Amikor a projektek átfedik egymást – stratégiák több projekt egyidejű kezelésére

Terjedelem, határidők és erőforrások. A három kritikus terület a projektmenedzsmentben, melyek könnyen problémák forrásává válhatnak, különösen azért, mert ha problémák merülnek fel az egyik területen, azok természetszerűen érezhetővé válnak a többi területen is.

Terjedelem

Ha helyesen tervezi meg projektjét, az elvárásoknak megfelelően próbálja a lehető legtöbb munkát a legkisebb költségen megszervezni. Ezért, ha egy projekt terjedelme növekszik, nem lesz elég kapacitása és erőforrása az első projektre, és hamarosan a többire sem. Ez a helyzet önmagában is nehezen kerülhető el, még akkor is, ha az ügyféltől nem gyakorol nyomást Önre a feltételek módosítása miatt.

Javaslatunk az ilyen hullámvölgyek kiküszöbölésére az, hogy következetesen tervezze meg a projekten végzendő munkát, például a munkalebontási struktúrával (WBS). A WBS használatával átfogó áttekintést kaphat a projekt terjedelméről, és megfigyelheti – vagy másoknak megmutathatja -, hogy további feladatok hozzáadása vagy a terjedelem növelése hogyan befolyásolja a folyamat más részeit, és a többi projektet, amin dolgozik.

Határidők

A több projekttel való képzeletbeli zsonglőrködés második nagy kihívása az idő megszervezése és a határidők védelme. A projekt időrendjének tervezésekor becsléseket kell használnia, melyek a korábbi tapasztalatokon alapulnak. Ez egy remek alkalom arra, hogy hozzánk forduljanak, ugyanis az új Easy Project képes automatikusan kiszámolni egy feladat elkészülésének dátumát a feladat időtartama alapján. Nem szabad azonban nagyon rábízni magunkat ezekre a becslésekre – emlékezzen arra, hogy ezek még mindig csak becslések, melyek egy új projekten nem biztos, hogy megállják a helyüket a projekt saját követelményei miatt.

Ha ezt követően helytelenül tervezzük meg az egyes fázisokat, az első fázis késése miatt az egész terv kártyavárhoz hasonlóan omlik majd össze. Az ebből kialakuló káosz azonnal tovább terjed a többi projektre, majd hirtelen mindenhol csúszás alakul ki. Ezek a helyzetek könnyedén elkerülhetők egy kényelmes időtűrés hozzáadásával (például a becsült idő 20%-a), amivel elhalasztjuk a végső dátumot, ezzel kialakítva egy sokkal kényelmesebb szituációt és kevésbé feszült környezetet több projekt menedzselésére.

Erőforrások

Ahogy azt már többször is elmagyaráztuk, a kapacitás tervezés elválaszthatatlan a projektmenedzsmenttől. Ahhoz, hogy jól dolgozzon együtt csapata tagjaival és hatékonyan használja ki képességeiket, látnia kell a munkaterhelésüket. A projektekben általában azonos célokért hajtanak (designerek, programozók, stb.), és pontosan ekkor érdemes egy projektmenedzser szoftver felé nyitni.

A megfelelő eszközökkel pontosan tudni fogja, kit használhat a projektjében, és ki az, aki már teljes kapacitásában mással foglalkozik. A minőségi projektmenedzsment alkalmazások ezt követően csak a rendelkezésre álló erőforrásokkal engedik dolgozni, aminek köszönhetően a gyakorlatban számos konfliktus és időütközés elkerülhető, ami számos projektjét képes lenne elsüllyeszteni.

Összegzés

Tehát ha egyidőben több projektet menedzsel, javasoljuk, hogy használja ezt a három alapvető stratégiát. Kezdje egy óvatos munkalebontási struktúrával, ne állítson fel szükségtelenül kemény határidőket, és az időbeosztás tervezésekor dolgozzon foglalásokkal. Aztán használjon moden eszközöket, melyek segítenek az erőforrások és kapacitások szervezésével, így a projektek követelményei nem fedik egymást és nem kerülnek az Ön és cége számára szükségtelen konfliktusokba vagy pénzbe.