Projektmenedzsment globálisan kiterjedt csapatokban
Egy új sorozatot indítunk, ami dedikáltan a távmunkában végzett projektmenedzsmentről szól. Fokozatosan megvizsgáljuk a legjobb módszereket, folyamatokat és eszközöket, melyek segíthetnek projektjei irányításában otthonról vagy a világ más helyeiről dolgozó csapattagokkal.
Még a Cseh Köztársaságban is könnyen megtörténhet velünk manapság, hogy egy globális összetételű csapat tagjaivá válunk. Ahhoz, hogy munkaeszközével kezelni tudja az idegen nyelveket és a feladatok időzóna-eltéréseit, leggyakrabban nemzetközi vállalatban vagy szervezetben szerzett tapasztalat szükséges. Ma még a kisebb cégek – és szinte kötelezően a startupok – is nemzetközi csapattal rendelkeznek, és gyakran dolgozunk olyan alvállalkozókkal, akik szabadúszó digitális nomádok.
Tehát, akár egy másik országból dolgozó kollégájával, akár egy Bali tengerpartján ülő szabadúszóval beszél telefonon, a globálisan szétszórt csapatok manapság egyáltalán nem számítanak különlegességnek. Hogyan, milyen megközelítéssel érdemes egy ilyen csapatot menedzselni?
Időzónák és munkaszüneti napok
A felkészülésnek egy ilyen együttműködésre ideálisan már az első meeting előtt meg kell történnie. Tudta, hogy egy globális csapat nagy része egy vagy két országban dolgozik? Szinkronizálja naptárát és névjegyzékét a külföldi kollégákkal, így áttekintést nyerhet szabadságaikról és munkaszüneti napjaikról, valamint közvetlen munkatársaikról. Továbbá kérje csapattagjaitól, hogy rögzítsék külföldi utazásaikat, így időről időre beütemezhetnek egy-egy személyes megbeszélést.
A globálisan kiterjedt csapatokban a projektmenedzsment során tipikus problémát jelent az időzónák közötti eltérés. A gyakorlatban vannak olyanok, akik emiatt több adót, járulékot kénytelenek kifizetni a kései túlórák vagy a korábbi munkakezdések miatt. Amikor videóértekezleteket vagy csoportos hívásokat ütemez be, próbálja csapattagjai között igazságosan elosztani a kellemetlen időpontokat. Végül, de nem utolsósorban, ne feledje az északi és déli féltekék eltérő évszakait (Ausztráliában kevésbé kellemetlen a korai ébredés decemberben, mint mondjuk Prágában), és az egyeseknek kellemetlen nyári időszámítást – kellemetlen, mivel nem mindenhol van ilyen, és Észak-Amerikában egy héttel később kezdődik, mint Európában.
Nagy ereje lehet a kommunikációnak
Lehet, hogy külföldi munkatársai nem az Ön csapatába tartoznak, és még ha következetesen nyomon is követi és szinkronizálja is a projekt naptárakat és fejlesztéseket, és kapcsolatot tart velük videóhívásokkal, a bolygó másik oldalán lévő csapattag prioritásai nem biztos, hogy egyeznek az európai fejlesztők eredményeivel. Ha lehetséges, kommunikáljon a csapattagokkal (itt jön képbe a kontaktlista szinkronizációjának fontossága, amit az Easy Project beépítetten tud), akik egy helyen vannak és az egész csapattal is. Figyelje a lehetséges kockázatokat és konfliktusokat a jól időzített és korrekt kommunikációjával.
A globális csapatokban, melynek oly sokan tagjai vagyunk manapság, leginkább angolul zajlik a kommunikáció. Ez azonban nem jelenti azt, hogy mindenki folyékonyan beszéli a nyelvet, vagy hogy a csapata tagjai mind ismerik a hagyományos szólásokat, szófordulatokat és magasröptű szleng kifejezéseket. A konferencia- vagy videóhívások során kövesse a szabályt, hogy a kevesebb néha több. Legyen tömör, használja az angolt úgy, hogy ne adjon helyet a félreértéseknek, illetve csapattagjai ne érezzék magukat alulképzettnek, mivel nincsenek Önnel egy nyelvi szinten. Ha nem anyanyelve, ne fordítson különösebb figyelmet az akcentusára, mivel az a legtöbb angol anyanyelvű számára valószínűleg könnyen érthető lesz.
Még ha az Ön cége lassabban is halad a globális üzleti jelenlét felé, ha ez mégis sikerül, Ön hosszú távon tervezhet, mivel a videós megbeszélések és konferenciák mindennaposak lesznek az életében. Ezek a tippek csak némi támogatást hivatottak adni az alapvető tudása mellé, hogy segítsenek Önnek átvergődni a kulturális különbségeken, és teljesen kihasználhassa szétszórt csapata tagjainak minden erejét és tudását.
