Távoli projektmenedzsment: Milyen a projekt portfóliója állapota?

A projekteknek az egész szervezetre vetített egyidejű mérésének és menedzsmentjének stratégiája (vagyis a projekt portfólió menedzsmentje) talán nem volt prioritás, amikor csapatait távoli együttműködésre állította át. Figyelembe véve azonban a prioritások komplikált beállítását és a szervezet folyamatainak átfogó áttekintését, melyekkel a projektek távoli menedzsmentje során szembesülünk, a projekt portfólió menedzsmentje különösen fontos és szükséges.

Ezért szeretnénk bemutatni azt a négy egyszerű lépést, ami segít Önnek csapatai vezetésében, biztosítja a szükséges perspektívát, amikor egyszerre több projekten dolgozik, és így fenntart egy egészséges projekt portfóliót.

Nyissa meg a témát

Ha az Ön szervezete – másokhoz hasonlóan – még mindig a reaktív lépésekre fókuszál, és próbál megbirkózni az átállással az otthoni munkavégzésre és videózásra, itt az ideje előállni néhány proaktív lépéssel, és pontosan ezt jelenti a projekt portfólió menedzsment. Jelenleg a projektmenedzser viseli a promóter szerepét is, akinek meg kell győznie a széleskörű vezetést a projekt portfólió fontosságáról, valamint meg kell szereznie a szükséges támogatást annak menedzsmentjére és további fejlesztésére. Most az eszközökben rejlik ennek a kulcsa, válasszon hát egy hatékony kommunikációs csatornát. A legegyszerűbb módszer például a dedikált videókonferenciák sorozata.

Állítsa fel a prioritásokat

Amikor Ön és kollégái összegyűjtik az üzleti mozaik gyakran töredezett darabjait - ahogy azokat az idei év eseményei szétszórták -, és egy új portfóliót állítanak össze távoli együttműködéssel, itt az ideje a prioritások felállításának. Melyik projektötlet a szervezete fő erőforrása? Melyik a legelőnyösebb? Melyikben van növekedési potenciál? Melyik ügyfél nyomul? Melyik jó partner? Ezek és a hasonló kérdések megválaszolására helyes információkra, és természetesen megfelelő eszközökre lesz szüksége. Az Easy Project projektmenedzsmentre kínált modern szoftvere tartalmazza az elengedhetetlen projekt áttekintést, sőt akár magát a portfóliót is menedzselheti benne.

Állítson fel célokat

A portfóliója bevezetése vagy felfrissítése után Ön, kollégái és a szervezet egyéb tagjai rajta tarthatják szemüket. Persze projektmenedzserként elsődlegesen Ön felelős azért, hogy az egyes csapatok egyértelműen az elvárt eredmények felé tartsanak. A csapat többi tagjának feladata az azonnali alfeladatokra összpontosítani, az Öné pedig az, hogy a projekt haladása kielégítse az elvárásokat. Amikor távolról menedzsel egy projektet, a célok felállítására és kommunikációjára leggyakrabban a videókonferenciákat választják. A távoli együttműködésre egyszerűen ez a legjobb megoldás a követelmények evolúciójának követésére a portfóliójába tartozó projektekben.

Igazítsa stratégiáit

Annak érdekében, hogy projekt portfóliója elérje lehetőségeit, fontos biztosítani a szervezet stratégiájával, értékeivel és céljaival való egyezőségét. Már most is, és valószínűleg a következő hónapokban cége pénzügyi vagy más forrásokban csökkenéssel kell, hogy szembe nézzen. Azonban még a távoli együttműködés során is fontos rendszeresen ellenőrizni és újra gondolni a portfólióba tartozó projektjei természetét, céljait és terjedelmét, hogy azok megfelelnek-e szervezete általános stratégiájának. Ezekben a nehéz időkben az Ön prioritásai és általános stratégiája alapvetően változhatnak meg (például erősen terjeszkedőről konzervatívra), és még ha menedzserként mindennel meg is birkózik távoli együttműködéssel, és be is tartja az előző lépéseket, pozíciójából át kell látnia projektjeit és a lehetőséget stratégiája módosítására vagy az egyik projektről másikra történő erőforrás átcsoportosítás rugalmasságára.