Egy új projektet kezel? Mielőtt belevág, válaszolja meg ezt a 11 kérdést!

1. Mi a projekt célja?

Ennek a kérdésnek több értelmezése létezik, az első tisztán gyakorlati. Mi legyen a projekt végső kimenetele? A legtöbb esetben nem csak egy kimenetel létezik, hanem egy sor teljesítendő tétel, több fázison keresztül. Az első kérdésre válaszolva, egy egyszerű lista elegendő a teljesítendő tételekről. A teljesítendő tételek listája egy ellenőrzőlista szerepét is betölti a projekt során.

2. Mi a projekt valódi célja?

A második értelmezés valamivel bonyolultabb, de szintén nagyon fontos. A projekt célja nem maga az eredmény, hanem az a hatás, amit az eredménynek ki kell váltania. Egy új weboldalt alakít ki? Mit vár az ügyfél ettől a weboldaltól? Ön hogyan méri a sikerességet? Milyen irányt kell követnie? Találja meg csapatával a válaszokat ezekre a kérdésekre, és tartsa ezeket észben a teljes projekt során.

3. Mi NEM a projekt célja?

Amilyen fontos felállítani a projekt céljait, olyan fontos tisztázni azt, hogy mi NEM a projekt célja. A kimenetelek tisztázása után célszerű a projekt összes szakaszát külön is átgondolni és közösen ellenőrizni azzal, aki a projekt egyes szakaszainak átadásáért felelős. Hasonlóan, tanácsos átbeszélni az ügyféllel, hogy mik az elvárásai a projekt hatását illetően, és meg kell próbálni kizárni a valótlan elvárásokat. Így lehet a legjobb módon elkerülni a lehetséges nézeteltéréseket és a be nem tervezett plusz munkát.

4. Mennyi időnk van rá?

A projektnek jó eséllyel előre meghatározásra kerül az átadási határideje. Még ha korábban egy sor olyan projektje is volt, melynek határidejét újra és újra eltolták, akkor is komolyan kell vennie a határidőket. A határidők segítségével értheti meg a projekt idővonalát, így pedig a projektbe fektetendő munka szerkezetét. Egy jól átgondolt határidő meghatározása segít kiválasztani a projektmenedzsment megfelelő stratégiáját. Bár bizonyos határidők rugalmasabbak, fontos, hogy legalább belső határidőket szabjon meg, ideálisan közbenső lépésekkel, melyek segítenek csapatának a projekt haladásának követésében.

5. Ki a valódi ügyfél?

Azok, akik már megvalósítottak egy projektet egy nagyobb cégnek, biztosan megtapasztalták azt a helyzetet, amikor a projekt utolsó fázisában az Ön számára addig ismeretlen emberek kommentálják a teljesítendő tételek jellegét és formáját. Ez egyáltalán nem rossz dolog, hanem általában a belső cégpolitika függvénye, és nagyobb cégekben ez egyszerűen egy általános folyamat. Optimális esetben azonban Ön el akarja kerülni az olyan helyzeteket, melyekben valaki nagy változást kér a projekt vége előtti héten. Tisztázza a másik féllel a projekt kezdetén, hogy kit vonnak be a döntéshozatali folyamatba, és próbálja korlátozni a résztvevők számát.

6. Ki az Ön kapcsolattartója?

Többek között tisztázni szükséges a másik féllel, hogy ki az összekötő. A legvalószínűbb, hogy ez az a személy lesz, akivel Ön folyamatosan kommunikál a projektről. Mindazonáltal fontos megbizonyosodni arról, hogy vészhelyzetben, illetve ad hoc döntéshozatal során ő a felelős személy. Amikor Ön tisztázza ezeket a pontokat, egyértelműen határozza meg az általa preferált kommunikációs csatornát (pl. e-mail, Viber, telefon).

7. Ki dolgozik a projekten?

Ennek ideális esetben egyértelműnek kell lennie. Ha Ön már ismeri a projektmenedzsmentet, ezt a kérdést önmagában is meg tudja válaszolni. Bonyolultabb lehet ennél a helyzet, ha egy már elkezdett projektbe kapcsolódik be, egy Ön által nem ismert csapatban. Azonban még innen is könnyen felzárkózhat a többiekhez. Mire kell elsődlegesen figyelnie? Az egyes személyek szerepére, illetve a szükséges képességek, tapasztalat és idő meglétére. Ezen belül allokáljon plusz forrásokat és támogatást akkor, ha úgy érzi, hogy nincs megfelelő képesség/tapasztalat/idő allokálva.

8. Ki a célcsoport?

Egy projekt leszállítása során könnyen megtörténhet, hogy az ügyfél vagy bármely másik fél kívánságait bármi áron próbáljuk kielégíteni. Ezek a kívánságok azonban nem mindig fedik le a projekt céljainak teljesítését, amiről a 2. kérdésben volt szó. Ezért egy projekt során ne felejtse el, hogy ki a célcsoport. Még ha néha szélmalom-harcnak tűnik is, kérje meg ugyanerre az ügyfelet is.

9. Mire van szükségünk?

Önnek és csapatának megvan minden szükséges eszköze? Erre a tényezőre is gondolni kell, és ha szükséges, biztosítani kell a megfelelő technológiát. Minden a megfelelő projektmenedzsment szoftverrel és a bétatesztelő részleggel kezdődik. Minden elérhető, ami szükséges, vagy be kell még szereznie valamit erre az esetre?

10. Csinált már ilyet valaki valaha?

Ezt mind a szűkebb, mind a tágabb értelmében értjük. A projekt olyasvalamit valósít meg, amit korábban már csinált a cég? A versengő szervezetek az Ön termékéhez/projektjéhez hasonlót kínálnak? Létezik egyáltalán ilyen a piacon? Másik kontinensen? Ahol csak tud, keressen inspirációt, sablonokat és mintákat. Ha innoválni akar, az lenyűgöző, de nincs szükség a kerék újra feltalálására.

11. Mi állhat az utunkba?

Az akadályokkal az a probléma, hogy általában lehetetlen megjósolni azokat. Mielőtt azonban belekezd a következő projektjébe, legalább gyakorlásként próbálja megjósolni az akadályokat. Gondoljon a korábbi projektekre és arra, hogy mi romolhat el ez alkalommal, és mi okozhatja azt, hogy a sikeresség felé tartva elbukunk. Arra is gondoljon, hogy ki lesz felelős az ilyen problémák megoldásáért, és hogyan célszerű ezeket megközelítenie.

Végül az utolsó ajánlás: ezt a 11 kérdést a projekt kezdetekor kell megválaszolnia. Mivel azonban a projekt különböző részei hirtelen változhatnak, célszerű újra és újra kérdőíveket kiadni és frissíteni azokat, ha a fennálló helyzet azt kívánja.