Miért kell az erőforrás-elosztást a projektmenedzsment alapvető részévé tenni

Hogyan történik, és mit jelent az erőforrás-elosztás?

Gondoljon az erőforrás-elosztásra úgy, mint a megfelelő feladatok megfelelő erőforrásokhoz való hozzárendelésének folyamatára, ezzel is növelve a projektmunkálatok – idővel és pénzügyekkel kapcsolatos – hatékonyságát. Ha nem jól csinálja, a jövőben váratlan problémák lassíthatják le a projektet.

Amint elegendő információval rendelkezik a közelgő projekt terjedelméről, beléphet a „Erőforrások megtervezése” fázisba. Ezért az első tanácsunk a következő: ha már használ projektmenedzsment-szoftvert, ellenőrizze, hogy alkalmas-e erőforrás-tervezésre. Ha nem, akkor az egyik lehetőség, hogy egy újabb eszközt vásárol csak az erőforrások megtervezésére. Ezt azonban csak abban az esetben ajánljuk, ha csapata 2-3 főből áll.

A közepes és nagyobb méretű csapatok számára a legegyszerűbb és legnyilvánvalóbb lépés, hogy beszerez egy teljes körű eszközt az erőforrások elosztásához és megtervezéséhez, majd a projektek irányításához.

„A jó erőforrás-elosztás azt eredményezi, hogy a megfelelő emberek a megfelelő feladatokon dolgoznak, és az idejüket hatékonyan tervezik meg – mind a pénzügyek, mind a munkaterület vonatkozásában.”

Az erőforrások elosztása a projektmunkák előtt és alatt

Csak akkor rendelhet erőforrásokat a projekthez, ha tudja, miből tevődik össze a projekt, és ha tisztán rálát az erőforrások kapacitására. Ezért több intézkedést is meg kell tennie, mielőtt elkezdené az erőforrások elosztását:

1. Ossza a projektet kisebb, teljesíthető feladatokra! Más szóval, hozzon létre egy munkalebontási struktúrát (WBS), hogy átlássa az egyes feladatok hozzávetőleges számát és a köztük lévő kapcsolatot.
2. Ellenőrizze az erőforrásai rendelkezésre állását, hogy lássa, mennyire reális az ügyfél időbecslése!
3. Ha több projekttel osztozik erőforrásain (a csapattagok a vállalat más csapataiban is megtalálhatók), használja a Globális Ganttot, hogy átfogó képet kapjon róluk! Végül pedig egyeztessen a kapacitásokról a többi projektmenedzserrel.

Ha ezt a három lépést kipipálta, allokálhatja erőforrásait, és feladatokat oszthat ki nekik. A projekt kezdete után elengedhetetlen, hogy folyamatosan nyomon kövesse és visszajelzést adjon az erőforrások teljesítményéről. A mindennapi feladatokhoz – és a váratlan helyzetekhez, amelyek projektje irányítása során adódnak – két másik, részletesebb alapelvet kell követnie:

4. Ellenőrizze az erőforrások állapotát és rendelkezésre állását a projekt kritikus szakaszaiban: fontos értekezletek, mérföldkövek vagy az átadás időpontja. Főleg, ha „vészhelyzet” van a projekten. Ilyen esetekben alkalmazhatja a Résztvevő műszerfalat, hogy mindig az erőforrások naprakész állapotával dolgozhasson.
5. Járjon egy lépéssel a kiszámíthatatlan előtt! Ahhoz, hogy ellenőrizni tudja erőforrásai kapacitását és terveit, látnia kell, és adott esetben jóváhagynia a szabadnapjaikat (irodai, betegszabadság, szabadság, otthoni munkavégzés stb.).

Konkrét funkciók és jó gyakorlatok, amelyek segítenek az erőforrások elosztásában

Erőforrás mesterterv

Itt láthatja az összes felhasználót, és hogy mivel töltik idejüket az elkövetkező napokban, hetekben vagy hónapokban. A színek jelzik a felhasználó munkaterhelését: elérhető, optimális kihasználtság vagy túlterhelés. Közvetlenül az Erőforrás mesterterv eszközön belül pl. meghosszabbíthatja egy bizonyos feladat idejét, vagy akár át is szignálhatja azt másra. Ezért egy jövőbeli projekt tervezésekor könnyen elkerülheti az erőforrások túlterhelését.

„Az erőforrások elosztása minimálisra csökkenti a gyakori problémákat, vagyis a csapatjátékosok kihasználatlanságát vagy túlterheltségét.”

Erőforrás irányítópult

Az erőforrások tervezésénél alapvető fontosságú, hogy elkerüljük az elosztásbeli ellentmondásokat. Az Erőforrás irányítópult megoldja ezt a kihívást a munkavállalók időfelhasználását vizualizáló diagramokkal, így láthatja az emberek munkaterhelését az egész szervezeten belül. Emellett áttekintést nyújt a legtöbb órát és az összes kiosztott órát tartalmazó feladattípusokról.

Összegezve

Nem egyszerű megszervezni, hogy a megfelelő emberek a munka megfelelő részét végezzék a projekten – különösen akkor, ha a szervezeten belül több csapat osztozik a csapattagokon. Mivel a projektmenedzsmenthez szükséges lépéseket már az allokáció előtt meg kell tenni, a legjobb, ha az összes modern erőforrás-kezelési eszközt egyetlen PM-szoftveren belül kapja meg. Így elkerülheti az esetleges hibákat és az ismétlődő műveleteket.