely előbb gyakran előfordult a Bosch Dieselnél. Most már a tárolt információk teljességel megfelelnek a valóságban tapasztalható állapotoknak. A tervezési és kezelési hibák eliminálásával a profit nőtt, a költségek pedig csökkentek.
Ezenfelül az Easy Project a Bosch Dieselnél javította a csapatmunkát is. Az információcsere állandóan stagnált az Excel táblázatok miatt, lehetetlen volt az adatokat időben eljuttatni és csapatként működni. Egy olyan környezetben, ahol az erőforrások megosztása a kifizetődőség kulcsa, az Excel táblák nem biztosítottak elég funkcionalitást. Az Easy Projectel a Bosch Diesel azonnal elérhetővé tette az információkat, olyan együttműködést hozva létre, amelynél minden egyes menedzser a csapat tagjaként még több értéket képviselt.
A legtöbbet használt projektkezelési eszközök a Bosch Dieselnél
Project Portfolio Gantt Chart
A Bosch Diesel projektmenedzserei több tucat, akár több száz projektet kezelnek egyidőben. A Portfolió Ganttal figyelemmel kísérhetik a projektek folyását, fázisait, és észreveszik a lemaradásokat.
Erőforráskezelés
A Bosch Diesel több csapata dolgozik egyidőben egy projekten , általánosságban akár 100 személy is részt vehet, ezért az erőforráskezelési eszköz kulcsfontosságú. Az előre nem tervezett munkáshiány azonnal feltűnik és a projektmenedzser gyorsan újratervezheti vagy átadhatja a feladatot másnak.
Részvételi nyilvántartás
Az erőforrások megfelelő kezeléséhez nélkülözhetetlen a csapattagok részvételi nyilvántartása, amely könnyen végrehajtható a hasonló nevű modullal.
