Kezelje projektjeit hatékonyabban a Munkafolyamat segítségével!

Date:4/21/2021
Length:6 minutes
Author:Lukáš Beňa
Share:

A munkafolyamat a projektmenedzsment egyik alapvető építőelemének tekinthető. Az Easy Project Munkafolyamat beállításainak használatával egyszerűen irányíthatja az állapotátmeneteket és a mezőengedélyeket. A funkció az admin felületről érhető el, ezért csak adminisztrátor kezelheti.

A Munkafolyamat  lehetővé teszi, hogy beállítsa, mely szerepkörökkel  rendelkező felhasználók változtathatnak meg adott feladatállapotokat, vagy mely mezők jelenjenek meg egy adott feladattípus alatt. Ez különösen praktikus a szoftverfejlesztésben, de lényegében bárhol máshol is hasznosnak bizonyulhat. Az Easy Project  Munkafolyamatának két alapvető funkciója van.

Állapotátmenetek

Itt kiválaszthat egy felhasználói szerepkört és egy feladattípust (vagy bejelölheti az összes szerepkört/feladattípust, hogy minden lehetséges kombinációra alkalmazza a változtatást), majd ezután beállíthatja, hogy mely feladatállapot-változtatásokat hajthatja végre az ezzel a szerepkörrel rendelkező felhasználó az adott feladattípuson. A bal oldali oszlop a feladat aktuális állapotát, a jobb oldali oszlopok pedig a választható állapotváltozásokat jelölik.

A felhasználó például beállíthatja, hogy senki sem változtathatja meg "Kész"-re egy feladat állapotát addig, amíg azt egy felettes vagy CTO be nem jelölte. Ennek eléréséhez válassza ki a megfelelő feladattípus és szerepkör kombinációját (például a "feladat" feladattípust és a "portfóliómenedzser" szerepkört), és törölje a jelölést a megfelelő jelölőnégyzetből, hogy meghatározza az engedélyt a kiválasztott kombináció állapotának megváltoztatására!

Mezőengedélyek

Ismét válassza ki a szerepkör és a feladattípus kombinációját (vagy jelölje ki az összeset)! A bal oldali oszlop az általános és az Ön által létrehozott egyedi mezőket tartalmazza. A jobb oldalon kiválaszthatja, hogy a mezőhöz általánosan lehessen-e hozzáférni (üres mezők - nincs kijelölve semmi), csak megtekinteni lehessen, vagy kötelezően ki kelljen tölteni.

  • Csak megtekintés - a felhasználó nem módosíthatja ezt a mezőt, ha a feladat „Csak megtekintés” módra van beállítva. Például nem változtathat feladattípust, kivéve, ha a feladat elő van készítve ellenőrzésre (az állapot „Ellenőrizendő”-re van állítva)

  • Kötelező - ebben a módban a mezőt ki kell tölteni ahhoz, hogy a feladatot el lehessen menteni

Óvatosnak kell lennie a csak megtekinthető vagy a kötelezően kitöltendő mezők beállításakor, különösen azért, hogy nehogy véletlenül meggátolja a felhasználókat a rendes munkában. Egy korábbi esetben például egy olyan problémával kerestek fel minket, hogy az ügyfelünk a „Tárgy” és a „Leírás” általános mezőket csak megtekinthetőnek állította be „Új” állapot esetén, ami az új feladatok létrehozására is hatással volt. Mivel így a felhasználók nem szerkeszthették ezeket a mezőket, nem tudtak létrehozni új feladatokat, mert ez a művelet tárgy megadása nélkül nem lehetséges.


Easy Project – Munkafolyamat – Feladatállapot-átmenetek

Tippek és trükkök a Munkafolyamat használatához

Ha egy állapotot egyetlen feladattípusnál sem alkalmazna, mindenképp szüntesse meg a kijelöléseket a megfelelő jelölőnégyzetekben!

1. Használati eset - Hozzon létre jóváhagyási láncot!

Íme egy példa a jóváhagyási lánc működésére: szerepkörtől függetlenül a felhasználók (pl. képviselő, menedzser, technikus stb.) csak olyan módon változtathatják meg egy feladat állapotát, hogy a folyamat zökkenőmentes legyen, mindenféle belső konfliktus nélkül. Például csak az ügyféllel közvetlen kapcsolatban álló képviselő változtathatja meg a státuszt "Kész"-re, miután az egész folyamat a végére ért, és az ügyfél is kellő tájékoztatásban részesült. Ezzel ellentétben az ügyfél által kezdeményezett konkrét kérelmeket csak a menedzser hagyhatja jóvá vagy utasíthatja el.

Az ügyfél új kérelmet (feladatot) terjeszt elő, majd a képviselő megírja az ügyfélnek, hogy a kérelmet továbbküldték jóváhagyásra, és a „Jóváhagyásra vár” státusszal jelöli azt. A menedzsernél az összes „Jóváhagyásra vár” állapotú kérelem (feladat) egy listában jelenik meg. Amint eldönti, hogy egy adott kérelmet jóváhagy-e, a kérelem (feladat) állapotát ennek megfelelően vagy „Jóváhagyva” vagy „Elutasítva” állapotúra módosítja.

A technikus rendelkezik egy listával, melyben az összes „Jóváhagyott” kérelem megjelenik. Ezeken folyamatosan dolgozik, és miután befejezett egyet, annak állapotát „Ellenőrizni és számlázni”-ra változtatja. Ebben a pillanatban a kérelem (feladat) megjelenik a képviselő listáján, aki ellenőrzi a technikus munkáját. Ha az ügyfél összes kritériuma megvalósult, akkor a feladatot „Kész”-re állítja, és erről tájékoztatja az ügyfelet.


Easy Project – Munkafolyamat – A feladatok oszlopjoga

2. Használati eset – Kötelezően kitöltendő mezők beállításával bizonyosodjon meg arról, hogy a felhasználók minden lényeges információt megadnak!

Ha szüksége van valamilyen adatra, amely munkája során létfontosságú, egyszerűen csak tegye annak megadását kötelezővé azáltal, hogy átállítja a mezőket "Kötelező" állapotúra. Ha például szüksége van az ügyfele születési dátumára (pl. annak megállapításához, hogy az ügyfél nagykorú-e), akkor a „Születési dátum” mező típusa legyen „Kötelező”. Így az ügyfél csak akkor haladhat tovább, ha előtte kitölti a szükséges mezőket.

3. Használati eset – A "Csak megtekintés" mezők alkalmazásával akadályozza meg, hogy az illetéktelen felhasználók fontos adatokat módosítsanak!

Figyeljen arra, hogy egy új feladatnál engedélyezni kell a tárgy és a leírás mezőket. A "Csak megtekintés" mezők beállításával bizonyos felhasználók csak bizonyos műveleteket hajthatnak végre, és nem szerkeszthetik vagy távolíthatják el a fontos információkat.

Például, ha egy ügyfél beírja a születési dátumát, ezt a mezőt "Csak megtekintés" státuszúra lehet állítani, hogy nehogy bármi hiba folytán elvesszen az adat. Alternatív megoldásként kizárólag egy menedzser (vagy bármely más erre alkalmas személy) engedélyezhesse ezen adatok módosítását/eltávolítását.

Praktikus tanácsok a projektmenedzsment hatékony elsajátításához? Easy.

A leghatékonyabb projektmenedzsment eszközök egyetlen szoftverben.

4. Használati eset - Tiltsa le a felesleges feladatállapotokat!

A „Kódáttekintés” az informatikai részleg számára fontos funkció, a többi részleg számára azonban elhanyagolható. Az informatikusok továbbra is használhatják a "Kódáttekintés" állapotot, míg a többi részleg számára nem lesz elérhető.

Próbálja ki az Easy Project szoftvert ingyenesen

Minden funkció elérhető | SSL tanúsítvány | Napi mentések