A kiadások megfelelő nyomon követése és a projekt költségvetésének kezelése
Ne keressen pénzt a projektjeivel! Vessen egy pillantást a pénzügyi projektmenedzsment alapelveire, és ellenőrizze bevételeit, kiadásait és a projekt teljes költségvetését.
A projektmenedzser szükséges készségei közé tartozik a projekt pénzügyi irányítása és a költségvetésen belül tartása. Elvégre a pénzügyi terv betartása gyakran az egyik leggyakoribb feltétel a projektek sikerességének értékelésére.
Az egyedi költségek fokozatosan csökkentik a projektre rendelkezésre álló teljes pénzösszegből. A bevételek, a kiadások és az általános cash flow követése ezért szükséges a teljes projekt költségvetésének megfelelő kezeléséhez. Ha egyszerre több projektért felel azok költségvetésével együtt, akkor figyelemmel kell kísérni a teljes projekt portfólió pénzügyi helyzetét.
Annak érdekében, hogy úgymond ne dobja ki a projektet az ablakon, előkészítettük a projekt pénzügyi tervezésének lépéseit.
Eszközök megválasztása
Először is, meg kell határoznia azt az egyetlen eszközt, amely a projekt pénzügyi irányításának központja lesz. Nem csak a 2020-as események miatt, de szeretné online elérni ezt az eszközt, hogy Ön és csapata bárhonnan valós időben hozzá tudja adni a költségeket, és ne felejtsen el semmit. Az ideális forgatókönyv az, hogy közvetlenül használja azt a szoftvert, amelyet már eleve a projekt kezelésére használ. Például az Easy Projectben közvetlenül rendelkezésre állnak külön panelek a költségvetésre, bérszámfejtésre és számlázásra, illetve cash flow-ra.
A kiadások azonosítása
A szoftver azonban önmagában nem lesz elegendő, ha Ön nem azonosítja alaposan az összes olyan elemet, amely a költségvetésébe tartozik. Ehhez javasoljuk a CBS, vagyis a költséglebontási struktúra használatát, hogy könnyebben feltérképezhesse a költségkeret összes elemét. Ebből nem hiányozhat költség vagy kiadás, különben fennáll egy olyan hiba a kockázata, amely nagyban befolyásolhatja az egész projekt tervezését.
Készen áll a projektek kezelésére, függetlenül attól, hogy mit hoz 2021? Easy.
A leghatékonyabb projektmenedzsment eszközök egyetlen szoftverben.
Költségvetés létrehozása
Miután áttekintette a várható bevételeket és kiadásokat, elkezdheti magát a tervezést, vagyis a költségvetés elkészítését. Ha valóban beazonosította az összes fix és változó költséget, akkor lesz rálátása arra, mennyit mozoghat egy adott projektben, meddig mehet el, és meddig nem.
Kövesse az eljárást
A projekt során Önnek vagy a meghatalmazott személynek figyelemmel kell kísérnie a pénzügyek valódi alakulását, és össze kell hasonlítania azokat az eredeti költségvetéssel. Tehát az eredménykimutatásokkal kell dolgoznia, és figyelemmel kell kísérnie a cash flow-t. Ezen kívül azokra az esetekre, amikor különböző könyvelési eszközöket használ a nyomon követéshez és az adminisztrációhoz, a munkáját megkönnyítő megoldást hoztunk létre az Ön számára ezek integrációs lehetőségével az Easy Projectbe.
Mindenek felett ne feledje, hogy csak a költségek alakulásának nyomon követésével lehet megakadályozni a költségvetés esetleges túllépését, és azonnal megtudhatja, ha a projekt egy része kiszaladt a keretből.
Értékelje ki
Mint mindig, ne felejtsen el visszatekintést készíteni a projekt befejezése után. Ha összehasonlítja a tényleges kiadásokat az eredeti tervvel, képet kap a tervezés pontosságáról, melynek hatékonyságát más projektekben tovább javíthatja. Azt is nyomon követheti, hogy a projekt mely részei tértek el a legjobban a tervtől, és hogy ez ismétlődik-e több projekt távlatában. Röviden: hozza ki a lehető legtöbbet az összegyűjtött adatokból!
