Minden, amit tudnia kell a projektköltségvetésről: A projektpénzügyek megbecsülése, létrehozása és megőrzése

Tanácsot adunk abban, hogyan teremtsen stabil pénzügyi alapokat következő projektje számára, és felügyelje folyamatosan a pénzügyeket. Egy szilárd költségvetés elkészítésére alkalmas projektmenedzser rendkívül fontos tagja a csapatának.

Felbecsülhetetlen érték, ha valaki képes figyelemmel kísérni és optimalizálni a költségvetést úgy, hogy nemcsak a csapat, hanem a vállalat vezetése is elégedett annak eredményével. Szerencsére léteznek eszközök a rendszeres ellenőrzéshez és jelentéskészítéshez – íme egy áttekintés ezekről, és néhány szabály, amit érdemes betartani.

Projekt költségvetések az Easy Projectben

Mi az a költségvetés?

A projekt költségvetése tartalmazza a projekt elindításához és – ideális esetben az ügyfél által előírt időkereten belüli – befejezéséhez szükséges becsült költségeket. Mindazonáltal a projekt elején elkészített költségvetés mindig egy becslés.

Ezt fontos megértetni a projekten dolgozó csapattal és a projekt megrendelőivel, vagyis az ügyfelekkel is.

A projektköltségvetésbe – egyszerűen szólva – mindent bele kell foglalni: például a kávémennyiséget, amit a kreatívos csapat elfogyaszt a kávézóban egy-egy ötletelés alkalmával, vagy a rendszeres telefonhívásokat, melyeket az ügyféllel lefolytat, hogy értesítse őt a projekt állapotáról.

Ez a cikk azonban nem egy nagy költségvetés részleteiről szól. Feltételezzük, hogy már rendelkezik (például) idődiagrammal a csapata egyes tagjairól, vagy tisztában van az erőforrások működési költségeinek pontos mértékével.

Banner: Hogyan készítsük el és kövessünk nyomon a költségvetést?

Tipp: Mit ne felejtsen el beépíteni a költségvetésbe?

• Közvetlen és közvetett költségek

• Állandó és változó költségek

• Munka és anyagok

• Útiköltségek

• Potenciálisan szükséges felszerelés és helyszínbérlés

• ÚJ! A COVID-19 járvánnyal kapcsolatos intézkedések – például tesztelés

• Engedélyek

Projekt költségvetések az Easy Projectben

1. lépés – A költségvetés létrehozása

Amikor elindít egy projektet, érdemes létrehozni egy munkalebontási struktúrát (WBS-t) Így láthatja a projekt összes elemét, és jóváhagyhatja azokat a csapattal.

Ezután következik az egyes tételek árazása, vagyis a költséglebontási struktúra (CBS). Annak érdekében, hogy a kezdeti munkája a lehető legegyszerűbben menjen, egyetlen modulban integráltuk a WBS-t és a CBS-t az Easy Projectben, hogy ne kelljen manuálisan váltogatnia közöttük.

Tipp: Foglalja bele a CBS-be az alvállalkozók által végzett munkákat és szolgáltatásokat!

2. lépés – A költségvetés jóváhagyása

Valószínűleg nem a legjobb ötlet a frissen elkészített CBS-sel egyenesen az ügyfélhez futni. Először a vállalaton belül hagyják jóvá a költségvetést – csapatszinten, majd a vezetőséggel! Lehet, hogy Ön vagy csapata elfelejtett valamit, vagy a költségvetési tartalék, amivel számolt, nem elegendő.

Ahhoz, hogy a lehető legjobban felkészülhessen a projekt pénzügyi kezelésére, és költségvetése a lehető legvalósághűbb legyen, össze kell hasonlítania a korábbi projektek költségvetésével.

Valószínűleg nem lesz még egy ugyanolyan költségvetés, de biztosan talál egyezéseket: pl. a kongresszusi terem bérleti díját, vagy hogy mennyi órába telik elkészíteni a molinókat a konferenciára.

Tipp: Ha a költségvetés elkészítésekor először találkozik valamivel, szánjon időt egy rövid megbeszélésre olyan kollégákkal, akik rendelkeznek tapasztalattal a hasonló elemek árazásában. Inkább menjen el egy félóra a projekt elején, minthogy hiányozzon félmillió a munka közepén.

Projekt költségvetések az Easy Projectben

3. lépés – A költségvetés nyomon követése, irányítása, ill. jelentéskészítés

A költségvetés elkészítése az egy dolog; emellett vizuálisan is meg kell jeleníteni, nyomon kell követni, hogy ténylegesen megvalósul-e, és ennek fényében időben reagálni kell rá. A bevételei és kiadásai állandó és folyamatos ellenőrzése nemcsak azt bizonyítja, hogy igazi profi, hanem segít megelőzni az esetleges baklövéseket.

Számos jótanácsunk van annak érdekében, hogy figyelemmel kísérhesse projektje (portfóliómenedzserek esetében a teljes portfólió) pénzforgalmát: nagy részét közvetlenül is felhasználhatja az új Easy Projectben:

• Pénzforgalom – ennek az átlátható eszköznek köszönhetően felügyelheti a projekt haladását, melyről rendszeresen beszámolhat az ügyfeleknek, a vállalatvezetésnek és a csapatának.
• Rendszeres megbeszélések – a projektmenedzsmentjének tartalmaznia kell egy rövid pénzügyi státuszjelentést: először nyújtson be egyértelmű jelentést a vezetőség számára, majd folytassa rendszeres ügyféltalálkozókkal, ahol folyamatosan beszámol a kiadásokról.
• Költségvetés – tervek kontra valóság: a projektköltségvetésnek köszönhetően nemcsak az egyéni szerepkörök óránkénti ütemezéseit és allokációit, majd a teljes költségvetést fogja tudni áttekinteni, hanem gyorsan és részletesen összehasonlíthatja a projekt költségvetési tervét az aktuális kiadásokkal.
• Projekt árkalkuláció – az eszköz, amellyel gyorsan és pontosan készítheti el az árajánlatot, illetve az árkalkuláció leírását, majd mindent exportálhat a logójával ellátott PDF-be.

Összegzés

Annak ellenére, hogy a projekt költségvetése mindig csak egy becslés a várható költségekről, a cél, hogy minél hűebb legyen a valósághoz. Számos bevált funkció áll rendelkezésre, melyek átláthatóbbá teszik a költségvetését.

Ennek eredményeként könnyebb megindokolnia a költségvetést az ügyfélnek és a vezetőségnek. A projektmenedzser egyik legfontosabb tevékenysége azonban a költségvetés teljesítésének irányítása pontos adatok alapján.

Ezért folytasson rendszeres megbeszéléseket a projektek pénzügyi helyzetéről, és állítson össze róla átfogó jelentést a projektmenedzsment-szoftver eszközeinek segítségével! A pénzforgalom áttekintésével nem futhat kellemetlen meglepetésekbe és baklövésekbe.