Mi a legjobb módja az agilis projektek kezelésének?

Mi az agilis projektmenedzsment és hogyan keletkezett?

Az agilis módszertan fogalmát először 2001-ben fogalmazták meg és eredetileg a szoftverfejlesztésben jelent meg, azonban a gondolkodásmód hamar tovább terjedt és ezt követően több iparágban is alkalmazták. Az agilis módszertan alkalmazási aránya egyre magasabb a vezető iparágakban.

Ha belemegyünk az agilis részleteibe, fontos megérteni, hogy az nem csak egy módszertan, hanem egy olyan gondolkodásmód, amely megváltoztathatja a projektek kezelését és megítélését. Az agilis módszertan hatékonyabb és eredményesebb munkát igényel és lehetővé teszi a folyamatok és a végeredmény értékelését és újraértékelését.

Az összes érdekelt fél visszajelzésének felhasználásával az agilis módszertan következetes optimalizálást és alkalmazkodást igényel, összhangban a nyújtott termék / szolgáltatás céljával. Hasonlóképpen, az agilis projektmenedzsment a jól megalapozott döntésekre összpontosít, amelyek a projekt összes érdekeltje közötti együttműködésből származnak.

Az agilis módszertan legfontosabb értékei

Az agilis módszertan a folyamatos visszacsatolás által vezérelt fejlesztésekre helyezi a hangsúlyt és 4 kulcsérték mozgatja:

Az agilis módszertan alkalmazásának előnyei a projektmenedzsmentben

Az agilis projektmenedzsment rendkívül hatékonynak bizonyult és drasztikusan megnövelte a projektek sikerességi arányát. A Projektmenedzsment Intézet még 2015-ben közzétett egy jelentést, melynek állítása szerint „az erősen agilis szervezeteknek lényegesen jobb a projekt eredménye az alacsony agilitású társaikhoz képest”.

Számaik azt mutatják, hogy az agilis projektmenedzsment 19%-kal növelheti az üzleti célokat elérő projektek arányát, elsöprő 25%-kal növekedett az időben befejezett projektek száma és 22%-kal növekedett a befejezett projektek száma költségvetésen belül.

Végül az agilis projektmenedzsment a folyamatok nagyobb rugalmasságát, az erőforrások jobb kihasználását, az együttműködés és a visszacsatolási mechanizmusok javulását, valamint bármely projekt jobb alkalmazkodóképességét eredményezi.

Az agilis projektmenedzsment bevezetésének lépései

Az agilis módszertan sikeres megvalósításához több lépés szükséges.

1. Kezdje a projekt egyértelmű céljainak kitűzésével! Fontos, hogy a projekt minden érdekeltje számára legyen világos az irány, hogy mindegyikük javíthassa saját termelékenységét. Továbbá, a célok megfogalmazása és kommunikálása előtt szintén nagyon ajánlott a projekt összes kulcsfontosságú szereplőjének hozzájárulása.
   
   
2. Másodszor, a legjobb, ha elkezdi kidolgozni az ütemtervet, kezdve a backlog legelső feladatától, egészen a projekt sikeres befejezéséig. Tekintettel arra, hogy az agilitás a fő mozgatóerő, az idővonalnak célorientáltnak kell lennie. Egy ilyen ütemterv segít mérni az előrehaladást, és azonnal beavatkozhat, ha szükség van rá.
   
   
3. Ezután a projektet részekre és feladatokra kell bontania sprintek meghatározásával. Ez a lépés összhangban van az agilis projektmenedzsment fő céljával, vagyis az inkrementális és folyamatos fejlesztéssel, miközben kezelik az út közben észlelt eltéréseket.
   
   
4. A sprint visszatekintés egy másik fontos elem, ami az agilis projektmenedzsment alapja, ezért nem hagyható figyelmen kívül. Minden sprint végére fel kell ismerni az összes olyan részt, ahol fejlesztési potenciál van, ezzel biztosítva a folyamatok finomítását minden sprint teljesülésekor.
   
   
5. Amint a projekt a befejezéshez közeledik, fontos megbizonyosodni arról, hogy menet közben megvalósításra kerültek a folyamatos fejlesztések és a projekt összes érdekeltje tisztában van a projekt céljaival és előrehaladásával.

Az agilis módszertan megvalósítási keretei

Az agilis módszertan hatékony megvalósításához olyan keretrendszerek szükségesek, mint a Scrum, a Kanban, a Lean (LN) és az Extrém Programozás (XP).

Scrum

A Scrum a leggyakrabban használt agilis keretrendszer az agilis folyamatok megvalósításához a projektek kidolgozásában, lebonyolításában és fenntartásában. A Scrum az iteratív és inkrementális gyakorlatok használatára utal és a rövid ismétlések, vagyis sprintek használatáról szól, melyekkel egy adott időben meghatározott mennyiségű munkát vagy egy projekt egy részét kezelik. A rövid megbeszéléseket tartalmazó struktúrával, a szerepkörök megalkotásával és az eszközök felhasználásával a scrum hatékonyabb és gyakorlatiasabb projektmenedzsmentet eredményez.

Ez a keretrendszer rendkívül alkalmas olyan komplex projektekhez, melyek eredmény-orientáltak és eredményeiket a projekt összes érdekeltje egyaránt várja. A csapatnak általában résztvevője és vezetője egy Scrum Master, aki a napirenden szereplő kérdésekkel foglalkozó hatékony sprintek lebonyolításáért és az készültségi állapot frissítéséért felelős.

A terméktulajdonos (Product Owner) a célok meghatározásával és a „termék backlog” kezelésével határozza meg a sprint irányát. Utóbbi tartalmazza, hogy mit kell elérni és megvalósítani. A csapattagok felelőssége az egyes elemek kiválasztása a „termék backlogból”, illetve a munka elvégzése, aminek egyetlen sprinten belül kell megtörténnie.

Ezután, minden egyes sprint végén visszajelzések és javaslatok gyűjtése következik a projekt érdekeltjeitől, majd a fejlesztések beépítésre kerülnek a következő sprintekre. Ez addig folytatódik, amíg a „termék backlog” utolsó tétele is leszállításra nem kerül.

Kanban

A Kanban egy másik vezető keretrendszer, melyet az agilis módszertan megvalósításához használnak, a munkafolyamat vizualizálásán keresztül. A teljes keretrendszer egy Kanban tábla köré épül, ami lehetővé teszi a feladatok és a projekt előrehaladásának digitális vizualizációját. A legalapvetőbb és leggyakrabban használt Kanban tábla három lépésben jeleníti meg a munkafolyamatot: Tennivaló, Folyamatban és Kész. Szükség esetén összetettebb Kanban-tábla is alkalmazható.

Minden feladatot egyetlen Kanban kártya képvisel, ami a Kanban táblán lévő 3 lépésben kerül átmozgatásra. Ez a keretrendszer egy frissített backlog meglétére és egy hatékony Folyamatban lévő munka (WIP) szabályainak meglétére is támaszkodik, amelyek meghatározzák a munka kezelését, hogy segítsenek a csapatnak a teljesítésben.

Összegzés

Az agilis projektmenedzsment egyértelműen hasznos megközelítés a projektek sikerességének javításához. Bár ennek a megközelítésnek az előnyei gyakran nyilvánvalóak a projekt teljes időtartama alatt és a befejezéskor, fontos felismerni, hogy nem hoznak változásokat egyik napról a másikra. Ehelyett ez egy olyan gondolkodásmód, amely a folyamatos fejlődésre koncentrál, állandó tevékenységgé téve azt.