Honnan tudja, hogy a projektje sikeres volt-e?

A siker vagy a kudarc bizonyos mértékben szubjektív, de ahhoz, hogy a projektünk végén meg tudjuk ítélni saját munkánkat, olyan mutatókat kell meghatároznunk az elején, melyek alapján megítéljük a végeredményt.

Még akkor is, ha az elérhető egjobb projektmenedzsment eszközökkell rendelkezik, egyszerűen könnyebb a végső sikert elérni, ha az egész csapat ugyanabba az irányba halad, hogy az egyes tagok tudják, mi a jelenlegi és az általános prioritás. Tehát hogyan határozhatunk meg célokat és értékelhetjük projektjeink sikerét?

Terjedelem

A projekt terjedelme minden olyan munkát jelent, amelyet el kell végezni az elvárt eredmény elérése érdekében. Ezért magában foglalja az egyéni célokat, részeket és feladatokat a költségekkel és a határidőkkel együtt.

A terjedelem értékelési kritériumként való használata akkor nem megfelelő, ha a munka elején nem ismeri a teljes terjedelmet. Végsősoron, az agilis menedzsment általában magában foglalja a speciális termékigények hiányát, amelyek fokozatos ismétlések és fejlesztések eredményeként növekednek.

Más esetekben azonban a terjedelem figyelése segít megelőzni a túlórákat és olyan követelményeket hozzáadását, melyek veszélyeztethetik a projekt idejét és költségvetését. A Gantt-diagram természetesen ideális eszköz a projekt teljes terjedelmének megjelenítéséhez.

Menetrend

Ha nem csak a végső kézbesítési dátumot, hanem a mérföldköveket is beírjuk a részleges határidőkkel együtt, kapunk egy teljes projekt menetrendet, amivel a projekt idejének szervezésénél dolgozunk. A projektek kudarcának leggyakoribb oka ebben a tekintetben a csapattagok túlterhelése.

Ahhoz, hogy hatékonyan tudjon együtt dolgozni a csapatával, először rendelkeznie kell bemeneti adatokkal, azaz korábbi projektek menetrendjével, melyek alapján megtervezheti a jövőbeni projekteket. Amikor ezt az információt ötvözi az időbeli ráhagyások beépítésének legjobb gyakorlatával, akkor jó úton halad a pontos ütemezés és a megfelelő időgazdálkodás felé.

Ha a projekteket a határidők betartásával és az idő követésével értékeli, és úgy látja, hogy lemarad, akkor növelnie kell a költségvetését - akár közvetlenül, akár a csapat nagyobb munkaterhelésével. Még akkor is, ha a projekt időbeli aspektusával dolgozunk, a Gantt-diagram jól fog jönni, mert például a mi Easy Ganttunk különálló feladatokat jelenít meg az idővonalon.

Költségvetés

Egy ilyen irányú kudarc drágítja a projektet, és szinte mindig a rossz költségvetési tervezés és a projekt pénzügyi irányítása okozza. A tervezés részeként meg kell határozni a projekthez kapcsolódó összes költséget, és be kell illeszteni a költségvetésbe egy pénzügyi ráhagyást váratlan költségek és téves megítélés esetén, amely egyes vélemények szerint a költségvetés akár 30%-a is lehet.

Ha olyan helyzetben van, hogy a projekt sikere kizárólag a költségvetésen múlik, akkor semmi sem egyszerűbb, mint ellenőrizni a terjedelmét, elhalasztani a határidőket vagy faragni a végtermékből. Ha azonban mindent az eredeti tervezett minőségben és a költségvetés szerint kíván szállítani, akkor a projekt helyes előkészítésével kell kezdenie, majd azokat az eszközöket kell használnia, amelyek a folyamat során segítenek az adminisztrációban és a vezetésben.

Üzleti célok

A projekt a várt hasznot hozta? A várakozásoknak megfelelően megtérült a fejlesztésre fordított beruházás? Manapság könnyen megeshet, hogy egy projekt üzleti terve többé-kevésbé megváltozik az előkészítése és végrehajtása során, ezért folyamatosan értékelni kell a projektmenedzsmentet és annak összetevőit, hogy megfeleljenek az elvárásoknak és a szándéknak, és ezáltal elősegítsék egy tágabb üzleti stratégia megvalósítását.

Ügyfélelégedettség

Ebből a szempontból a projekt akkor sikeres, ha végül megfelelt vagy akár meghaladta az ügyfél elvárásait. Figyelembe kell vennünk a kimenetek minőségét, az általános vásárlói tapasztalatokat és a projekt során bekövetkezett minden kommunikációt.

Fontossága ellenére ezt a mutatót tévesen figyelmen kívül hagyják. A legtöbb vállalatnak pénzbe kerül új ügyfelek megszerzése, így a meglévők megtartása minőségi és sikeres projektek révén feltétlenül fontos. Lehetnek az ügyfelei más cégek, vagy akár közvetlenül végfelhasználók, az ügyfelek elégedettségének értékeléséhez tartalmas visszajelzéseket kell gyűjteni tőlük.

A tapasztalatok azt mutatják, hogy a projekt irányítása során a siker érdekében kettőt kell választanunk a terjedelem-költségvetés-ütemterv hármasból, a harmadikat pedig fel kell adnunk a kompromisszumban. A helyzet még nagyobb kihívást jelent, amikor több pontot adunk a háromszöghöz üzleti célok és ügyfélelégedettség formájában. Tanácsunk végül egyszerű: a projekt legelején a projektben részt vevő többi féllel együtt határozza meg, mely kritériumok relevánsak a projekt szempontjából.