5 projektmenedzselési lecke 2018-ból

2018 tele volt... kellemetlen? Ijesztő? Lélek-törő dolgokkal? Nehéz megtalálni a megfelelő kifejezést. Sokszor a világ híreire figyelek, hogy elfelejtsem a munka nehézségeit, 2018-ban éppen fordítva történt. Nem kell elveszteni a reményt.

Visszatekintés 2018-ra és a megtanult leckék

Ebben a bejegyzésben a 2018 néhány tapasztalatából vonok le tanúságokat- reményem szerint majd felhasználja őket a saját javára.

1. Nincs világvége, ha a projektem bukik

Ezt a mantrát sokszor ismételgettem az elmúlt évek során. „Minden rendben van, nem rákot gyógyítunk” volt a szavajárásom. Megnyugtató volt (egészen addig, ameddig nem kezdtem egy gyógyszerészeti vállalatnak dolgozni, amelynél tényleg rákkutatással foglalkoztak), hiszen mindannyiunknak szüksége arra a tudatra, hogy ha valamit nem jól csinálunk, azért a nap másnap reggel felkel. Ennek ellenére nem szeretem ha egy rosszul sikerült projektnek én vagyok a menedzsere. Ki szereti?

2018 személyes okokból -nem kellemesekből- kifolyóan lehetetlennek tűnt számomra, hogy ne legyen rosszul sikerült projektem, és a valóban így is történt. Ennek ellenére, megmaradtam, a dolgok működnek, az ügyfelek és a csapat bizalma sem múlt el. Egy dolog ismételgetni a mantrát, más dolog megélni. Reményem szerint nektek nem fogtok kudarcokat megélni, de ha megtörténik, akkor is jól van.

(Mindenesetre, ha ezeket a kudarcokat el szeretnétek kerülni 2019-ben, olvassátok el Natalie bejegyzését a projektmenedzselési buktatókról, és vonjátok le a tanúságokat.)

Easy Project 2019 - Gantt-diagram

2. A Waterfalllal semmi gond sincs

A Waterfall az Agile ellentétje a projektmenedzselés világában. Visszaszorult az újabb és jobbnak tartott Agile elvek elterjedése után, olyannyira, hogy a digitális projektkezelés bizonyos köreiben csak az Agile-ról hallottak. Az Agile-nál a dolgok ciklusokban történnek, a tervezés, fejlesztés, tesztelés párhuzamosan folyik. Sprint terveket készítünk, az egész csapattal dolgozunk már az első naptól kezdve, a funkciókat meg útközben fejlesztjük. A Waterfall metódusnál meg kell tervezni a munka egymást követő fázisait, tervezéstől fejlesztésig, fejlesztéstől tesztelésig, teszteléstől bemutatóig. Nagyon módszeres, sok Gannt diagrammal jár, és ez némelyeknek kényelmetlennek tűnik.

202018-ban egy fontos projekten dolgoztam kis csoporttal egy prominens non-profit szervezetnek. Titokban kedvelem a Waterfallt, pedig ScrumMaster tanusítvánnyal rendelkezem. A projektnek tényleg a Waterfallra volt szüksége. Alkalmaztam is. Az egészet Waterfallal csináltam és minden rendben volt! A csapat pedig meg volt elégedve. A mérnök kijelentette, hogy hálás, mert nem használtam túlságosan az Agile-t (igaz, Kanban táblán dolgoztam bizonyos szervezési feladatoknál).

Ekkor elmondtam másoknak is, hogy egy projektet Waterfallal oldottam meg. A projektmenedzser ismerőseim erre el voltak képedve. „Milyen jól hangzik!” Ámultak és bámultak. Erre egy másik PM is kibökte, hogy ő is valami hasonlót csinált. Végül is rájöttem, hogy szabad a Waterfallt szeretni és használni, sőt erről esetleg beszélni is lehet másokkal. Van helye a Waterfallnak a nap alatt!

Ez természetesen nem azt jelenti, hogy az Agile tanúságait nem hozhatjuk át a Waterfall projektekbe. Régebben, amikor a tervezést befejezték, a tervezők átmentek más projektekre és nem hallottak többet a erről a munkáról a bemutatásig. A minőségbiztosítási mérnökök az első találkozón megjelentek, de a tesztelési fázisig szintén nem voltak jelen. Nem arról volt szó, hogy rossz munkát szerettünk volna végezni, csupán a dolgokat akkor úgy rendezték, főleg, mivel az erőforrás menedzserek a projekteket betöltendő helyekként nézték.

Most, még a Waterfall projektek esetében is, megbizonyosodom róla, hogy a szereplők a projekt minden fázisában kommunikálnak egymással. A tervezők láthatják, hogy a fejlesztők mit csinálnak, és elmondhatják a véleményüket (még mielőtt túl késő lenne az irányváltásra), és a minőségbiztosítással foglalkozók már a prototípust is ismerik, nincs szükség több időre a keretrendszer létrehozásához. Még mindig Waterfallról beszélünk, de továbbfejlesztettről.

Easy Project 2019 - Értékesítési menedzser irányítópult

3. Nem tudom az összes választ

Ez az, amit minden évben újra kell tanulnom, Elmondtam magamnak, hogy nem kell mindenről tudni, de lassan a PM-nek mindennel tisztában kell lenni mentalitás visszakúszik. Az év vége jó időszak arra, hogy magunkat is emlékeztessük, hogy a megfelelő embereknek kell tudnia a megfelelő válaszokat, de ezek nem minden esetben vagyunk mi. Ha mindig minden apró részletről tudnék, ami a projekt során folyik, akkor azt nem vennék jó néven. Egy kiforrott, magabiztos PM tudja, hogy mennyi információra van szüksége ahhoz, hogy hatékony legyen, de ne üsse az orrát mások dolgába. Ez persze magával vonja azt, hogy kiforrottnak és magabiztosnak kell lennem. Az utóbbi húsz évben ezzel foglalkoztam. Meh.

Easy Project 2019 - Erőforrás menedzsment

4. A távolsági találkozók sokkal kevésbő megterhelők, mint voltak

Amikor a először elkezdtema távolsági munkákat bármilyen szerepkörben (alkalmazott, szabadúszó, vagy csak pár napot egy héten vagy hónapban), a találkozók igen sok stresszel jártak. Sokkal inkább törődtem azzal, mi történik a a munkaasztalom hátterében, mint az elvégzendő munkával. A légkondi be van kapcsolva? A zúgás nem zavar másokat? A papírok a hátam mögött vannak? Az a vizespohár meg honnét került elő? A pólóm lazának tűnik?

Úgy kellett tenni, hogy az ügyfél vagy munkatárs abban a hitben legyen, hogy irodából dolgozunk, mert másképpen nem tudtak komolyan venni. Úgy tűnik, hogy 2018-ra ez definitíve megváltozott. Az emberek végül is belenyugodtak, hogy mások is isznak vizet, használnak papíralapú dokumentációt vagy időnként bekapcsolják a légkondit.

Ez a változás végül is túlzásokba hajlik, amelyek mostanában igen lazának tűnnek és tolerálják a remote környezetben. Listázom, amit látok a háttérben, macskákat, afrikai maszkokat, ágyakat, bevetetlen ágyakat, kis ágytámlákat, nagy ágytámlákat...átkozottul sok ágyat, telepakolt nappalikat, gyerekeket, más felnőtteket, kutyákat, bekapcsolt TV-ket és ez még a legkevésbé feltűnő. Ne vegyétek panaszul: Örülök, hogy a távolsági találkozók kevésbé merevek, és az emberek az új életformákat könnyebben elfogadják. Azért úgy érzem 2019-ben vissza kéne menni az arany középútra. Macskák? Igen! Afrikai maszkok? Rendben! Ágyak? Nem. Még véletlenül sem. Soha.

(Egy régi cikkben ezeket a gondolatokat írtam le a távolsági munkákról 2016-ban.)

Easy Project 2019 - Kanban

5. Nem várhatjuk el, hogy az eszköz végezze el a kulcsfontosságú feladatokat

Szabadúszó vagyok, sok mindent csinálok egyszerre, nem csak az igazhitű PM gyakorlatokat kell ismernem, de foglalkoznom kell az ügyfeleimmel, az ügyfelek ügyfeleivel és ezek milliónyi belsőfejlesztésű eszközével és termelési folyamataival. A különböző PM eszközök különböző dolgokat nagyon különbözően visznek véghez.

Csábító lehet annak a gondolata, hogy az eszköz majd a kulcsfontosságú feladatot simán elvégzi helyette, mint például figyelmezteti a csoportot a határidökről, szól a késésekről, figyelmeztet, ha a költségvetés veszélyben van stb.. Ebben az évben megtanultam, hogy erre nem lehet számítani, A különböző eszközök sok mindent el tudnak végezni, ezért találták ki őket. Egyetlen egy sem közülük egyszer beállítom-és-elfelejtem módon működik. Egyszer rászaladtam Harvest használatánál, amely időkövető és költségvetéskezelő eszköz. A költségvetés közel volt a megboruláshoz, de az emailek, amelyeket a Harvest küldött nem tűntek fel Gmailben, simán átkerültek a Promóciós fülbe. Ki olvassa ennek a fülnek a tartalmát? A költségvetés tehát nem állt, nekem pedig magyarázkodni kellett. A kellemetlen kérdések között szerepel : „Nem ellenőrizetd maga, mindent a Harvestre bíztál?”

A kulcsfontosságú részletekre személyesen időt kell szánni. Az én hibámon tanuljatok.

Easy Project 2019 - WBS

Előretekintés 2019-re

A történet vége, hogy le kell vonni a tanúságokat a 2018-as évről. Sok jó, de sok komplikált dologgal is el kell számolni. Jó dolog új lapot kezdeni 2019-ben, de a 2018-ban megtanult dolgokat tovább kell vinni, továbbfejleszteni, megosztani, a jó dolgokat fenntartani, és megszabadulni azoktól a gyakorlatoktól, amelyek nem váltak be -a nehéz idők és kemény emberek megalapozzák a jó időket!