Hogyan kezelhetők biztonságosan a fix határidejű projektek

Ezek gyakran például egy adott napon hatályba lépő törvénnyel kapcsolatos projektek; vagy olyan projektek, amelyekben a külső beszállítók munkája egymást követi; vagy olyan események, amelyeknél a projekt közvetlenül kapcsolódik az esemény dátumához.

A határozott idejű projektek kihívást jelentenek a projektmenedzsment és a tervezés szempontjából, mivel korlátozzák a helyzet tetszésünk szerinti elemzését és tervezését, ehelyett a körülmények által meghatározott menetrend ránk kényszeríti magát. A kezdeti elemzést ezért nagyon hatékonyan szükséges elvégezni, mert annak meghosszabbításával a megvalósításra szánt időt veszítjük el. Ezek alapján azonban még mindig össze kell állítani egy erőforrás menedzsment tervet, ezért nem tanácsos elhamarkodni ezt az elemzést.

Mint mindig, ezúttal is szeretnénk segíteni Önnek jobb eredmények elérésében a projektmenedzsment során, ezért négy tippet adunk arra, hogyan lehet sikeresen megtervezni az időkorlátos projekteket. Különösen ilyen projektekhez javasoljuk az Easy Project eszközök használatát, amelyek segítenek a projekt munkájának vizualizálásában, ideális esetben egy idővonalon keresztül.

Tervezzen visszafelé, de óvatosan

Ha szokása a határidő alapján visszafelé megtervezni a projektet, akkor tudnia kell, hogy könnyen előfordulhatnak pontatlanságok. Könnyedén kihagyhatja a teljes tevékenységeket, pontosan megbecsülheti a feladatok időszükségletét a rendelkezésre álló adatok szerint a feladatok ténylegesen időszükséglete helyett, és a végén ráadásul nem biztos, hogy a projekt egyes részeinek sorrendje optimális. Nem kell kerülnie a visszafelé történő tervezést, de használjon vizuális idővonalas eszközöket, és számítson a buktatókra, melyek egy ilyen megközelítés kísérői.

Bontsa le a projektet alapvető részekre

A projekt kritikus útvonalon belüli lebontásának köszönhetően képes lesz elkülöníteni a leglényegesebb részeket, amelyek nélkül a projektet nem lehet befejezni. Ezután fordítsa rájuk a csapat figyelmét, hogy időben eljussanak hozzájuk, vagy meg kell erősítenie csapatát, hogy képes legyen kritikus alkatrészeket szállítani. Ugyanakkor készüljön fel az ügyféllel vagy partnerekkel folytatott komplex megbeszélésekre a projekt olyan részeiről, amelyeket nem lehet megvalósítani.

Dolgozzon párhuzamosan

Fix határidővel rendelkező projekteknél felejtse el a vízesés módszert, és barátkozzon meg az agilis tervezéssel, valamint egy Gantt asszisztenssel! Párhuzamosan kell dolgoznia a projekt minden olyan részén, amely ezt lehetővé teszi, bár alapból inkább nem tenné ezt. Ezekben az esetekben, az erőforrások lefoglalása és a munkatársak kapacitásának megtervezése során fel kell készülnie az ilyen helyzetekből adódó szükséges beállításokra és javításokra.

Állapodjon meg egy dátumban

Kipróbált mindent, ami működött? Kiszámította a projekt bonyolultságát az összes rendelkezésére álló túlórával, és mégis arra a következtetésre jutott, hogy ez nem teljesíthető? Akkor nem marad más hátra, mint leülni az érdekelt felekkel és megbeszélni a lehetőségeket.

Őszintén kell kezdenie: tegye világossá, hogy nem csak jobb pozícióról próbál tárgyalni! Meg kell győznie az ügyfeleket vagy a vezetést arról, hogy a projekt időben történő megvalósítása egyszerűen lehetetlen. Készítsen érveket az ilyen tárgyalásokhoz, ideális esetben egy ütemterv formájában, amely tartalmazza a költségeket és az esetleges költségtúllépéseket.

Akinek erről döntenie kell, annak két lehetősége van. Lecseréli Önt egy olyanra, aki lehetetlen időn belül ígéri a teljesítést, vagy eszközöket és erőforrásokat biztosít Önnek az időben történő teljesítéshez. Olyan esetekben, amikor ez lehetséges, tárgyalhat a szállítási határidő elhalasztásáról. Végül, a tapasztalt projektmenedzserek tudják, hogy a határidőket nagyon gyakran csak elméletben szabja meg az, aki nem is ismeri a projekteket felépítő munka hátterét.

Végül két tényező fontosságát szeretnénk kiemelni a projekt tervezésében és a projektek időben történő kezelésében. Először, a projektvezetőnek képesnek kell lennie a szükséges erőforrások és azok mennyiségének kialkuvására. Nem akarhat olyan helyzetbe kerülni, hogy egy projektnek teljesíthetetlen határideje van, és ha a kezdetektől fogva elég kapacitásról beszél, nem is kell. Másodszor, ha időigényes projekteket kezel, ne féljen a csapata mikromenedzseléséhez fordulni. Ezek olyan helyzetek, amikor egyszerűen mindenkinek teljes sebességgel kell haladnia egy adott ideig, és ilyenkor az Ön személyes részvételére és felügyeletére van szükség.