Működő projektköltségvetés létrehozása: 3 konkrét ötlet és eszköz a költségvetés egyszerű létrehozására és nyomon követésére

A megoldás a költségvetés alapos előkészítése. A következőkben bemutatjuk, hogyan történik mindez (és hogyan tudja még jobban kezelni saját költségvetését az Easy Projectnek köszönhetően).

A pénzügyi tervezés nem csupán arról szól, hogy az órákat „bedobja” egy Excel táblázatba, és elküldi az ügyfélnek. A projektmenedzsmentben több mindenre kell gondolnia egy működőképes és reális költségvetés elkészítésekor. Az Easy Project segítségével megtanulja kiszámolni a bevételeket és a kiadásokat, gondolkodhat, hogyan biztosítja a stabil cash flow-t, és tisztában lehet a projekttel járó költségekkel.

 

1. A felbecsülhetetlen pénzügyi elmetérkép

Tapasztalt projektmenedzserként valószínűleg használja a munkalebontási struktúra (WBS) modult, mielőtt bármilyen projektbe belekezdene. Jó hír, hogy közvetlenül összekapcsoltuk a költséglebontási struktúrával (CBS) – a pénzügyi lebontási struktúra moduljával. Így nem szükséges manuálisan váltani a WBS és a CBS (vizuális pénzügyi menedzsment) között, és egy nagy költségvetést fog látni, amely átláthatóan el van rendezve a pénzügyi gondolattérképen. Ez egy nagyon népszerű megoldás ügyfeleink körében, ami jól jön, ha:

• az árakat kell összehasonlítania, vagy jobb árakat akar kialkudni

• egy ügyfélnek felszámított árat akarja megindokolni

• fenn akarja tartni a kereskedők és beszállítók árfelelősségét

Tipp: Ha lehetséges, személyesen magasabb végösszeget mondjon az ügyfelének. Egyes tételek bizonyosan magyarázatot vagy további megbeszélést igényelnek majd, és Ön és ügyfele biztosan értékelni fogja, ha nem kell több tucat „magyarázkodó” e-mailt írnia.

 

2. Jóváhagyott költségvetés – hogyan kövesse nyomon?

A költségvetés nyomon követése olyan, amit a tapasztalatlan projektmenedzserek gyakran rosszul csinálnak. Néha előfordulnak baklövések, de most tegyük félre ezeket. Itt vannak azok az eszközök, amikkel gyorsan, egyszerűen és – ami a legfontosabb – pontosan tudja, mire számíthat, és hogy áll a projekt költségvetése.

• Költségvetés kontra valóság – A kellemetlen meglepetések elkerülése végett használja a Projektköltségvetés tervezés eszközt. Így a szerepek, tevékenységek és a projektcsapat tagjai alapján óradíjakat határoz meg, majd nyomon követheti a bevételt és a munkaerőköltségeket, és egy átfogó képet kap a projekt jövedelmezőségéről. Végül áttekintést kap a projektportfólióról, és pénzügyi kimutatásokat hozhat létre.

• Az egészséges projektek egészséges céget jelentenek – A pozitív cash flow egyenlő az egészséges projekttel, vagy közvetlenül egy megbízható céggel. Az Easy Project segítségével nyomon követheti és vizualizálhatja a cash flow-t a projektek és az egész cég viszonylatában.

• Eredménykimutatás – A Költségvetés irányítópulton megtekintheti a tervezett és a tényleges költségvetés közötti különbséget egy kiválasztott időszakra. Így ez központi munkaterületként szolgálhat a költségvetés-kezelésben.

 

3. Integráció a jelenlegi számviteli rendszerével? Simán.

Hogyan szerezzünk pénzügyi adatokat a projektek költségvetéséhez? A számlák könyvelési rendszerbe történő befizetése után manuálisan beírni őket nem túl hatékony. Ha minden nap vagy hét végén exportálja és importálja az adatokat, problémát jelenthetnek az elavult adatok a projektköltségvetésben.

A legjobb megoldás az integráció a számviteli rendszerrel – automatizált adatátvitel és a pénzügyi adatok helyes elosztása az egyes projektek költségvetésében. Integrációt kínálunk a Zapier rendszerrel, így Ön szinte valós időben tudja kezelni projektjei költségvetését.

 

Összegzés

Az Easy Projectben található összekapcsolt eszközök tökéletesek a projektköltségvetés létrehozásához és nyomon követéséhez amellett, hogy áttekintést nyújtanak a projekt pénzügyi teljesítményéről. Az elejétől fogva gondolnia kell a pénzügyekre, ezért az a legegyszerűbb, ha közvetlenül összekapcsolja a projekt munkalebontási struktúráját a költséglebontási struktúrával. Egy elfogadott költségvetés félsiker, melynek a másik fele a megfelelő figyelem. Kövesse tehát nyomon a tervezett és a tényleges költségvetés közötti különbségeket a kiválasztott időszakra. Az aggodalmak minimalizálása érdekében kapcsolja össze könyvelési rendszerét az Easy Projecttel.