Miért legyen egy projektmenedzser a kommunikációs vezetője?

1. kihívás – Kommunikációs vezetés

Projektmenedzserként vállalnia kell a kommunikációs vezető szerepét. Ennek oka, hogy Ön az egyetlen személy, aki mindenkivel kapcsolatban áll a csapatban – vagyis valószínűleg „nem létező kommunikációs csatornák” vannak a csapat egyes tagjai között (pl. nyomda – szövegíró | UX/UI tervező – hardverszállító | belső tervező – AC szállító).

Van egy népszerű kommunikációs definíció (7C), amely szerint a kommunikációnak érthetőnek, tömörnek, konkrétnak, helyesnek, koherensnek, teljesnek és udvariasnak kell lennie. Ezen definíció követésével Ön csökkentheti a félreértések valószínűségét, ugyanakkor nem szabad elvárnia, hogy a csapat többi tagja is kövesse ezeket az elveket.

A kommunikáció vezetőjeként ne essen abba a csapdába, hogy „panaszosztály vezetőjévé” válik. Jó tanácsunk a következő: ha valami nem világos a csapattagok között, gyorsan megoldhatja azt egy közös meeting vagy online hívás szervezésével. Néha jobb, ha hagyjuk, hogy a folyó két partján élő emberek megépítsék maguknak a hidat, mintha mi magunk válunk híddá.

“Ha csapatában két fél között vita zajlik,
szervezzen egy közös találkozót/hívást, hogy a
lehető leggyorsabban megoldja a problémát.“

2. kihívás – A kommunikáció eszközei és szervezése (különösen 3 főnél nagyobb csapatoknál)

Az otthoni munkavégzés szabályainak felállításáról szóló cikkünkben 6 olyan kommunikációs eszközt javasoltunk, amelyek a projektmenedzsmentet gördülékenyebbé, a csapat tagjait pedig boldogabbá és hatékonyabbá teszik – ezek a hívás, az ütemezett online hívás, a csevegés, a csoportos csevegés, a megosztott naptár és egy projektmenedzsment eszköz. Azóta nem sok minden változott (kivéve, hogy most már van egy nagyszerű, intuitív Easy Project mobilalkalmazásunk), és ezek a szabályok érvényesek a teljes munkaidőben házon belül, a távolról és a kombináltan dolgozó csapattagok közötti együttműködésre is. Ennek ellenére mindig legyen óvatos – kulcsfontosságú felállítania a szabályokat arról, hogy melyik esetben melyik csatornát használják.

3. kihívás – A kommunikáció, mint a projekt előrehaladásának ösztönzése

A soft skillek használata nem csak azt jelenti, hogy elmondjuk az embereknek, hogy jó munkát végeztek (bár ez is fontos). Ássunk mélyebbre:

1. Tájékoztassa csapatát! Képzelje el ezt egy napilapként, amely a csapat minden tagját naprakészen információkkal látja el. Szánjon rá időt (és egy megfelelő kommunikációs csatornát egy ilyen összegzésre, pl. e-mail vagy csoportos csevegés), hogy tájékoztassa az embereket a nap folyamán elért eredményekről. Ez egy gyors és intelligens módja annak, hogy megőrizze az optimista lendületet, és éreztesse az emberekkel, hogy a projekt halad. A motiváló/vicces/komoly hangnem (és illusztrációk) eldöntése az Ön feladata.

“Minden sprint után mutassa meg az embereknek,
hogy mivel vannak készen – tartsa meg a
lendületet azzal, hogy mindenkit tájékoztat!“

2. Hagyja beszélni az embereket! Az egyik legegyszerűbb, de gyakran elfelejtett trükk az emberek beszélgetésbe való bevonására, ha megkérdezzük véleményüket a hallottakról. Irányítsa kérdését egy adott személyhez, hogy elkerülje azokat a csendes pillanatokat, amikor minden tökéletesnek tűnik, de később postafiókja megtelik nem kívánt megjegyzésekkel. Sok probléma megoldható és elkerülhető a csapattagok közötti gyors személyes (vagy online) beszélgetéssel.

3. Mutassa meg csapatának, hogy mi történik! A számok és az adatok is beszélnek. Mi több, ez egy olyan nyelv, amit nem igazán lehet kétségbe vonni. Időnként hívja meg csapatát és/vagy érdekelt feleit és ügyfeleit egy kis prezentációra! Szerezzen kávét és harapnivalókat, és mutassa meg nekik a világát – a projekt előrehaladását vizuális és színes grafikonokkal és statisztikákkal. Ez segít nekik egy másik szemszögből látni a projektet, és segít Önnek is, mivel az emberek könnyebben el tudják képzelni, mi is valójában az Ön munkája (higgye el, nem mindenki tudja!).

4. kihívás – A kommunikáció általános javítása agilis csapatokban

Ennek nagyon sok köze van az első és a második kihíváshoz. Adjon neki szabályokat! Az embereket egyszerűen irányítani kell, még akkor is, ha kommunikációról van szó. Tudatosan vagy tudat alatt az Ön vezetésére támaszkodnak, és Önnek kell felvérteznie azt szabályokkal, kommunikációs csatornákkal, és igen, soft skillekkel is. Hagyja, hogy a PM funkciók magukért beszéljenek – ossza meg a projekt Gantt-diagramját csapatával, valamint a WBS-t is az első ötleteléssel vagy kickoff meetinggel kezdve!

Összegzés

Számos általános tipp és trükk létezik a jó kommunikációról, de a projektmenedzsereknek nem szabad elvárniuk, hogy csapatuk minden tagja kövesse ezeket. Ezért Önön múlik, hogy bevezeti és megőrzi-e a jó kommunikációs szokásokat, és technológiai eszközökkel támogatja-e azokat – különösen egy jól működő, modern és vizuális PM szoftverrel, amely funkciókat biztosít a jobb kommunikációhoz. Kérjen meg és bíztasson másokat a beszédre! Már az első ötleteléskor magyarázza el mindenkinek, hogy számít a véleménye! Mindenki tudja, hogy minél jobb a kommunikáció, annál jobb a munka.