Indítsa el a projektet, vagy sem? Hogyan mérheti fel a projekt pénzügyi potenciálját a költségelemzésnek köszönhetően

Ahhoz, hogy érdemes legyen időt és energiát fektetni egy projektbe, meg kell bizonyosodnia arról, hogy az nemcsak „szép” lesz, hanem profitot is termel majd. A költségelemzés pedig már a kezdetektől segítségére lesz ebben.

Mi az a költségelemzés és miért érdemes megcsinálni?

Röviden fogalmazva: a projekt költségeinek és azon bevételeinek összehasonlítása, amit a projekt sikeres leszállítás esetén a vállalat számára termel. Különösen a kis és közepes méretű projektek esetében hasznos, melyek teljesítése nem tart túl sokáig.

A stabil cash flow fenntartása érdekében a jövedelemre és a megtérülési időre egyaránt gondolni kell. (A fizetési határidőket úgy határozza meg, hogy ne menjen csődbe, amíg a számlák beérkezésére vár.)

Röviden fogalmazva: a költségelemzés fő előnye a projektmenedzsmentben az, hogy egy olyan rendszerszintű rálátást kap, amivel

• meghatározhatja, hogy egy projekt pénzügyileg stabil, védhető és megvalósítható-e, és ha igen, akkor milyen feltételek mellett;
• összehasonlíthatja a projektek pénzügyi kilátásait, ami segítségére lesz abban, hogy a projektportfólió szintjén is döntést tudjon hozni.

Mikor kell elvégezni a költségelemzést?

Természetesen mielőtt zöld utat ad a csapatnak, de vigyázzon – ahogy a projekt fejlődik, folyamatosan frissítenie kell az elemzést. Különösen, ha agilis módszerrel irányítja a projektet, és új feladatok és részeredmények sorakoznak fel a végtermék felé vezető úton.

Ebben az esetben teljesen lehetséges, hogy az elemzés eredménye ingadozni fog. Ezért állítson be egy (százalékos) határt annak meghatározásához, hogy a rendszeres ellenőrzés során mikor normális az eltérés a számításokban, és mikor figyelmeztető jel arra, hogy valami nincs rendben.

Annak érdekében, hogy projektje pénzügyi szempontból a lehető legstabilabb legyen már az előkészítési szakaszban is, használja a pénzügyimenedzsment-eszközöket. Végezze el az alábbi 5 lépést (a költségelemzést is beleértve):

1. Készítsen munkalebontási struktúrát – hogy érdemi pénzügyi tervet készítsen projektjének, először is ismernie kell, hogy miből tevődik össze a projekt. Ezért hívja össze csapatát, készítsen egy pontos WBS-t (Work Breakdown Structure – munkalebontási struktúra), és ossza fel a nagy projektet több, egyenként leszállítandó részre!
2. Készítse el a költséglebontási struktúrát – a CBS-nek (Cost Breakdown Structure) köszönhetően láthatja és kezelheti a projekt finanszírozását az Easy Projectben, beleértve a konkrét feladatokat, közvetlenül az előző lépésben létrehozott gondolattérkép segítségével.
3. Készítse el a projekt költségvetését – itt láthatja a költségek és a lehetséges bevételek kapcsolatát részletesen, aminek köszönhetően benyújthatja a költségvetést a vezetőségnek jóváhagyásra, vagy megoszthatja aggályait a munka megtérülésével kapcsolatban, és módosíthatja/elutasíthatja a projektet.
4. Nagyszerű lett a projektelemzése? Gratulálunk! Most már elkezdheti az árajánlat elkészítését az ügyfél számára.
5. Miután elfogadták az árat, elkezdhet dolgozni a projekten. Ezután következik a projekt finanszírozásának folyamatos, fokozatos nyomon követése, majd az elemzések eszerinti frissítése sprintekben.

Mi van a kivételekkel?

Van néhány. Egyes projektek esetében már a pénzügyi tervezés kezdetén egyértelmű, hogy a kiadások jelentősen meghaladják majd a bevételeket. A valóságban azonban még egy veszteséges projekt is befektetésnek tekinthető – különösen, ha a hosszú távú stratégia szempontjából nézzük.

Reklámügynökségek pl. gyakran dolgoznak nonprofit szervezeteknek ingyen, vagy egy jelképes összegért. Ezeknek a projekteknek köszönhetően javul – és sokkal emlékezetesebb lesz – a reklámügynökség imázsa. Ez pedig új ügyfeleket hozhat számára.

A pályázatok jó példák erre – az ügyfél gyakran nagyon szoros határidőket szab meg. Kompetens projektmenedzserként gyorsan meg kell találnia az erőforrásokat, hogy elindítson egy villámprojektet! A pályázatban való részvétel díja általában jelképes (vagy egyáltalán nincs), így maga a „pályázat” a költségelemzés szempontjából rendkívül hátrányos.

Amikor azonban ötleteivel és megoldásaival legyőzi a konkurenciát, nemcsak új finanszírozási forrást kap, hanem lehetőségeket az üzleti növekedésre és a csapattagok fejlesztésére.

Összegzés

A projekt pénzügyi stabilitása érdekében az öt lépés egyikének a költség–haszon elemzésnek kell lennie. A képzett projektmenedzser nemcsak „a megbízás végrehajtója”, hanem arra is gondolnia kell a munka megkezdése előtt, hogy mik a projekt pénzügyi és stratégiai előnyei.

Ha őszinte, adatalapú elemzést akarunk készíteni, az a legegyszerűbb és leghatékonyabb, ha összekapcsolt projektmenedzsment-eszközöket használunk – különös tekintettel a WBS-re és a CBS-re. Még ha jól is sikerült a projektelemzés, rendszeresen meg kell ismételni, és frissíteni kell, főleg, ha agilis módszerrel kezeljük a projektet.