Képes erre a projektmenedzsere? A projektmenedzsment 8 kihívással teli szempontja

Még ma is, amikor az interneten ingyenesen érhetők el projektmenedzsment eszközök. sok projekt kudarcot vall annak ellenére, hogy erőfeszítéseket tettek a sikeres befejezésükre. A rossz tervezés, a módszertan hiányos ismeretsége, a figyelmetlenség, a megfelelő eszközök hiánya és végül a kevés vagy hiányzó elkötelezettség oda vezet, hogy kudarcot vall az, aki projektmenedzsernek adta ki magát. Milyen tudással kell rendelkeznie egy igazi projektmenedzsernek?

A kommunikáció központja

Napjaink rendkívül versengő környezetében a vállalatok szó szerint versenyeznek azért, hogy ki válaszoljon korábban az ügyfelek kéréseire, megjegyzéseire és inputjaira. A projektmenedzser összeköttetésként szolgál az ügyfél és a csapat többi tagja között, biztosítva ezzel a kommunikáció gyors és hatékony lebonyolítását.

Az ügyfelet ezután képviselheti egy fiók vagy a csapat egy másik tagja, akivel a projektmenedzser végül tárgyal a projekt irányításában. Fontos, hogy a felek minden fontos információt megkapjanak, érthető formában.

A stratégia ellenőrzése

Minden ügyfélnek megvannak a maga stratégiai céljai, amelyeket megpróbálnak elérni a projekttel. A projektmenedzsereknek alaposan figyelniük kell arra, hogy a projekt iránya összhangban áll-e az ügyféllel kitűzött célokkal. Ezért ellenőriznie kell, hogy a projekt valóban működőképes üzleti megoldást kínál-e, vagy megfelelő érvekkel kell szolgálnia a megvédéséhez.

A célok nyomon követése

A projektmenedzser felelős egy konkrét tervért, mely a célok megvalósulásához vezet. Feladata ezután a projekt előrehaladásának figyelemmel kísérése és ha szükséges, beavatkozással biztosítani, hogy a többi részegységért felelős csapattagok tisztában vannak a célokkal, és ezáltal garantálják a sikeres előrehaladást. A projektmenedzsment tehát nemcsak a feladatok meghatározásában és felosztásában áll, hanem a csapattal folytatott folyamatos kommunikációból is, hogy tagjai tudják, milyen célból dolgoznak.

Tudás

Egy kompetens projektmenedzser a saját vízióját és vezetését is hozzáadja a játékhoz. A tervező nélküli csapat, mint a kapitány nélküli csapat, nem rendelkezik egyértelmű vezetői hanggal. Ilyen például az igény a feladatok szétosztására, a csapat tevékenységének iránymutatására, és itt-ott erőteljes útmutatásra az elkóboroltak számára. A projektmenedzser csapatvezetői szerepben egyértelműen meghatározza a felelősségeket, és betartatja a kialakult folyamatok következetes nyomon követését, mert végül elsődlegesen ő felel a projekt egészéért.

Kockázatkezelés

Nem számít, hogy Ön a legjobban tervezi meg projektjét, mindig potenciális kockázatokba fog ütközni. A projektvezető azért van, hogy azonosítsa ezeket a kockázatokat a projekt megtervezésekor, mérlegelje azok lehetséges hatásait, és elkészítsen egy tervet annak elkerülésére, valamint reakcióstratégiákat azokra az esetekre, amikor ezeket nem lehet elkerülni. Így belép a kockázatkezelés területére. A fenyegetések ilyen módon történő előjelzésének és azokkal való sikeres együttműködésnek a képessége a projektmenedzser egyik legfontosabb készsége.

Szervezés és irányítás

Eljutottunk a téma lényegéhez. A minőségi projektmenedzsment elsősorban a jó tervezésen alapul, nemcsak magán a projekten, hanem az erőforrás-tervezésen is. A projektmenedzser felelős a szerepek egyértelmű meghatározásáért, az egyes különálló feladatokhoz megfelelő emberek rendeléséért és a munkafolyamat meghatározásáért.

Ezután egy tapasztalt tervező jelentősen megkönnyítheti munkáját a rendelkezésre álló eszközök felhasználásával. Például ha ez az Easy Project 10, akkor a fejlett ütemező segítségével megkönnyítheti a feladatokkal való munkát és azok csapattagokhoz való hozzárendelését.

Minőségellenőrzés

Az önálló csapatok gyakran jelentős nyomás alatt vannak, hogy időben leszállítsák az eredményterméküket. Projektmenedzser nélkül befolyásolhatja a minőséget, ha az egyes részeket elkapkodják vagy egyenesen átugorják. Az összes többi szerep mellett a tervező egy kontroller funkcióval is rendelkezik, aki garantálja, hogy a projekt eredménye megfelel a felek minőségi elvárásainak és igényeinek. Ehhez gyakran tárgyalási készségekre van szükség ahhoz, hogy több időt nyerjenek az ügyfelektől, ahelyett, hogy nyomást gyakorolnának a csapattagokra.

Visszajelzés

A valódi szakemberek kiváltsága ugyanazon hibák nem megismétlése. A projektvezetőnek tehát minden befejezett projektből meg kell tanulnia azokat a tanulságokat, tanulságokat és ismereteket, amelyeket megbeszél a csapatával, és sikeresen bele kell építenie a jövőbeli projektekbe.

Ezekben az iterációkban, és még inkább a további tervezés során, a projektvezetőnek nemcsak a korábbi projektek adataira és információira kell támaszkodnia, hanem egy adag kreativitást is fel kell mutatnia, hogy korábbi tapasztalatait helyesen alkalmazhassa a következő projektre.

Mint láthatja, sok szempont van. A 21. századi projektvezetőnek sokoldalú játékosnak kell lennie, aki tökéletesen tud tervezni, jól kommunikál és rendkívüli felelősségtudattal rendelkezik. Végül tehát saját magának kell megválaszolnia a bevezető kérdését. Ilyen tervező Ön? Van egy ilyen a csapatában?