Hogyan ellenőrizheti a csapattagok teljesítményét a távmunka korszakában

Kérdések, amelyekkel válaszolunk igényeire és kétségeire

Az otthonról dolgozó emberek esetében jogos lehet az igény egy olyan eszközre, amellyel nyomon követhető a teljesítményük. Nem csupán Önnek, hogy releváns információkat gyűjtsön, amelyek segítségével „csapatfejlesztő” megoldásokat találhat ki – ugyanígy ügyfelei is megkérdőjelezhetik a becsléseket, a költségvetésből költött összeget és erőforrásainak munkaidejét. Készen kell állnia arra, hogy állításait adatokkal támassza alá.

Másrészt azonban, az emberek nem rajonganak érte, ha munka közben figyelik őket – akár személyesen, akár digitális technológiákon segítségével. Ez a komplex helyzet kihívást jelent a projektmenedzserek számára, akiknek valószínűleg ki kell találniuk egy megoldást a teljesítménykövetésre.

Előtte azonban tegye fel magának ezeket a kérdéseket:

1. Tudom, hogy miért és pontosan milyen adatokat akarok felügyelni?
2. Van „megvalósítási tervem” a felügyelésre: tudom, hogyan magyarázzam el a csapattagoknak, hogy miért van rá szükség?
3. Tényleg szükségem van egy egyedi felügyeleti eszközre, vagy a felügyeleti funkciók már a csapat által jelenleg is használt PM-szoftver részét képezik?

Úgy véljük, hogy a legtöbb esetben jó megoldás lehet egy hatékony projektmenedzsment-szoftver használata, amely lehetővé teszi, hogy a projekten dolgozók nyomon követhessék a munkaidejüket.

„Az lenne a legrosszabb ötlet, ha a tudtuk
nélkül figyelnénk az alkalmazottainkat.”

Kedve támadt Nagy Testvért játszani? Legyen óvatos!

Bár csapattársai megfigyelése a napi tevékenységük miatt történik, nem arról van szó, hogy kamerákat telepítene az otthonukba, követve minden lépésüket. Figyelembe kell venni az adatvédelmet (és a józan észt): nem mindegy, hogy ellenőrizzük a másikat, vagy kémkedünk utána. Amikor tehát külső eszközt vet be a csapat felügyeletére, győződjön meg róla, hogy az megfelel a GDPR-nak.

A professzionális és etikus eszközök általában azon az elven működnek, hogy nyomon követik, az alkalmazottak mennyi időt töltenek a munkájukhoz kapcsolódó alkalmazások használatával, miközben nem kutakodnak az internetes böngészési előzményeikben.

Különösen rossz ötlet lenne tehát az embereket a tudtuk nélkül megfigyelni. A bizalmatlanság és a paranoia így is, úgy is jelen lesz, de így még jogos is lenne.

Néhány dolog, amire érdemes odafigyelni egy ellenőrző eszköz bevezetésekor:

• Átláthatóság – Legyen őszinte távmunkásaival, és tájékoztassa őket arról, hogy megfigyelői tevékenységet folytat.
• Dokumentumok aláírása – Szerezzen alkalmazottainak egy teljesen GDPR-kompatibilis megfigyelői nyilatkozatot, melyet alá kell írniuk, ha beleegyeznek az ellenőrzésbe.
• Teszteljen és magyarázzon – Az eszközök nem csak arra szolgálnak, hogy segítségükkel megfigyelje alkalmazottait, hanem arra is, hogy adatokat gyűjtsön, amelyek segítségével a megfelelő irányba mozdíthatja csapatát. Rendszeresen mutassa meg az ellenőrzés eredményeit csapattársainak, ismertesse a tanulságokat.
• Optimalizálás – Az is előfordulhat, hogy nem kell többé figyelemmel kísérnie a csapatát, vagy meg kell változtatnia a felügyeleti beállításokat. Győződjön meg arról, hogy az összegyűjtött adatok relevánsak és van értelmük a csapat fejlődése és a projekt megvalósítása szempontjából.

„Győződjön meg róla, hogy PM szoftvere elég
projektmenedzsment-funkcióval rendelkezik,
amelyek segítenek a felügyeleti eredményekből
származó tanulságok átültetésében.”

Mennyi időt töltünk valós munkával?

Egy átlagos munkanap 8 órás. De vajon tudja, valójában hány órát töltött a munkájával, vagyis a feladatai elvégzésével? Egy közelmúltban készült brit tanulmány alapján egy átlagos irodai dolgozó munkanapjának kevesebb mint három órája telik produktívan. Egy másik, USA-ban készült tanulmány szerint pedig csupán valamivel több mint négy óráról beszélhetünk. Ha otthonról dolgoznánk, ez a szám várhatóan még csökkenne is, hiszen sokunk számára a háztartás vezetése mellékállás.

Másrészt azonban, sok technikus és informatikus azt mondaná, hogy hetente simán dolgozik 40 óránál is többet. Ez nem csak a határidők miatt van így, hanem azért is, mert az emberek szeretnek új megoldásokat kidolgozni, ami határozottan több időt vesz igénybe, mint az átlagos munkaidő. Nem elhanyagolható tényező az sem, hogy szeresse, amit csinál.

A távmunka esetében a munkaidő gyakran az egész napra elosztva történik, és nem mindig felel meg a „8-tól 5-ig” tartó munkarendnek. Erre gondoljon, amikor végigmegy az eredményeken.

A nyomon követést segítő eszközök, készségek és tények

Nemrégiben kiértékeltük a projektmenedzserek és csoportvezetők körében végzett nagy felmérésünket*. Hogy mik jöttek ki? A projektek távoli irányítása során a bizalom és a felelősségvállalás bizonyult a legfontosabb elemnek. Ahhoz tehát, hogy értelmesen és nem tolakodóan ellenőrizze a csapatát, lépésről lépésre kell elnyernie a csapattagok bizalmát.

(*Kérje a felmérésről készült teljes jelentést, elküldjük az e-mail-címére.)

A bizalom megszerzésének egyik része a vizuális PM-eszközök használata, hogy könnyen elmagyarázza csapattársainak, miként befolyásolja az egyéni munkájuk a projekt előrehaladását és egymás feladatait. Íme három konkrét tipp:

1. Tegye rendszeressé a meetingeket, essen szó a mérföldkövekről
   Nincs is jobb, mint a jó öreg, szemtől-szembe kommunikáción alapuló intuíció, nem igaz? Beszéljen a csapatával nemcsak azért, hogy információt szerezzen a feladatok alakulásáról, hanem azért is, hogy a kollégái sínen maradjanak. Ezeken az online találkozókon a mérföldkövek elérése legyen a középpontban (itt egy kis segítség), és adjon teret a csapattagoknak, hogy bemutassák az előző találkozó óta elért eredményeiket. Így motiválhatja a csapatot, hogy hatékonyabban töltsék az idejüket.
2. Az idő nyomon követésével szerezzen célzott betekintést a csapat munkájába
   Az idő nyomon követése alapvető fontosságú, de kiértékelés nélkül nincs hozzáadott értéke. Egy időkövetési eszközkészlettel azonban (például Időriportok Irányítópult vagy Munkaidő-kimutatás a heti időriportokhoz) a PM-szoftveren belül releváns adatokhoz juthat, amelyek lehetővé teszik, hogy jobban tervezzen, pontosabb ár- és időbecsléseket készítsen ügyfelei számára, és csapata idejét is optimalizálja.
3. Ellenőrzés és jelentés
   Mivel nem akarja a képernyőhöz kötve követni csapattagjai valós idejű teljesítményét, használjon projektmenedzsment-eszközöket, amelyek elvégzik Ön helyett a munkát és figyelmeztetik, ha valami balul (vagy rendkívül jól) sül el. Vizualizálja a rendelkezésre álló statisztikákat grafikonok és diagramok formájában a jelentéskészítő eszközök segítségével, hogy könnyebben megértse a termelékenységi csúcsokat és hiányosságokat.

Összegezve

A csapat termelékenységének nyomon követése nem csak a COVID utáni időszakban jogos lépés. Azonban inkább professzionális, GDPR-kompatibilis eszközöket használjon, mintsem invazív alkalmazásokat. Mivel a projektek távoli irányítása során a bizalom és a felelősségvállalás bizonyult a legfontosabb elemnek, a megfigyelésről mindenképp tájékoztatnia kell a kollégákat. Ez megszünteti a megfigyeléstől való esetleges félelmüket, és megmutatja nekik az ezzel járó előnyöket, miközben a magánéletük 100%-os biztonságban marad. Az eredmények utánkövetése nélküli ellenőrzésnek nincs azonban hozzáadott értéke, úgyhogy annak érdekében, hogy minél többet ki tudjon hozni a megfigyelés eredményeiből, a bejövő adatokat érdemes összekötni projektmenedzsment-szoftverével.